グループウェアのITreview Grid

 グループウェアとは、企業などの組織内のメンバーがスケジュールやタスク、業務に用いる資料や書類、あるいはアイデアやノウハウなどの情報を共有するためのシステムだ。コミュニケーションツールや、コラボレーションツールと呼ばれることもある。スケジューラ、掲示板、回覧板、ファイル共有、電子メール、さらにはワークフローや会議室などの設備予約といったツールで構成された統合パッケージとして提供されるケースが多い。またその他に、自社の業務に合わせた案件管理や日報といった独自のシステムをデータベース上などで作成できる機能を備えたものもある。



グループウェアの導入効果


 グループウェアを導入することで、社員間でのスケジュール調整や共有、情報伝達や知識の共有が容易になり、グループワークの生産性向上が実現できる。具体的には、予定確認や会議設定のために各人に聞いて回るといったコミュニケーションの無駄が排除でき、業務効率の向上が見込める他、気軽なコミュニケーションや情報伝達ができることで、いわゆる組織内の“風通しをよくする”効果も見込める。

 また、経営層にとっては、社員の動きを可視化でき、よりスピーディーな経営判断にも役立てられる。また、スマートフォンやタブレットなどでも利用可能な製品・サービスが多く、物理的に離れた社員同士のコミュニケーションにも有効という点から、働き方改革を実現するための基盤としても改めて注目されている。



グループウェアの対象ユーザー


導入検討ユーザー
全社員で共通して利用可能な情報共有の場を用意することで、社内の風通しをよくし、また、現場の動きや意識をもとに迅速かつ的確な判断を行えるようにしたい経営層。
古くから利用してきたオンプレミス型グループウェアからクラウド型グループウェアへ移行することで、運用管理の負担をなくしたい情報システム部門。


グループウェアの機能一覧


利用者側の基本機能

機能 解説
スケジュール管理 全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
施設予約 指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
ポータルの作成、表示 グループウェアの各機能へアクセスするリンクや、業務に必要な情報や通知などを1画面に集約する社内ポータルを作成、表示する
掲示板、回覧板 社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
ファイル管理機能 業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
ワークフロー グループウェア上で稟議(りんぎ)申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
電子会議室 グループウェア上で意見交換を図れる場所を提供することで、時間や場所に縛られることなくやりとりを行える他、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てられる
アドレス帳、ユーザー名簿 組織内のユーザー情報(ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など)を登録・編集、参照できる
電子メール 一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリを提供、あるいはモバイルデバイス最適化されたWebインタフェースを提供し、モバイルデバイスからもスムーズに利用できる


管理者側の基本機能

機能 解説
組織情報の管理 ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
アクセス権限の設定 組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
社外アクセス管理 登録済みデバイス以外からのアクセスに制限をかける
ユーザーアカウントの一時停止 退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
ログ管理 グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する




グループウェアの選定ポイント


ツールごとの違い

 最近では多くの製品・サービスが社内SNSのようなコミュニケーションをさらに気軽にかつ活性化を促すような仕掛けを取り入れるなどする他、勤怠管理や経費精算、名刺管理などの業務支援を備えたものも増えている。また、以前からグループウェアを提供してきたベンダーだけではなく、電子メールをはじめとするWebベースの各種サービスを提供してきたベンダーがグループウェアとして統合、あるいは、主にコンシューマー向けのメッセージングアプリを手掛けていたベンダーがメッセンジャーを基点とした独自のグループウェアを提供するなど、さまざまな方面からのグループウェア市場へのアプローチが見受けられる。このように一口にグループウェアといっても思想や特性は異なるが、グループウェアは全従業員が利用しなくては意味がないといえるため、各製品の特徴を見極め、自社の社風やニーズに応じて選ぶことが重要だ。

導入形態

 グループウェアは古くはクライアント・サーバ型、つまり、グループウェア製品を自社サーバへ導入し、クライアントPCには専用ソフトウェアをインストールする形態が一般的だったが、現在では自前でのサーバ構築が不要なクラウド型グループウェアの利用も広がっている。また、クライアント側の環境については、クラウド型はもちろん、オンプレミス型でも専用ソフトウェアを用いずにWebブラウザで利用するタイプが主流となっている。

 オンプレミス型は、主に大企業での導入に適している。自社の業務に合わせたカスタマイズ性や、社内の業務システムとの連携、大容量のファイルを保存するなどのニーズにオンプレミス型が適しているためだ。また、拠点間のセキュアなネットワークなど、自社の既存インフラを活用できるというメリットもある。その一方で、クラウド型はサーバ構築やバージョンアップなどの運用管理の負担が生じることがなく、ユーザー数分の月額・年額で利用でき(無料で使えるサービスもある)、セキュリティ対策についてもクラウド事業者に委ねられるため、小・中規模の組織などでも導入しやすい。




グループウェアのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 グループウェアは、既に多くの企業で導入が進んだツールといえる。そのため、新たな製品・サービスを検討するタイミングとしては、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース、もしくは企業設立などに伴う新規導入が大部分を占め、いずれのケースにおいてもクラウド型グループウェアをまず検討することが主流となりつつある。働き方改革に伴い、企業での働き方やコミュニケーションの在り方が変化していく中で、提供される機能が随時追加、更新されていくという点でもクラウド型のグループウェアの方が、メリットがあると考える企業も少なくない。

 また、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース時には、移行先のグループウェアが同様の機能や使い勝手を提供できるか、既存のデータを取り込めるか、セキュリティポリシーは保てるかなど、いくつか留意すべき点がある。特に問題になるのは独自のデータベース・アプリをいくつも開発・利用しているケースが挙げられるが、ベンダーによってはグループウェアと連携できる業務アプリ作成ツールなどを受け皿として移行をサポートしているケースもある。


他製品との連携効果

 日常的な業務の中心的役割を果たすという性質上、グループウェアはさまざまな社内の業務システム、あるいはクラウドサービスとの連携が行われる。基本的な使い方としては、グループウェアのポータル画面などに外部システムから取得した情報を表示するなど、業務に必要なビジネス情報を集約するというものが挙げられる。例えば、給与計算システムと連携すれば、グループウェア上で給与明細を配布、閲覧できる。また、APIの利用などによってスケジュールやカレンダーを基点とした連携が可能な場合もあり、例えば、ビデオ会議やWeb会議システムと組み合わせることで、グループウェアのスケジュール画面上で会議予約、開催などが行えるようになる。

グループウェアのメニュー

グループウェアの基礎知識

 グループウェアとは、企業などの組織内のメンバーがスケジュールやタスク、業務に用いる資料や書類、あるいはアイデアやノウハウなどの情報を共有するためのシステムだ。コミュニケーションツールや、コラボレーションツールと呼ばれることもある。スケジューラ、掲示板、回覧板、ファイル共有、電子メール、さらにはワークフローや会議室などの設備予約といったツールで構成された統合パッケージとして提供されるケースが多い。またその他に、自社の業務に合わせた案件管理や日報といった独自のシステムをデータベース上などで作成できる機能を備えたものもある。



グループウェアの導入効果


 グループウェアを導入することで、社員間でのスケジュール調整や共有、情報伝達や知識の共有が容易になり、グループワークの生産性向上が実現できる。具体的には、予定確認や会議設定のために各人に聞いて回るといったコミュニケーションの無駄が排除でき、業務効率の向上が見込める他、気軽なコミュニケーションや情報伝達ができることで、いわゆる組織内の“風通しをよくする”効果も見込める。

 また、経営層にとっては、社員の動きを可視化でき、よりスピーディーな経営判断にも役立てられる。また、スマートフォンやタブレットなどでも利用可能な製品・サービスが多く、物理的に離れた社員同士のコミュニケーションにも有効という点から、働き方改革を実現するための基盤としても改めて注目されている。



グループウェアの対象ユーザー


導入検討ユーザー
全社員で共通して利用可能な情報共有の場を用意することで、社内の風通しをよくし、また、現場の動きや意識をもとに迅速かつ的確な判断を行えるようにしたい経営層。
古くから利用してきたオンプレミス型グループウェアからクラウド型グループウェアへ移行することで、運用管理の負担をなくしたい情報システム部門。


グループウェアの機能一覧


利用者側の基本機能

機能 解説
スケジュール管理 全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
施設予約 指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
ポータルの作成、表示 グループウェアの各機能へアクセスするリンクや、業務に必要な情報や通知などを1画面に集約する社内ポータルを作成、表示する
掲示板、回覧板 社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
ファイル管理機能 業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
ワークフロー グループウェア上で稟議(りんぎ)申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
電子会議室 グループウェア上で意見交換を図れる場所を提供することで、時間や場所に縛られることなくやりとりを行える他、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てられる
アドレス帳、ユーザー名簿 組織内のユーザー情報(ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など)を登録・編集、参照できる
電子メール 一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリを提供、あるいはモバイルデバイス最適化されたWebインタフェースを提供し、モバイルデバイスからもスムーズに利用できる


管理者側の基本機能

機能 解説
組織情報の管理 ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
アクセス権限の設定 組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
社外アクセス管理 登録済みデバイス以外からのアクセスに制限をかける
ユーザーアカウントの一時停止 退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
ログ管理 グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する




グループウェアの選定ポイント


ツールごとの違い

 最近では多くの製品・サービスが社内SNSのようなコミュニケーションをさらに気軽にかつ活性化を促すような仕掛けを取り入れるなどする他、勤怠管理や経費精算、名刺管理などの業務支援を備えたものも増えている。また、以前からグループウェアを提供してきたベンダーだけではなく、電子メールをはじめとするWebベースの各種サービスを提供してきたベンダーがグループウェアとして統合、あるいは、主にコンシューマー向けのメッセージングアプリを手掛けていたベンダーがメッセンジャーを基点とした独自のグループウェアを提供するなど、さまざまな方面からのグループウェア市場へのアプローチが見受けられる。このように一口にグループウェアといっても思想や特性は異なるが、グループウェアは全従業員が利用しなくては意味がないといえるため、各製品の特徴を見極め、自社の社風やニーズに応じて選ぶことが重要だ。

導入形態

 グループウェアは古くはクライアント・サーバ型、つまり、グループウェア製品を自社サーバへ導入し、クライアントPCには専用ソフトウェアをインストールする形態が一般的だったが、現在では自前でのサーバ構築が不要なクラウド型グループウェアの利用も広がっている。また、クライアント側の環境については、クラウド型はもちろん、オンプレミス型でも専用ソフトウェアを用いずにWebブラウザで利用するタイプが主流となっている。

 オンプレミス型は、主に大企業での導入に適している。自社の業務に合わせたカスタマイズ性や、社内の業務システムとの連携、大容量のファイルを保存するなどのニーズにオンプレミス型が適しているためだ。また、拠点間のセキュアなネットワークなど、自社の既存インフラを活用できるというメリットもある。その一方で、クラウド型はサーバ構築やバージョンアップなどの運用管理の負担が生じることがなく、ユーザー数分の月額・年額で利用でき(無料で使えるサービスもある)、セキュリティ対策についてもクラウド事業者に委ねられるため、小・中規模の組織などでも導入しやすい。




グループウェアのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 グループウェアは、既に多くの企業で導入が進んだツールといえる。そのため、新たな製品・サービスを検討するタイミングとしては、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース、もしくは企業設立などに伴う新規導入が大部分を占め、いずれのケースにおいてもクラウド型グループウェアをまず検討することが主流となりつつある。働き方改革に伴い、企業での働き方やコミュニケーションの在り方が変化していく中で、提供される機能が随時追加、更新されていくという点でもクラウド型のグループウェアの方が、メリットがあると考える企業も少なくない。

 また、既存のオンプレミス型グループウェアからのリプレース時には、移行先のグループウェアが同様の機能や使い勝手を提供できるか、既存のデータを取り込めるか、セキュリティポリシーは保てるかなど、いくつか留意すべき点がある。特に問題になるのは独自のデータベース・アプリをいくつも開発・利用しているケースが挙げられるが、ベンダーによってはグループウェアと連携できる業務アプリ作成ツールなどを受け皿として移行をサポートしているケースもある。


他製品との連携効果

 日常的な業務の中心的役割を果たすという性質上、グループウェアはさまざまな社内の業務システム、あるいはクラウドサービスとの連携が行われる。基本的な使い方としては、グループウェアのポータル画面などに外部システムから取得した情報を表示するなど、業務に必要なビジネス情報を集約するというものが挙げられる。例えば、給与計算システムと連携すれば、グループウェア上で給与明細を配布、閲覧できる。また、APIの利用などによってスケジュールやカレンダーを基点とした連携が可能な場合もあり、例えば、ビデオ会議やWeb会議システムと組み合わせることで、グループウェアのスケジュール画面上で会議予約、開催などが行えるようになる。