ワークフローのITreview Grid

 ワークフローシステムとは、主に稟議書や報告書など電子化された書類を、申請者から全ての決裁者、承認者へと決められた順番で配信し、決裁、承認を迅速に実行するために利用するシステムを指す。

 一般的にワークフローは、企業の業務プロセスに沿った仕事の流れのこと。この一連の流れを図式化、あるいは業務プロセスの流れをコンピュータシステムにより自動化した仕組みがワークフローシステムで、「システム」を省略して「ワークフロー」と呼ばれることが多い。

 ワークフローシステムを利用することで作業の抜け漏れを防止したり、現場を直に確認しなくても作業の進捗状況を管理したりできるようになる。業務プロセスの流れが可視化されるので、プロセスそのものを見直す際に使われることもある。ここではワークフローシステムについて解説する。


ワークフローの定義

・各種申請をシステム上で起案でき、決裁者が承認、否認できる
・申請書類のフォーマットや、申請フォームを作成できる
・業務プロセスや申請内容に合わせ、承認・確認ルートを設定できる
・起案・承認・否認などが行われたタイミングで、関係者にメールなどで通知できる


ワークフローの導入効果


業務プロセスに必要な手順を明確化

 ワークフローによって業務プロセスに沿った仕事の流れ(誰が何をしなければならないか)が明確になることから、業務の進行が円滑化する。仕事の手順が明確化されていないと、本来行うべき作業や必要な決裁者、承認者の確認に抜けや漏れが発生することも起こり得るが、ワークフローシステムを利用すればそうした問題発生を最小化することができる。担当者の作業ミスを防止し、より正確に業務を遂行する手段としてワークフローの利用は有効だ。

作業の進捗状況を可視化

 いつ誰がどんな作業を行わなければならないのか、業務プロセスで行われる作業を可視化できるので、何らかの問題が発生した際の原因究明が容易に行える。作業が滞った場合には、「誰が担当者で、どの作業で止まってしまったか」がひと目で分かるので、業務の遅れを発生させないための抑止力にもなる。作業が止まっている時間が短くなることで、決裁や承認にかかる時間を短縮し、意思決定をスピードアップできるという効果も期待できる。また、証跡や決裁がシステム上に可視化されるため、内部統制の強化にもつながる。

ペーパーレス化とセキュリティ向上を実現

 ワークフローを導入することで、稟議書や報告書などの書類を電子化し、ペーパーレス化を推進できる。ペーパーレス化によって紙や印刷にかかるコストを節約できるだけでなく、書類を破損、紛失するような心配もなくなる。書類の回覧がシステム化され、場所を問わずに作業できるので、出張で不在にしていたために決裁や承認が遅れてしまうことも少なくなる。さらに紙の書類では常に流出の危険が伴うが、ワークフローに保管することで、機密情報が漏えいするといったリスクも軽減される。


ワークフローの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・業務プロセスの改善を推進する管理部門、業務部門の担当者

利用ユーザー
 ・手順化された業務プロセスを利用する全ての従業員


ワークフローの機能一覧

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

機能 解説
申請処理 紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
決裁、承認処理 決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
決裁、承認の通知 申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
申請書、決裁書の保管 ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
申請書、決裁書の検索 保管した書類を条件付きで検索する
申請書、決裁書の共有 保管した書類を共有し、同様の書類のフォーマットとして再利用する
集計 保管した書類を項目ごとに集計する。出張旅費や交通費、小口精算の仮払い申請など金額を集計する場合に利用する


入力フォームの作成と権限設定

機能 解説
申請書フォーム作成 ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
ファイルのインポート PDFやWord形式のファイルとして存在する書類を取り込み、フォームのレイアウトを自動生成する
入力項目の権限設定 書類の中のフォームのうち、権限を設定した項目だけを入力できるようにする。書類の改ざん防止にも役立つ
閲覧、編集権限の設定 申請書ごとに、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、といった権限を設定


他のシステムとの連携

機能 解説
認証基盤連携 社内で利用している認証基盤(ディレクトリシステム)と連携し、ユーザー情報を取り込む
グループウェア連携 グループウェアのポータル画面にワークフローの情報を追加する
データベース連携 他のシステムのデータベースと連携し、必要な情報を取り込む
他のシステムへのエクスポート 書類のデータを他の社内システムで利用するために、指定した情報をCSV形式でエクスポートする
API連携 Web API(REST)やWebサービス(SOAP)を使用し、ネットワーク経由で外部システムを操作する。例えば、出張旅費や交通費精算の申請時に経路探索サービスと連携し、交通費の自動入力などに使う
マルチデバイス対応 PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる




ワークフローの選定ポイント


ツールごとの違い

 ワークフローには、非常に多くの製品、サービスが存在するが、「業務プロセスの流れをシステム化する」という基本的な思想は、どの製品・サービスも変わらない。搭載されている機能差や提供形態により、おおむね以下の3種類に分類できる。

・決裁、承認に特化したワークフローを管理するツール
 各種申請書、稟議書などを起案し、決裁、承認を得るまでの流れを管理する目的のツール。申請業務のペーパーレス化に取り組む企業では、こうしたツールが導入されるケースが多い。

・業務プロセス全体のワークフローを管理するツール
 書類の回覧だけでなく、さまざまな業務プロセスの流れを管理する。例えば、業務部門が発注した委託業務に対し、購買部門が委託先に見積もり依頼書や発注書を送付し、報酬を支払うといった定型的な業務プロセスを円滑化したい場合などに利用する。業務プロセスを可視化し、作業の流れをより効率化するために分析するといった使い方もできる。

・グループウェア製品、サービスに付属する機能
 グループウェア製品やサービスの中には、ワークフローの機能を備えたものがある。

導入形態

 ワークフローには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品は、自社内の閉じたネットワークで運用できるため、機密情報管理などのセキュリティ面が強固で、カスタマイズ性も高い。クラウドサービスは、SaaS(Software as a Service)として提供されており、ハードウェアインフラを用意することなく、初期投資を抑えながらすぐに運用を開始することができる。

価格形態・契約形態

 ワークフローの価格は製品、サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品を導入する場合は数十万円程度のサーバライセンスが必要になる。クラウドサービスの場合は1ユーザーあたり月額数百円程度で利用できる。またクラウドサービスの中には、契約時の初期費用や年間保守費用が別途必要になるものもある。

オプション

 ワークフローのオプション機能(別途追加費用が発生する機能)は、製品、サービスによって異なる。他のシステムとの連携機能をオプションとして提供する製品、サービスなどがあるが、最初からフル機能を利用できるライセンスのみを提供している場合も多い。ワークフローは製品、サービスによって利用可能な機能に差がある点に注意したい。


ワークフローのシステム要件、他のシステムとの連携方法


一般的な導入方法、導入環境

 ワークフローは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが多数を占める。中には、事前の導入コンサルティングやワークフローの設計、フォームのデザイン、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入後の運用方法、サポートの有無

 一般的に、ワークフロー導入後は、決裁プロセスを決定する部門と、システム上の設定を主に行う情報システム部門が管理、運用を行う。SaaS型のクラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多く、障害発生時や使い方が分からないときなどは、情報システム部門が窓口になるだけではなく、エンドユーザーが各事業者に直接問い合わせる方法を選べる場合もある。

他のシステムとの連携方法

 ワークフローは機能一覧にも明記したように、他のシステムと連携しながら利用できる製品、サービスが少なくない。Web APIやWebサービス経由で連携させるケースが一般的で、データのインポート/エクスポートはCSV形式のファイルを使ってやりとりすることが多い。

ワークフローのメニュー

ワークフローの基礎知識

 ワークフローシステムとは、主に稟議書や報告書など電子化された書類を、申請者から全ての決裁者、承認者へと決められた順番で配信し、決裁、承認を迅速に実行するために利用するシステムを指す。

 一般的にワークフローは、企業の業務プロセスに沿った仕事の流れのこと。この一連の流れを図式化、あるいは業務プロセスの流れをコンピュータシステムにより自動化した仕組みがワークフローシステムで、「システム」を省略して「ワークフロー」と呼ばれることが多い。

 ワークフローシステムを利用することで作業の抜け漏れを防止したり、現場を直に確認しなくても作業の進捗状況を管理したりできるようになる。業務プロセスの流れが可視化されるので、プロセスそのものを見直す際に使われることもある。ここではワークフローシステムについて解説する。


ワークフローの定義

・各種申請をシステム上で起案でき、決裁者が承認、否認できる
・申請書類のフォーマットや、申請フォームを作成できる
・業務プロセスや申請内容に合わせ、承認・確認ルートを設定できる
・起案・承認・否認などが行われたタイミングで、関係者にメールなどで通知できる


ワークフローの導入効果


業務プロセスに必要な手順を明確化

 ワークフローによって業務プロセスに沿った仕事の流れ(誰が何をしなければならないか)が明確になることから、業務の進行が円滑化する。仕事の手順が明確化されていないと、本来行うべき作業や必要な決裁者、承認者の確認に抜けや漏れが発生することも起こり得るが、ワークフローシステムを利用すればそうした問題発生を最小化することができる。担当者の作業ミスを防止し、より正確に業務を遂行する手段としてワークフローの利用は有効だ。

作業の進捗状況を可視化

 いつ誰がどんな作業を行わなければならないのか、業務プロセスで行われる作業を可視化できるので、何らかの問題が発生した際の原因究明が容易に行える。作業が滞った場合には、「誰が担当者で、どの作業で止まってしまったか」がひと目で分かるので、業務の遅れを発生させないための抑止力にもなる。作業が止まっている時間が短くなることで、決裁や承認にかかる時間を短縮し、意思決定をスピードアップできるという効果も期待できる。また、証跡や決裁がシステム上に可視化されるため、内部統制の強化にもつながる。

ペーパーレス化とセキュリティ向上を実現

 ワークフローを導入することで、稟議書や報告書などの書類を電子化し、ペーパーレス化を推進できる。ペーパーレス化によって紙や印刷にかかるコストを節約できるだけでなく、書類を破損、紛失するような心配もなくなる。書類の回覧がシステム化され、場所を問わずに作業できるので、出張で不在にしていたために決裁や承認が遅れてしまうことも少なくなる。さらに紙の書類では常に流出の危険が伴うが、ワークフローに保管することで、機密情報が漏えいするといったリスクも軽減される。


ワークフローの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・業務プロセスの改善を推進する管理部門、業務部門の担当者

利用ユーザー
 ・手順化された業務プロセスを利用する全ての従業員


ワークフローの機能一覧

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

機能 解説
申請処理 紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
決裁、承認処理 決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
決裁、承認の通知 申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
申請書、決裁書の保管 ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
申請書、決裁書の検索 保管した書類を条件付きで検索する
申請書、決裁書の共有 保管した書類を共有し、同様の書類のフォーマットとして再利用する
集計 保管した書類を項目ごとに集計する。出張旅費や交通費、小口精算の仮払い申請など金額を集計する場合に利用する


入力フォームの作成と権限設定

機能 解説
申請書フォーム作成 ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
ファイルのインポート PDFやWord形式のファイルとして存在する書類を取り込み、フォームのレイアウトを自動生成する
入力項目の権限設定 書類の中のフォームのうち、権限を設定した項目だけを入力できるようにする。書類の改ざん防止にも役立つ
閲覧、編集権限の設定 申請書ごとに、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、といった権限を設定


他のシステムとの連携

機能 解説
認証基盤連携 社内で利用している認証基盤(ディレクトリシステム)と連携し、ユーザー情報を取り込む
グループウェア連携 グループウェアのポータル画面にワークフローの情報を追加する
データベース連携 他のシステムのデータベースと連携し、必要な情報を取り込む
他のシステムへのエクスポート 書類のデータを他の社内システムで利用するために、指定した情報をCSV形式でエクスポートする
API連携 Web API(REST)やWebサービス(SOAP)を使用し、ネットワーク経由で外部システムを操作する。例えば、出張旅費や交通費精算の申請時に経路探索サービスと連携し、交通費の自動入力などに使う
マルチデバイス対応 PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる




ワークフローの選定ポイント


ツールごとの違い

 ワークフローには、非常に多くの製品、サービスが存在するが、「業務プロセスの流れをシステム化する」という基本的な思想は、どの製品・サービスも変わらない。搭載されている機能差や提供形態により、おおむね以下の3種類に分類できる。

・決裁、承認に特化したワークフローを管理するツール
 各種申請書、稟議書などを起案し、決裁、承認を得るまでの流れを管理する目的のツール。申請業務のペーパーレス化に取り組む企業では、こうしたツールが導入されるケースが多い。

・業務プロセス全体のワークフローを管理するツール
 書類の回覧だけでなく、さまざまな業務プロセスの流れを管理する。例えば、業務部門が発注した委託業務に対し、購買部門が委託先に見積もり依頼書や発注書を送付し、報酬を支払うといった定型的な業務プロセスを円滑化したい場合などに利用する。業務プロセスを可視化し、作業の流れをより効率化するために分析するといった使い方もできる。

・グループウェア製品、サービスに付属する機能
 グループウェア製品やサービスの中には、ワークフローの機能を備えたものがある。

導入形態

 ワークフローには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品は、自社内の閉じたネットワークで運用できるため、機密情報管理などのセキュリティ面が強固で、カスタマイズ性も高い。クラウドサービスは、SaaS(Software as a Service)として提供されており、ハードウェアインフラを用意することなく、初期投資を抑えながらすぐに運用を開始することができる。

価格形態・契約形態

 ワークフローの価格は製品、サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品を導入する場合は数十万円程度のサーバライセンスが必要になる。クラウドサービスの場合は1ユーザーあたり月額数百円程度で利用できる。またクラウドサービスの中には、契約時の初期費用や年間保守費用が別途必要になるものもある。

オプション

 ワークフローのオプション機能(別途追加費用が発生する機能)は、製品、サービスによって異なる。他のシステムとの連携機能をオプションとして提供する製品、サービスなどがあるが、最初からフル機能を利用できるライセンスのみを提供している場合も多い。ワークフローは製品、サービスによって利用可能な機能に差がある点に注意したい。


ワークフローのシステム要件、他のシステムとの連携方法


一般的な導入方法、導入環境

 ワークフローは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが多数を占める。中には、事前の導入コンサルティングやワークフローの設計、フォームのデザイン、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入後の運用方法、サポートの有無

 一般的に、ワークフロー導入後は、決裁プロセスを決定する部門と、システム上の設定を主に行う情報システム部門が管理、運用を行う。SaaS型のクラウドサービスの場合、サポート体制を充実させている事業者が多く、障害発生時や使い方が分からないときなどは、情報システム部門が窓口になるだけではなく、エンドユーザーが各事業者に直接問い合わせる方法を選べる場合もある。

他のシステムとの連携方法

 ワークフローは機能一覧にも明記したように、他のシステムと連携しながら利用できる製品、サービスが少なくない。Web APIやWebサービス経由で連携させるケースが一般的で、データのインポート/エクスポートはCSV形式のファイルを使ってやりとりすることが多い。