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テレワークのよくある課題と対策、無料ツールを紹介!評判や口コミも

テレワークのよくある課題と対策、無料ツールを紹介!評判や口コミも

 3月に入り、国内の多くの企業でテレワーク(リモートワーク)を実践する企業が増えてきました。まだ本格的に導入できていない企業も、一部の社員を対象に試験的導入を始めた企業も多いのではないでしょうか。

 テレワークはオフィスまでの往復にかかるリスクやコストを低下させるだけでなく、個人の事情を考慮し柔軟に働ける人を増やす働き方改革を実現する施策の1つとして注目を浴びています。ただし、テレワーク環境を整えたり、社内制度を設けることは簡単なことではありません。準備が十分に整わないままテレワークを開始すると、これまでオフィスで働いていた時より生産性が落ちてしまった、弊害が多く発生してしまった、などといったことにもなりかねません。

 テレワークを導入するにあたり、まず働く環境を整えるためには、どんな弊害が起きてくるのかを予想しながら、ITツールを選定していくのが良いでしょう。

 ここではテレワーク中に生まれるニーズやよくある課題と、それを解決するためのITツールをまとめて紹介します。また、3月に入り、多くのベンダーがサービスの一部を無料提供し始めています。その情報も合わせてご紹介していきます。

その1:準備時のよくある課題

テレワーク準備

・PCの配布管理が煩雑になる:IT資産管理ツールを導入する

 テレワークを行うに当たり、まずはPCをはじめとしたOA環境を配布し、社員が自宅で利用可能にするための準備が必要です。ただここで発生するのが、持ち帰ったはずのPCの紛失や盗難、壊れたなどといったトラブルです。

 企業側はどのPCをどの社員に配布したか、またそのPCはどのような状態であったかを確認する必要があります。そこで役立つのがIT資産管理ツールです。配布済みPCが現在どのような状態にあるのかが一覧で確認できるようになり、またソフトウェアの更新プログラム適用なども行えるようになります。また、利用ログが確認できる製品では、例えば紛失したPCでどのような処理が行われているかなどを追うことができるようになります。場合によってはPCを遠隔からデータ消去するリモートワイプ機能を有しているツールもあります。

その2:テレワーク環境に関するよくある課題

テレワーク

・会議ができない:Web会議を導入する

 社員同士が物理的に離れるため、通常のような会議はもちろんできません。そこで画面越しに顔を合わせながら会議のできるWeb会議製品が活躍します。長く出社しないと不安になる社員も増えますが、定期あるいは常時Web会議をつなぎ、顔を見ながら会話することで不安解消にもつながります。

 現在、下記の製品・サービスでは一時的に無料提供されています。この機会に利用し、会議をスムーズに行える通話品質か、社員が使いこなせるかを確認してみましょう。

無償開放中のWeb会議製品一覧

・Zoom meetings(無料プランあり、国内教育関係者を対象に無償提供中、2020年4月30日まで)
→ Zoom meetings の評判・口コミを確認する

Calling(アカウント発行日から1カ月間を無償提供)
 →Calling Meeting の評判・口コミを確認する

ハングアウト Meet(2020年7月1日まで)
 →ハングアウト Meetの評判・口コミを確認する

sMeeting(2020年5月31日まで)
 →sMeetingの評判・口コミを確認する

FACEHUB(2020年5月末日予定、3月31日までの申し込みが必要)

・業務の相談やちょっとした会話ができない:ビジネスチャットを導入、PBXでスマホの内線化を行う

 チームで協力しながら遂行する業務や、教育の必要がある社員を抱える企業では会話が欠かせません。そこで気軽に会話のできるビジネスチャット製品や、内線電話をスマートフォンで受け取れるクラウドPBX製品が役立ちます。

 ビジネスチャットツールには機能は限定されるものの、無料で利用が可能な製品もあります。

無償開放中のビジネスチャット製品一

Linkit(申込みより3カ月間、2020年4月30日までの申し込みが必要)

・会社の各種システムにアクセスできない:リモートアクセスやVPNを利用する

 社外からの不要なアクセスを防ぐために、企業の各種システムは社内ネットワークからしか接続できないというケースが多いでしょう。ただしテレワーク時には通常の業務遂行のために社内ネットワークへの接続が不可欠になるため、VPNサービスや社内PCへ接続するリモートアクセスツールが欠かせません。現在、リモートアクセスツールは下記のサービスで期間限定の無償提供が進んでいます。

無償開放中のリモートアクセス製品一覧

・Splashtop Business Pro(20220年6月末日まで・60日間の無料トライアルという形で利用可能)
 →Splashtopの評判・口コミを確認する

・Splashtop for CACHATTO(2020年4月30日まで)

・V-Client(2020年7月31日まで)
 →V-Clientの評判・口コミを確認する

RemoteView(2020年4月30日まで)
 →Remote Viewの評判・口コミを確認する

Desktop VPN(2020年4月30日まで

この他、無料で利用できるリモートアクセスやVPNは下記を参照ください。

・取引先と打合せができない:オンライン商談、Web会議、クラウドPBXを導入する

 新型コロナウイルスの影響では、訪問による商談自体がキャンセルとなるケースも増えています。そこで遠隔でも商談を実現できるのが、オンライン商談ツールやWeb会議の導入です。インターネット環境とPCさえあれば、画面越しにお互いの顔を見たり、画面共有で同じ資料を見ながら商談を進められます。またクライアントへの電話も、クラウドPBXを導入すればオフィスからの外線として通話できるため、個人の回線を利用する必要がありません。現在、下記のサービスで無償提供が行われています。

無償で利用できるオンライン商談製品一覧

ベルフェイス(2020年4月30日まで)

・勤怠・就業状況を管理できない:クラウド型の勤怠管理システムを導入する

 社員の姿が見えないテレワーク時に最も困るのが勤怠・就業状況の管理でしょう。まず、勤怠管理においては、専用の打刻デバイスを全社員に配布することは難しいため、ブラウザでアクセス可能な勤怠管理システムの導入をおすすめします。特にクラウド型の勤怠管理システムはインターネット環境さえあればどこからでも打刻が可能になるため、大きな投資なく勤怠管理を行うことが可能です。

 また昨今ではビジネスチャットと連携し、勤務開始時に「おはようございます」などのメッセージを投稿することで、システム上で出勤登録ができるといった使い方も増えています。

無償開放中の勤怠管理システム製品一覧

・AKASHI(2020年5月31日まで)

・ジョブカン(2020年3月2日~31日までの申込みで1カ月無償提供、勤怠管理、ワークフロー、経費精算、労務管理など全シリーズ対象)

 この他、無料で利用できる勤怠管理システムは下記を参照ください。

 また、就業状況の管理においては、離席や休憩、就業タイミングなどは従業員の自己申告に任せることになり、正確な状況を把握しづらいという課題があります。このため、勤怠管理システムでも作業時間を細かに登録できるものをおすすめします。また、ビジネスチャットやWeb会議システムにログインしておくことをルールにし、それらのプレゼンス(在籍確認)機能を用いて「離席中」「通話中」など状況を表示するようにすれば、離れていてもチームのメンバーがどのような状況なのかが把握できるようになります。

・採用面接ができない:Web面接ツールを導入する

 新型コロナウイルスの影響で、近距離かつ閉ざされた空間での長時間にわたる面談や会議は控えるべきと言われています。しかし、新卒採用シーズンには企業も採用活動を遅らせられないという事情もあるでしょう。オンラインで面接が可能なWeb面接ツールを導入すれば、直接対面することなく遠隔地同士で面接ができるためタイミングを逃さない採用活動が可能になります。

【無償開放中のWeb面接製品一覧】

・インタビューメーカー(2020年4月30日まで、3月31日までの申し込みが必要)

・playse web⾯接(2020年4月30日まで、3月31日までの申し込みが必要)

・VIEWHUB(2020年5月末日予定、3月31日までの申し込みが必要)

・i-web LIVE(2020年3月31日まで、2月28日までの申し込みが必要)

その3:テレワーク中のセキュリティに関する課題

・公衆回線や自宅のネットワークからのウイルス感染を防ぐ:アンチウイルス、Webフィルタリングツールを導入する

 企業のネットワーク環境に比べ、自宅のネットワークはセキュリティ強度が高くないことがほとんど。また、社員によってはカフェなどセキュリティが保護されていない公衆回線を利用する可能性もゼロではありません。そこでPCにマルウェアの侵入を防ぐアンチウイルスの導入をおすすめします。

・外部デバイス接続によるウイルス感染、データの持ち出しによる情報漏えい:IT資産管理ツールやアンチウイルスを導入する

 普段はオフィス内でしか利用しないPCも、家に持ち帰るとなるとさまざまなリスクがつきまといます。例えば、プライベートで利用しているUSBメモリなどの外部デバイスを接続することにより、USBメモリ内に潜んでいたマルウェアに感染する可能性が上げられます。
 またちょっとしたデータの保存や移行に外部デバイスを利用した場合でも、そのデバイスを紛失してしまった場合には情報漏えいにつながります。このようなリスクを防ぐため、IT資産管理ツールに搭載されている外部デバイス制御機能を利用したり、ログ管理ツールで操作ログを管理することをおすすめします。

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