名刺管理のITreview Grid

 名刺管理とは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムをいう。一般的には紙の名刺を写真撮影、またはスキャナーで読み取り、画像データをOCR(光学文字認識)によってテキストデータ化する機能、データ化した情報から会社名、所属部署、役職、氏名などを項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを有す。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点だ。

 企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)と連携させて利用したりする企業が増えている。


名刺管理の導入効果


名刺の検索性を高めて必要な情報を迅速に取り出せる

 交換した名刺を紙のままで保管していると、ファイリングしていたとしても探し出すのに時間がかかる。場合によっては名刺を紛失し、コンタクトをとりたい相手の連絡先が分からなくなってビジネスチャンスを逃してしまうリスクも考えられる。名刺管理をシステム化すれば、検索機能を使って会社名や担当者名などの一部の情報から目的の名刺をすぐに探し出せる。また、一度登録すれば紙の名刺を保管しておく必要もなくなる。

社内で顧客の名刺情報を共有できる

 名刺管理をシステム化する最大のメリットは、名刺情報を社内で共有できる点にある。名刺管理を個人任せにしていると、別部署の営業担当者が同じ顧客に二重営業を行ってしまったり、営業担当者が退職した際、顧客とのこれまでのつながりや人脈を引き継げなかったりとビジネスに悪影響を及ぼしかねない。名刺管理を導入すれば、そうした事態を避けて企業が顧客と良好な関係でつながり続けることができる。

名刺情報を入力する手間を省き、最新の状態が保てる

 名刺情報を表計算ソフトに入力して管理している企業も少なくないだろう。しかし、名刺情報を手入力するには作業工数がかかり、入力ミスも生じる。その点、名刺管理システムを利用すれば、スマートフォンで写真撮影したりスキャナーで取り込んだりした画像データをOCR(光学文字認識)機能でテキストデータに変換することで、入力作業を伴うことなくデータベースに格納できる。また、クライアントの担当者の部署や役職、所在地が変わっても、新しい名刺を登録すれば、名寄せ機能により、新しい所属の情報に自動更新し、常に最新の状態に保っておくことも可能だ。


名刺管理の対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 名刺情報を活用した顧客管理を強化したいと考える営業部門・マーケティング部門
 社内顧客やビジネスパートナーとの業務を行う全従業員


名刺管理の機能一覧


名刺情報の読み取りとデータ化

機能 解説
名刺情報の取り込み 紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナー、OCR機能などで取り込み、名刺情報として、データベースに格納する
項目の分類 名刺から読み取った会社名、所属部署、役職、氏名、所在地、電話番号、メールアドレスなどのデータを情報の項目ごとに分類する
登録情報の名寄せ 同一人物と交換した名刺情報を社名や氏名を基に名寄せし、自動的に1つにまとめる
名刺情報の更新 部署の移動、肩書・役職の変更、会社所在地の移転など、名刺情報が更新された際、最新の情報に更新する
タグによるグループ分け 名刺情報に「商談の窓口担当者」「購入決定権者」といった自由なタグを付与し、グループ分けする
付加情報の追加 名刺交換を行った社内担当者の記録や、相手の性格や嗜好、特徴といった名刺情報にはない人物像などの付加情報を追加する


名刺情報の検索性向上

機能 解説
キーワード検索 会社名、所属部署、氏名の一部をキーワードとして入力し、名刺情報を検索する
組織ツリーの生成 名刺情報にある所属部署や役職の情報を参考に、顧客企業の組織ツリーを生成する
社内人脈の可視化 名刺を交換した社内担当者を起点に、どの会社の誰とつながっているのか、社内の人脈を可視化する
モバイルデバイス対応 スマートフォンを使って名刺情報を登録するだけでなく、場所を選ばずにどこからでも名刺情報の検索や閲覧ができる


名刺情報による顧客管理と有効活用

機能 解説
顧客管理 名刺管理をベースにした顧客管理を行う
アクセス権限の設定 社内全体、部署、チーム、個人単位といった階層構造にして名刺情報の閲覧や共有などに制限を設ける
メールの一斉配信 名刺情報のメールアドレスから、ダイレクトメールやメールマガジンを一斉配信する




名刺管理の選定ポイント


導入形態

 名刺管理には、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品はさらに、サーバ上でデータベースを一元管理するネットワーク対応製品と、クライアントPCにインストールして利用する製品がある。クラウドサービス版では、モバイルデバイス専用のアプリが用意されていることも多く、利便性の面で優れる点が多い。

価格形態・契約形態

 名刺管理の価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は数十万円〜100万円台。クラウドサービスの場合は1ユーザー当たり月額数百円〜数千円程度とサービスによって開きがある。クラウドサービスの中には、全社全ユーザーの利用を一括して数万円という製品もある。また、製品・サービスによって初期費用や保守費用として年間数万円〜数十万円程度が必要になるものもある。

オプション

 名刺管理のオプション機能の中には、OCRによる文字認識とオペレーターのダブルチェックで取り込み情報の精度を高めるものなどがある(標準で搭載されている場合もある)。

 その他、名刺情報の会社所在地から自動的に地図を表示する地図連携や、外部の企業情報、人物データベースと連携することで顧客の詳細情報を把握できる外部データ連携などの機能がある。

 また、製品・サービスの中には、名刺情報の中から、企業規模や営業訪問履歴、商談実績などの情報を基に見込み客を抽出し、メール配信、高角度の見込み客を発掘するといったMA(マーケティングオートメーション)機能オプションで提供するものもある。



名刺管理のシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法、導入後の運用方法・サポートの有無

 導入に当たり、初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングやエンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある。

 導入後の運用は、営業部門で行うことが一般的。クラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。


他製品との連携方法

 クラウドサービスとして提供されている名刺管理製品の場合、SFAやCRM製品の名刺管理機能を代行している場合がある。その場合、名刺情報を読み取ってOCRで文字認識するところまでを名刺管理が行い、データベース化された顧客情報をSFAやCRM製品でより詳細な機能を用いて活用していくことが多い。

名刺管理の基礎知識

 名刺管理とは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムをいう。一般的には紙の名刺を写真撮影、またはスキャナーで読み取り、画像データをOCR(光学文字認識)によってテキストデータ化する機能、データ化した情報から会社名、所属部署、役職、氏名などを項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを有す。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点だ。

 企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)と連携させて利用したりする企業が増えている。


名刺管理の導入効果


名刺の検索性を高めて必要な情報を迅速に取り出せる

 交換した名刺を紙のままで保管していると、ファイリングしていたとしても探し出すのに時間がかかる。場合によっては名刺を紛失し、コンタクトをとりたい相手の連絡先が分からなくなってビジネスチャンスを逃してしまうリスクも考えられる。名刺管理をシステム化すれば、検索機能を使って会社名や担当者名などの一部の情報から目的の名刺をすぐに探し出せる。また、一度登録すれば紙の名刺を保管しておく必要もなくなる。

社内で顧客の名刺情報を共有できる

 名刺管理をシステム化する最大のメリットは、名刺情報を社内で共有できる点にある。名刺管理を個人任せにしていると、別部署の営業担当者が同じ顧客に二重営業を行ってしまったり、営業担当者が退職した際、顧客とのこれまでのつながりや人脈を引き継げなかったりとビジネスに悪影響を及ぼしかねない。名刺管理を導入すれば、そうした事態を避けて企業が顧客と良好な関係でつながり続けることができる。

名刺情報を入力する手間を省き、最新の状態が保てる

 名刺情報を表計算ソフトに入力して管理している企業も少なくないだろう。しかし、名刺情報を手入力するには作業工数がかかり、入力ミスも生じる。その点、名刺管理システムを利用すれば、スマートフォンで写真撮影したりスキャナーで取り込んだりした画像データをOCR(光学文字認識)機能でテキストデータに変換することで、入力作業を伴うことなくデータベースに格納できる。また、クライアントの担当者の部署や役職、所在地が変わっても、新しい名刺を登録すれば、名寄せ機能により、新しい所属の情報に自動更新し、常に最新の状態に保っておくことも可能だ。


名刺管理の対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 名刺情報を活用した顧客管理を強化したいと考える営業部門・マーケティング部門
 社内顧客やビジネスパートナーとの業務を行う全従業員


名刺管理の機能一覧


名刺情報の読み取りとデータ化

機能 解説
名刺情報の取り込み 紙の名刺をスマートフォンのカメラやスキャナー、OCR機能などで取り込み、名刺情報として、データベースに格納する
項目の分類 名刺から読み取った会社名、所属部署、役職、氏名、所在地、電話番号、メールアドレスなどのデータを情報の項目ごとに分類する
登録情報の名寄せ 同一人物と交換した名刺情報を社名や氏名を基に名寄せし、自動的に1つにまとめる
名刺情報の更新 部署の移動、肩書・役職の変更、会社所在地の移転など、名刺情報が更新された際、最新の情報に更新する
タグによるグループ分け 名刺情報に「商談の窓口担当者」「購入決定権者」といった自由なタグを付与し、グループ分けする
付加情報の追加 名刺交換を行った社内担当者の記録や、相手の性格や嗜好、特徴といった名刺情報にはない人物像などの付加情報を追加する


名刺情報の検索性向上

機能 解説
キーワード検索 会社名、所属部署、氏名の一部をキーワードとして入力し、名刺情報を検索する
組織ツリーの生成 名刺情報にある所属部署や役職の情報を参考に、顧客企業の組織ツリーを生成する
社内人脈の可視化 名刺を交換した社内担当者を起点に、どの会社の誰とつながっているのか、社内の人脈を可視化する
モバイルデバイス対応 スマートフォンを使って名刺情報を登録するだけでなく、場所を選ばずにどこからでも名刺情報の検索や閲覧ができる


名刺情報による顧客管理と有効活用

機能 解説
顧客管理 名刺管理をベースにした顧客管理を行う
アクセス権限の設定 社内全体、部署、チーム、個人単位といった階層構造にして名刺情報の閲覧や共有などに制限を設ける
メールの一斉配信 名刺情報のメールアドレスから、ダイレクトメールやメールマガジンを一斉配信する




名刺管理の選定ポイント


導入形態

 名刺管理には、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品はさらに、サーバ上でデータベースを一元管理するネットワーク対応製品と、クライアントPCにインストールして利用する製品がある。クラウドサービス版では、モバイルデバイス専用のアプリが用意されていることも多く、利便性の面で優れる点が多い。

価格形態・契約形態

 名刺管理の価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は数十万円〜100万円台。クラウドサービスの場合は1ユーザー当たり月額数百円〜数千円程度とサービスによって開きがある。クラウドサービスの中には、全社全ユーザーの利用を一括して数万円という製品もある。また、製品・サービスによって初期費用や保守費用として年間数万円〜数十万円程度が必要になるものもある。

オプション

 名刺管理のオプション機能の中には、OCRによる文字認識とオペレーターのダブルチェックで取り込み情報の精度を高めるものなどがある(標準で搭載されている場合もある)。

 その他、名刺情報の会社所在地から自動的に地図を表示する地図連携や、外部の企業情報、人物データベースと連携することで顧客の詳細情報を把握できる外部データ連携などの機能がある。

 また、製品・サービスの中には、名刺情報の中から、企業規模や営業訪問履歴、商談実績などの情報を基に見込み客を抽出し、メール配信、高角度の見込み客を発掘するといったMA(マーケティングオートメーション)機能オプションで提供するものもある。



名刺管理のシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法、導入後の運用方法・サポートの有無

 導入に当たり、初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングやエンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある。

 導入後の運用は、営業部門で行うことが一般的。クラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。


他製品との連携方法

 クラウドサービスとして提供されている名刺管理製品の場合、SFAやCRM製品の名刺管理機能を代行している場合がある。その場合、名刺情報を読み取ってOCRで文字認識するところまでを名刺管理が行い、データベース化された顧客情報をSFAやCRM製品でより詳細な機能を用いて活用していくことが多い。