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Web会議とは?テレビ会議との違い、選び方やおすすめWeb会議システムを紹介

「Web会議について詳しく知りたい」「Web会議システムを選ぶときはどんな点に注意すればよいのだろう?」

Web会議システムの導入を検討しつつも、上記のような悩みで踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。

Web会議システムならインターネット環境やヘッドセット、パソコンなどのデバイスを揃えるだけで、どこからでも会議を行えます。移動コストや会議準備の手間を削減できたり、意思決定のスピードが速くなったりと多くのメリットが得られるでしょう。

この記事では、Web会議システムの機能やメリット・デメリット、システムを選ぶときのポイントについて詳しく解説します。

Web会議とは ?

Web会議の概要や提供形態、テレビ会議との違いについて解説します。

時間や場所を問わず会議を行えるツール

Web会議とは、インターネット経由で遠隔地にいる相手と会議できるツールです。リアルタイムで音声や動画、資料の共有ができ、近年は社内会議や商談、採用面接、会社説明会、セミナー、忘年会など人数の大小に関係なく幅広いシーンで活用されています。

必要な機材はパソコン・スマートフォン・タブレットなどのデバイスと、Webカメラやヘッドセットだけ。専用の機器は不要でアプリを使用するため、時間や場所を問わずWeb会議を行えます。

提供形態

Web会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。基本的な違いは以下の表をご覧ください。

形態 概要 メリット デメリット
クラウド ベンダーのサーバにアクセスして利用する ・すぐに利用できる・利用規模が変わっても柔軟に対応できる・メンテナンスの手間を削減できる カスタマイズしにくい
オンプレミス 自社内にサーバを構築して運用する ・自社のセキュリティポリシーに合わせられる・ランニングコストを削減できる ・サーバ構築の専門知識が必要・導入費用やメンテナンスのコストがかかる

自社のセキュリティポリシーに合わせたり、機能を柔軟にカスタマイズしたりと自由度の高いシステムを使いたい企業はオンプレミス型がおすすめです。逆に「提供されている機能でよいので、運用負荷や導入コストを減らしたい」という場合はクラウド型が適しているでしょう。

テレビ会議システムとの違い

Web会議とテレビ会議のシステムの違いを次の表にまとめました。

種類 動作環境 安定性 機能
Web会議 ・インターネット環境とデバイスがあればどこでも会議に参加可能 多人数になると安定しない場合もある 映像、音声、画面共有、チャットなど
テレビ会議 ・専用の機器や回線を利用する・特定の場所で行う必要がある 専用回線なので安定している 映像、音声

テレビ会議は専用の機器や回線を利用するため、通信が安定しており、映像や音質の品質が高いのが特徴です。その分、導入コストがWeb会議よりも割高というデメリットもあります。

Web会議システムは会議室を用意しなくても会議を開催でき、機能も豊富です。その一方で、人数が多くなるほど音声や映像が不安定になるケースもあります。有料版なら安定性も確保できるうえ、セキュリティ対策やサポートも充実している場合が多いです。

テレワークの普及によるWeb会議の必要性の高まり

2019年末頃からWeb会議のニーズが急激に高まっています。実際に2020年度のWeb会議市場は前年度の2倍強に成長しています。

その理由として、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増加したことが挙げられるでしょう。テレワーク環境下でも、従業員や取引先企業との迅速なコミュニケーションが求められます。Web会議を利用することで、これまで対面で行っていた社内会議や採用面接、商談などを、非対面に切り替えられるようになりました。

また働き方改革によってテレワークが推進されたことも理由の1つです。従業員1人ひとりに合った労働環境を提供するには、会社という1カ所の場所にとらわれないことが重要です。Web会議なら移動や準備の時間を削減でき、より効率的な働き方を実現できるようになります。

Web会議システムの機能

Web会議システムの基本的な機能について解説します。

音声・映像の共有機能

参加者の音声と映像を共有し、リアルタイムにコミュニケーションできる機能です。1人ひとりの反応を見聞きしながら進められるため、テレワークでもスムーズな会議を行えるようになります。

ファイル共有機能

会議資料を参加者全員に共有したいときに便利な機能です。メールで資料を送付する場合には宛先漏れがないか確認する手間がかかりますが、共有機能を使えばWeb会議の最中にその場で一斉配布できます。資料の配布漏れもなくなるため、会議主催者も参加者も安心です。

ホワイトボード機能

参加者全員が同じ画面を見ながらテキストや図形を使ってコミュニケーションがとれる機能です。マウスやキーボードだけでなくペンタブレットも使えます。対面で議論するときと同じようにフローチャートなど視覚的な情報を共有できるため、認識誤りを減らし、より効率のよい会議を行えるでしょう。

デスクトップ共有機能

ほかの参加者が見ている画面を自分のパソコンに表示する機能です。操作の許可を得ることで、相手の画面をリモートで操作できます。システムの操作方法を教えたり、トラブル発生時に状況説明したりと、メールや電話だけで対応するのが難しいシーンで役立つでしょう。

録音・録画機能

Web会議上でのやり取りを録音・録画できる機能です。会議や研修に欠席した従業員がいる場合、あとから内容を共有するのは時間がかかるもの。録画機能があれば議事録を作成する必要もなく、正確に議論内容を把握してもらうことができます。また録画した映像を新人研修やセミナー用に配信すれば、講師や準備担当者などの時間やコストを削減することも可能です。

チャット機能

会議中に参加者同士でテキストメッセージを共有できる機能です。発言者の名前と日時が表示されるため、会議の議事録を作成しやすくなります。またWebサイトのURLを送って共有することも可能。「通信環境が悪い」「外出中で声が出しにくい」という状況下でも、柔軟に意見を伝えることができます。

Web会議システムを導入するメリットとデメリット

Web会議システムを導入するメリットとデメリットについて解説します。

Web会議システムを導入するメリット

導入するメリットは主に5つあります。それぞれ見ていきましょう。

1.交通費や移動時間のコストをカットできる

拠点が複数ある企業が会議を開くと、多くの従業員が1カ所に集まるためのスペースを借りる費用や交通費がそれだけ膨大になってしまいます。Web会議システムの場合、インターネット環境があれば時間や場所にかかわらずWeb会議を行えるので、場所やコストの制約がなくなります。その時間や費用をほかの業務に当てれば、生産性向上にもつながるでしょう。

2.優秀な人材を採用しやすくなる

Web会議の運用体制がしっかり整備されていれば、オフィスの所在地に関係なく、テレワークでどこからでも働くことが可能になります。日本国内だけに限らず、世界中のどこからでも働ける企業として求人を出すことができます。自由な働き方が実現できるため、それだけ優秀な人材を確保できる機会が増えるでしょう。

3.働き方改革を推進できる

「営業担当者が出先から会議に参加してそのまま直帰する」といった働き方改革も推進できます。自宅が遠くても社内ミーティングに参加できるので、時間をかけて通う負担がなくなります。その分を子育てや家族の介護、自分の時間に当てるなど有効に使うことが可能です。働きやすい職場環境を実現でき、従業員のモチベーションアップも期待できます。

4.意思決定のスピードが速くなる

Web会議システムならどこからでも手軽に会議を開催できるため、決めるべきことをスピーディーに確定しやすくなります。また意思決定者が多忙で社内にいる時間があまりなくても実施できるので、スケジュールに合わせて社内会議を開催するといった調整の手間がなくなります。

5.感染症拡大や災害時にも対応できる

緊急事態が起きると公共交通機関がまひしたり、電話がつながりにくくなったりします。Web会議システムならパソコンやスマートフォンの画面で相手と顔を合わせつつ、どのような状況下にいるかなど安否確認ができます。また資料の共有機能やホワイトボード機能を活用することで、遠隔地にいても的確な指示を出せるでしょう。このように、Web会議システムはパンデミックや自然災害が起きた場合のBCP(事業継続計画)対策にも有効です。

Web会議システムを導入するデメリット

導入するデメリットは主に2つあります。

1.セキュリティリスクがある

Web会議システムはインターネットを介すため、不正アクセスやアカウント流出による情報漏えいが懸念されます。この問題を防ぐには次のような対策をとることが有効です。

不特定多数が利用する無料Wi-Fiを使わない
会議室ごとにセキュリティコードを発行し、部外者の侵入を防ぐ
Web会議システムにアクセスできるIPアドレスを指定する

参加者1人ひとりがデバイスを外に置き忘れない、会議室のURLを外部に漏らさないなどの危機管理意識をもつことも欠かせません。

2.会議の雰囲気を読みにくい

Web会議には、参加者が場の雰囲気に流されずに発言しやすくなるというメリットもあります。しかしその反面、雰囲気を読めないので発言者の意図を正確に把握しにくくなるともいえるでしょう。「そんなつもりで言ったわけではないのに」と、ほかの参加者に誤解されてしまうケースもあります。

対策としては「今の発言は〇〇という理解で合っていますか?」のように確認を入れること。参加者が「Web会議は正確に意図が伝わらないこともある」と理解したうえで、伝わりやすくなるような振る舞いを心がけるとよいでしょう。

Web会議システムの活用事例

Web会議システムを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

初心者でも安心してWeb会議ができる

「なかなか実際に会えない時にたやすく会議を実施できた(初めての方もURLを送付することで会議に参加することができた)。外部に公開できない会議について,パスワードを利用することで安心して会議をすることができた。オンライン会議だと使用が困難な資料の提示について,資料を表示して議論することができた」
▼利用サービス:Zoom Meetings
▼企業名:諏訪坂法律事務所 ▼従業員規模:20人未満 ▼業種:その他


https://www.itreview.jp/products/zoom/reviews/86948

業務効率を大きく向上させてくれた

「多(他)拠点にいるメンバーとの会議が多くなり、Teams会議をはじめとしたweb会議がとても多くなっています。その点で重宝します。また、会議後にファイル共有する際もTeamsチャット欄への貼付で済ますことも多く、今からこのツールがなくなったらと考えると、業務効率の大幅な低下を招くことしか考えられません」
▼利用サービス:Microsoft Teams
▼企業名:オムロン株式会社 ▼従業員規模:1000人以上 ▼業種:電気・電子機器

https://www.itreview.jp/products/microsoft-teams/reviews/86405

世界中で会議ができ、移動コストの削減に

「移動コスト・時間コスト削減。世界中どこにいても会議が出来るので、海外の企業様への簡単な打ち合わせなら直接会わなくてもweb会議で充分ですので、移動コストの削減につながりました。また、社内でも複数拠点で同時につなぐことが出来るので、一か所に集まる必要がなくなり、時間の削減にもつながっています」
▼利用サービス:Webex Meetings
▼企業名:Hightec Technology & Engineering(Thailand)Co.,Ltd. ▼従業員規模:20人未満 ▼業種:電気・電子機器

https://www.itreview.jp/products/cisco-webex-meetings/reviews/38763

短時間で建設的な議論が可能になった

「短期間で、問題を解決が必要な問題に関して、会議を招集し、建設的な議論を短時間で成し遂げることができた。プレゼン資料以外に適宜必要な資料を表示して深い意味のある議論ができた」
▼利用サービス:ハングアウト Meet
▼企業名:国立大学法人信州大学 ▼従業員規模:1000人以上 ▼業種:大学

https://www.itreview.jp/products/hangout-meet/reviews/48656

URL一つですぐにWeb会議を始められる 

「相手の連絡先を知らなくても、URL一つですぐにミーティングできるため、問題解決速度が向上した。電話などよりもチャット画面を共有できるため、お互いに理解がしやすくなった」
▼利用サービス:Whereby
▼企業名:まんがたり ▼従業員規模:20人未満 ▼業種:広告・販促

https://www.itreview.jp/products/appear-in/reviews/30687

Web会議の業界マップ

Web会議システムのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップで、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。

Web会議システムを選ぶポイント

Web会議システムを選ぶときに重要な5つのポイントについて解説します。

接続が安定しているか

Web会議システムを選ぶときは、どんなインターネット環境でも安定した接続ができることが重要です。音声や映像が途切れ途切れになると会議にストレスを感じるでしょう。また、伝えたはずが伝わっていなかったなど重大なミスを引き起こしかねません。こういった問題は品質の高いシステムを導入することで改善されやすくなります。

セキュリティ対策が万全か

インターネットを利用するためのセキュリティ対策が徹底されていないと、共有する機密情報や顧客情報の漏えいの危険性があります。 

どんなセキュリティ対策がとられているのかを必ず確認しましょう。主なセキュリティ対策には、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限、会議ルームへのセキュリティコード付与などがあります。よりセキュアな環境を整備したい企業にはオンプレミス型のWeb会議システムがおすすめです。

同時接続できるアカウント数が多いか

同時に接続できるアカウント数は、300人までのシステムもあれば、最大1,000人まで利用可能なもので、Web会議システムによって異なります。

そのため、あらかじめ使用用途を洗い出しておくことが重要です。大人数の研修やセミナーを頻繁に行う企業なら、同時接続数が多いシステムを選ぶことをおすすめします。

直観的に操作できるか

Web会議システムは社内だけでなく、取引先など外部の人も参加する場合があります。誰でも簡単に利用できるものがよいでしょう。操作画面がシンプルで直感的な操作ができるものなら、ストレスなく会議を進められます。

また、多機能なシステムでも使いづらいと社内に浸透しにくく、導入コストが無駄になってしまうケースもあります。使用感が心配な場合は、無料で試用版を提供しているところを選んでみてください。

マニュアルやサポートが充実しているか

わかりやすいマニュアルがない場合、システムを導入する際に従業員に説明する時間が必要になります。また「起動するとブラウザが落ちてしまう」「ミーティングルームになぜか入れなくなった」などの状況が起きたときにサポートに頼れないと、自分で調べなければならないため、業務にも影響が出てしまうでしょう。24時間365日サポートや電話での対応を行っているWeb会議システムがおすすめです。

おすすめのWeb会議システム5選

実際にWeb会議システムを使った企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめの製品を紹介します。

(2021年12月27日時点のレビューが多い順に紹介しています)

Zoom Meetings

ユーザーの参加は最大1,000人、ビデオ画面の表示は最大49人まで対応しているWeb会議システムです。クリアな映像と音質で会議を続けられるため、「途中で音が途切れてしまった」といった事態も起きにくいでしょう。OutlookやGoogleカレンダーなどと連携できるため、外出先でもモバイル端末のカレンダーからすばやくミーティングに参加することが可能です。また暗号化、捜査権限設定、パスコード保護、待機室利用などのセキュリティ機能があるので、安全なミーティングを行えます。グループミーティング無制限のプロプランの場合、料金は2万100円/年/ライセンス。無料版もあります。

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Microsoft Teams

もっとも人気の高い「Microsoft 365 Business Basic」プランなら、最大参加者300人で最長30時間まで会議を行えます。会議のレコーディングや文字起こしなど便利な機能も。ExchangeやOneDrive、OutlookなどOfficeアプリも利用可能です。ストレージは1人あたり1GBと大容量。サポートは電話とWebの両方をいつでも利用できるため、トラブル発生時も安心して利用できます。1カ月間無料の試用版や、無料版(最長60分、1つの会議参加者最大100人などの制限あり)もあります。

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Webex Meetings

コンピューターのスクリーンショット

自動的に生成された説明

すべての通信に強力な暗号化が施されるため、会議中も安心してデータのやり取りができます。またユーザー認証があるので、メッセージやファイルの共有もより安全に行えるでしょう。さらに100以上の言語へのリアルタイム翻訳が利用可能。最新のAIによる強力なノイズ除去機能で、自宅の雑音やキーボードの打音などを消してくれるの会議に集中することができます。またアイコンが感情を表現するジェスチャ認識機能なども装備。GoogleやSlack、Salesforceなど業界のメジャーなアプリ100種類以上とシームレスな連携も可能です。

EnterPriseプランならチャット・電話によるサポートに加え、専属の担当者もつきます。無料で始めることもできるので、まずは操作性を知りたい企業におすすめです。

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Google Meet(旧称:ハングアウト Meet)

Googleの他サービスと同じユーザー情報保護機能と、プライバシー保護機能が適用されています。会議中の通信もすべて暗号化されるうえ、乗っ取り防止機能や2段階認証にも対応。内部情報をより安全に保ちたい企業におすすめです。またネットワーク速度に応じて設定が自動調整されるので、どんな場所にいても品質の高いビデオ通話を実現できるでしょう。Google Workspace Enterpriseプランなら24時間365日対応のオンラインサポートを受けられます。ストレージも無制限で利用可能。料金は問い合わせが必要です。

ハングアウト Meetの製品情報・レビューを見る

Whereby

アカウントの登録不要、アプリのインストール不要で手軽にWeb会議を始められるツールです。操作画面の言語は英語のみで日本語非対応ですが、シンプルな画面なので直観的に操作できます。ミーティングのURLの文字をカスタマイズできるため、ミーティング内容別にわかりやすいURLにすることも可能。ITツールの利用に不慣れなユーザーでもURLをクリックするだけで参加できるので、日常使いしやすいのがメリットです。無料版は参加者が100人までで、一部の機能に利用制限あり。Businessプランは9.99ドル/ライセンス/月です。

Wherebyの製品情報・レビューを見る

ITreviewではその他のWeb会議システムも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながらWeb会議システムを検討できます。

Web会議の比較・ランキング・おすすめ製品一覧

まとめ

Web会議システムはコロナ禍や働き方改革の影響もあり、急速に普及しているツールです。時間や場所を問わず会議を行えるため、交通費や移動時間を削減できるうえ、優秀な人材を採用しやすくなるなどのメリットもあります。アフターコロナの世界でもテレワークの重要性は高まっていくことが予想されるので、今からWeb会議システムを導入しておくことをおすすめします。

Web会議システムを選ぶ際は、接続が安定しているか、セキュリティ対策が万全か、同時接続できるアカウント数が多いかといった点に注目しましょう。また新入社員や取引先企業などさまざまなユーザーが利用することを想定し、直観的に使いやすいものを選んでください。さらにマニュアルやサポートが充実している製品なら、急なトラブルが発生したときも迅速に対処できるでしょう。

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