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ビジネスで使える無料のオンラインストレージ4選 セキュリティ・容量など徹底解説!

ビジネスで使える無料のオンラインストレージ4選 セキュリティ・容量など徹底解説!

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルなどのデータを保管できるクラウド型のサービスのことです。

オンラインストレージの利用者がこれほど増えたのは、以下のメリットがあることが理由だと考えられます。

1.あらゆるファイルやデータをクラウド上で一元管理できる

オンラインストレージを利用すると、あらゆるファイルやデータをクラウド上で一元管理することが可能です。情報を一元管理できるので、最新の情報を欲しい時に閲覧することができます。

2.容量の大きなファイルの共有を容易に行える

容量の大きなファイルをメールやファイル転送サービスで他のチームメンバーに送る場合、容量制限や文字化け、圧縮やアップロード、ダウンロードといった手間や問題が発生する場合があります。しかし、オンラインストレージでは容易にファイルの共有が可能です。

3.コストを抑えて導入が可能

さらに、ファイルサーバやNASを管理する手間も省けるため、空いた時間を開発や企画などの生産的な仕事に回すことも可能です。

4.ファイルやデータへアクセスする場所を選ばない

オンラインストレージでは、インターネットにアクセスできる環境があればどこからでもアクセスできます。また、PCだけではなくアプリケーションやインターネットブラウザを使って、スマートフォン、タブレットなどのデバイスからでもアクセスが可能です。

オンラインストレージの選定の3つのポイント

オンラインストレージは、各社からさまざまなサービスが提供されていますが、どのサービスを選べばよいのか、その3つのポイントについて説明します。

1.容量の大きさ

オンラインストレージを選ぶ上で、まず重要とされるのが容量です。特に、人数の多いチームでの共同作業や、画像や写真など容量の大きなファイルを保存したい場合は容量が大事になります。

2.コスト

オンラインストレージの導入は、無料でできるものが多いのですが、ユーザー数や容量を拡張する場合には有料のサービスに切り替える必要が出てきます。あまり調べずにサービスを選んでしまうと、拡張時にコストが高くなることがあります。拡張時にしっかりと検討しましょう。

3.機能

オンラインストレージは、データ管理だけではなく共同作業やセキュリティのための機能があり、サービスごとに機能が異なります。オンラインストレージを選ぶ際にはどのような機能があるのかを知っておく必要があります。

無料のオンラインストレージ4選

ここからは無料で使えるおすすめのオンラインストレージを4つご紹介します。

1.Dropbox Basic

Dropbox Basic

引用元:https://www.dropbox.com/ja/basic

Dropboxは全世界で5億人が使用しており、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。初めての人でも使いやすいシンプルなデザインを採用していること、情報共有がスムーズで同期が高速なところが評価されています。

Dropboxの設定により、PCのデスクトップやフォルダを使うのと同じようにDropbox内のファイルやデータが操作できるようになります。また、スマートフォンアプリではPCのデータをスマートフォンから閲覧できるようになります。

セキュリティ面では、万が一デバイスを紛失した際に、遠隔操作で紛失した端末の情報を消去することが可能です、また、共有するファイルにパスワードや有効期限、アクセス権限をつけることも可能です。

無料版の容量が2GBとあまり大きくないため、チームメンバーが増えた場合や企業などで使用する場合には、有料版のDropbox Businessへの移行も視野に入れるとよいでしょう。

Dropbox Businessについてのレビューはこちら

2.OneDrive

OneDrive

引用元:https://products.office.com/ja-jp/onedrive-for-business/online-cloud-storage

OneDriveはマイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。無料容量は5GBですが、Office365を契約することにより1TBまでの利用が可能となります。また、WindowsやOffice365との連携機能が充実しており、WordやExcelなどのドキュメントの共有がスムーズにできる点が評価されています。

セキュリティ面では、共有するファイルにパスワードや有効期限、アクセス期限をつけることが可能であるだけではなく、ランサムウエアを検知した場合に警告する機能があります。この警告やファイルの破損、偶発的な削除などの発生から30日間は、OneDrive全体の復旧が可能となります。

Office365を利用していない場合、無料版の容量は上限が5GBとあまり大きくありません。チームメンバーの増加に対応する場合や企業などで導入する場合は、有料版であるOneDrive for Businessへの移行も検討するとよいでしょう。

OneDrive for Businessのレビューはこちら

3.Google Drive

Google Drive

引用元:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Google DriveはGoogleが提供するオンラインストレージサービスです。無料容量が15GBと他のサービスよりも大きいのが特徴です。また、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの他のGoogleアプリとの連携に優れ、共同作業が可能な点が評価されています。

セキュリティ面では、ファイルは作成者が明示的に特定のユーザー、あるいは全体に公開の設定をしない限り非公開で外部に漏れることはなく、さらに、Googleアカウントへのアクセスを2段階認証にすることでセキュリティ強度を高めることができます。

Google Driveのレビューはこちら

4.Box

Box

引用元:https://www.box.com/ja-jp/home

もともと企業向けに作られたオンラインストレージサービスです。無料版でも10GBと大容量で、強力なセキュリティ保護の仕組みを持っているのが特徴で、セキュリティ面と信頼性での高さが評価され、全世界で76,000社以上の導入実績があります。

特徴であるセキュリティ面では「権限設定」の機能が充実しているため、管理者が権限を細かく設定できます。例えば、ファイルを管理するAさんとそのチームメンバーであるBさん、Cさんの間でファイルXを共有する際に、Bさんにはファイルの編集と削除の権限を、Cさんには閲覧のみといった細かな権限を与えることが可能となります。

このようなファイルやフォルダ、ユーザーごとにあらかじめ細かな権限設定ができる点がセキュリティを重視するビジネスユースに向いていると評価されています。

boxの製品はレビューはこちら

オンラインストレージの選定は慎重に

ここまでDropbox、OneDrive、Google Drive、boxと4つの無料で使用できるオンラインストレージサービスを紹介してきました。使用者がオンラインストレージにどのくらいの容量が必要か、将来拡張することを考えた時どの有料版がコストを抑えられるか、そしてどのようにオンラインストレージを使用したいのかを検討して、最適なものを選択するとよいでしょう。

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