グループウェア

利用者側の基本機能

スケジュール管理
全従業員の予定を共有、管理できる他、別のユーザーの予定を確認して会議への参加を依頼できる
86%
回答者数:21
施設予約
指定した時間の会議室や社用車などの空き情報を確認したり、予約を行ったりできる
80%
回答者数:21
ポータルの作成、表示
グループウェアの各機能へアクセスするリンクや、業務に必要な情報や通知などを1画面に集約する社内ポータルを作成、表示する
64%
回答者数:20
掲示板、回覧板
社内への情報発信を行うための掲示板、回覧板をグループウェア上に展開する。全社、特定の拠点や部署、グループ単位などで情報を伝達可能な他、閲覧確認機能などによって確実な通達を実現できる
72%
回答者数:21
ファイル管理機能
業務に用いる文書やファイルを保管、組織内で共有でき、また検索機能で目的のファイルを容易に探せる
58%
回答者数:18
ワークフロー
グループウェア上で稟議(りんぎ)申請・決裁や経費処理などの手続きを行える。従来の紙の書類と押印による作業が不要となり、ペーパーレス化はもちろん、手続き全体のスピードアップも見込める
67%
回答者数:16
電子会議室
グループウェア上で意見交換を図れる場所を提供することで、時間や場所に縛られることなくやりとりを行える他、業務のノウハウなどの情報共有にも役立てられる
60%
回答者数:13
アドレス帳、ユーザー名簿
組織内のユーザー情報(ユーザーの所属部署や写真、内線番号やメールアドレスなどの連絡先など)を登録・編集、参照できる
66%
回答者数:19
電子メール
一般的な電子メールクライアントとして利用可能な他、社内メールについては相手が読んだか否かを確認できたり、プロジェクトごとなどで体系的に整理を行ったりできる
62%
回答者数:17
モバイルデバイス対応
モバイルアプリを提供、あるいはモバイルデバイス最適化されたWebインタフェースを提供し、モバイルデバイスからもスムーズに利用できる
55%
回答者数:18

管理者側の基本機能

組織情報の管理
ユーザー情報を一括登録でき、組織情報を付加できる
76%
回答者数:16
アクセス権限の設定
組織ごとや役職ごと、ユーザーごとなどでアクセスできる情報に制限をかける
69%
回答者数:15
社外アクセス管理
登録済みデバイス以外からのアクセスに制限をかける
60%
回答者数:14
ユーザーアカウントの一時停止
退職したユーザーのアカウントを利用停止にしつつ、これまでに登録された情報を保持する
68%
回答者数:15
ログ管理
グループウェアへのアクセスや操作ログなどを保管する
60%
回答者数:13

ワークフロー

申請から決裁、保管までの決裁、承認プロセスの管理

申請処理
紙の申請書のようにデザインされた入力フォームを使って申請を行う。入力しなければならない必須項目を設定することで、書類の不備を防止できる
80%
回答者数:8
決裁、承認処理
決裁者、承認者に依頼し、決裁または承認を得る。決裁、承認を行うと、次の決裁者、承認者に回覧する。決裁、承認処理は決まった順番の全員に求める場合と、誰か一人から得る場合がある
85%
回答者数:7
決裁、承認の通知
申請や決裁、承認の処理が行われた際に、関係者に対して進捗状況をメールなどで通知する
77%
回答者数:7
申請書、決裁書の保管
ワークフローで回覧した書類を業務区分ごとにカテゴリー分けして保管する。決裁、承認が下りた書類だけでなく、下りなかった書類も保管できる
74%
回答者数:7
申請書、決裁書の検索
保管した書類を条件付きで検索する
72%
回答者数:8

入力フォームの作成と権限設定

申請書フォーム作成
ワークフローシステムに付属するツールを利用しフォームを作成する。従来の書類に似せたフォームを作成することも可能
82%
回答者数:8
閲覧、編集権限の設定
申請書ごとに、誰が閲覧できるか、誰が編集できるか、といった権限を設定
71%
回答者数:7

他のシステムとの連携

グループウェア連携
グループウェアのポータル画面にワークフローの情報を追加する
66%
回答者数:6
マルチデバイス対応
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスからもワークフローが利用できる
60%
回答者数:6