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kMailer
トヨクモ株式会社
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kMailerは、kintoneに連携するメール配信サービスです。 kintoneで管理している顧客に向けて個別／一斉送信が可能です。...
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この製品の特長的な機能である自動送信メールを使うことで都度メール連絡をするよりも圧倒的に業務効率が上がります。 送信後レコード編集機能もあるのでメールが送信されたかどうかも一目でわかるので良いポイントです。
最初に作成するときは設定マニュアルなどもあまりなく難しいと感じます。 Kintone内でメールテンプレートアプリとログアプリが乱立するので分かりにくいです。
Kintoneで各種設定のアプリを作成しているのですが、設定完了連絡などを都度行っていましたが、 Kmeilerで設定することによって設定完了したら自動でメール連絡されて、完了したら完了済みにKintone側が 編集されるので完了連絡がとても楽になりました。 送信先もアプリ側でCCやBCCまで設定できますのでミスも圧倒的に減ります。
kintoneアプリに保存されたユーザーにメールを一斉送信出来る機能は便利。送信済フラグをkintoneアプリに持たせることも可能であるため、送信したかどうか不明な場合においても１件１件確認出来、kintoneで未送信者を絞り込み、改めてメール送信することも可能になる。kintoneから登録ユーザーに一斉にメール送信したい場合には必須機能になる。
kMailer側の設定が分かりにくい。設定マニュアルなどもあるが、詳細マニュアルでもないため何となくで作成してkintoneと連携させた場合、kMailer側のデータを削除するとkintone側のデータも連動して削除されてしまうような設定も可能である。しかし設定時には注意喚起もなく、kMailer側のデータ削除時も簡単に削除できてしまうため、何らかのガードが必要。
kintoneアプリに登録されたユーザーにメールを送信する場合、一人一人にメールを送信する必要があったため、非常に時間が掛かっていた。bccメール送信時も間違う可能性もありリスクも抱えていた。kMailerを導入することで、一人一人にメールを送信することが可能となり、kintoneレコードと連携させることで本文冒頭にユーザーごとに○○様などユーザーごとに内容を変えることも出来るため、業務の大幅な時間短縮が実現出来た。
kinotneの見積作成アプリでレコードを作成した後、詳細画面でkMialerの[メール作成]ボタンを押せばそのレコードだけのメールが一覧画面で[メール作成]ボタンを押せば一覧にあるレコードを対象に一括送信のメールが作成できわかりやすくとても便利です。 メール文面の作成は本文にkintoneのフィールドを割り当てることもできますが事前にテンプレートを仕込んで読み込むことが可能で、そのテンプレートにkViewerのリンクを仕込むことでアプリ連携を簡単に実現できるのがとても良いです。
添付ファイルはメールに添付されず、添付ファイルへのリンクが添えられているだけなので セキュリティの維持には良いのですが、本文にセキュリティに関係のない添付ファイルや画像を直接張り付けられるとより利便性が上がり、ちょっとした説明が必要な際に余分なメールでのやり取りが減るのではないかと考えております。また、仕様上kMailerのアプリ自体は一つしか提供されず、それぞれの業務アプリは、１つのkMailerアプリを利用するため送受信の管理にアプリ毎のカテゴリー管理に対応していただくと良いと考えております。 この他、配信ステータスの更新が遅く感じられますので改善を希望します。
仕入先の見積依頼に kMailer、kViewer、Formbridge を連携させています。 見積依頼アプリのレコードに依頼内容を記載したエクセルやPDFファイルを添付してレコードを保存して、そのまま[メール作成]ボタンでkMailerで指定先にメール送信し、先方は受診したメールの添付ファイルを確認して同じメールにあるkViewerのリンクからFormBridgeを開いてフォームに入力することによるアプリ連携でkintoneアプリに直接データが入力されるため、こちらの担当者の手入力が不要で転記ミスもなく迅速に処理が行えるようになります。
セキュアにファイル送信（ダウンロードURL）ができることでセキュリティレベルを上げることができ、本文へのデータ差し込み設定もわかりやすいためメール作成やチェック作業の工数が減りました。
ファイル添付の場合、セキュアにする必要のないファイルを送信することもあるため（一般に公開しても差し支えないPDF等）、直接メールに添付することができると尚使いやすいです。
毎月の業務として顧客毎に違う内容のPDFを添付してメール送信するため、メール作成の際にメールアドレス、宛名、顧客番号、ファイル名に不整合がないかをダブルチェックで確認して送信、というプロセスになっており、セキュリティ上の懸念や、チェック体制を維持するのにコストがかかっていた。顧客ごとに異なる文章を差し替えてメールを送信する手間・手作業による差し替えミスをなくすことができた。
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