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タイトルに記載した通り、自己所有のスマホ、タブレット、パソコンなどどの端末からもアクセスすることができるため、非常に高い利便性がある。
これは好みになるのだろうとは思うが、GUIがある意味わかりやすくて返って直感的に操作しづらい、もしくは新しい機能をマニュアル等抜きに理解することが少々しづらいのかもしれない。 自分が作成したファイルと、共有を受けたファイルの表示エリアがきちんと分かれているが、ウィンドウズのエクスプローラーのように、ツリー構造の中に表示できるように希望している
会社全体としてはアウトルックを中心とした情報共有、データ格納機能を利用しているが、外部顧客との情報共有において限定的にGoogleドライブを利用している。 特定目的はGoogleドライブで実施することにより、アウトルック環境との明確な切り分けができ、万一の情報漏洩、操作ミスの心配がなくなるため、ツールの重複利用のようではあるが、安全面から良いのではと思っている。あと実際の湯利用によるスキルアップも当然ある
Gmailは会社指定標準環境からは利用不可。当社よりGoogle Work Space](GWS)を納入した顧客への説明や送受信テストに活用している。顧客とのやり取りを後日確認したいとき、格納先がわからなくなることがあるが、キーワード検索でGoogle持ち前の迅速な検索機能により、関連情報を即座に見つけることができることが大きなメリット。
左プレーンのカテゴリなどを利用してフォルダ分けできるのは認識しているが、ディレクトリ・サブディレクトリを設定し、受信メールを任意のルールで仕分け・保存できるようにしていただければありがたい。
上述の通り、販売したGWS利用の顧客とのメール等のやり取りに用いることで、実ユーザとしての操作感をベースに会話できるので、マニュアルをみて説明することに比べ、格段に説得力ある説明が可能となった。
様々な目的で個別のチームを作り、かつ各チームの中に自由にチャネルを設定できる。チャネルには個別にアクセス権を設定できるため、自由に情報共有先を作成可能。静岡から九州までの各支店の業務上の関係者への通達や資料共有、管理職等特定の人だけの資料共有に用いており、従来のファイルサーバーの運用に比べて極めて効率的に活用できている
特定のチャンネルに投稿した情報がどんどん下のほうに追加されていく形であるが、投稿した内容を検索する機能が弱いように思う。投稿したときの記述のみならず、アップロードした資料のファイル名及び資料の内部までキーワードを検索してくれると非常に使い勝手が良いのではないかと思う。検索実行の時にファイルの中身は対象外にするなどの細かい設定があるとより良いと感じている
資料の共有が効率化できた事は前に記述した通りであるが、適宜アップデートしなければならない資料についてはコラボレーション機能で対応できるため、バージョン管理に気を使う必要がない。
広く利用されていることから、資料修正などコラボレーションワークを行う場合にアプリケーション未対応ということがあり得ないといっても過言ではない。特に日々利用しているピヴォット機能は有益で、月次活動集計、グラフ化による傾向等分析に活用している。多くが利用していることで、ピヴォット含めて、操作方法を共有して皆で利便性の高いツールを利用拡大できることがありがたい。
ピヴォットで作成した集計表の縦、横集計が直感的にわかりにくいと思う。機能をカーソルオーバーすることで、集計対象が表示されたり、集計結果(合計、平均、パーセントなど)が表示(結果のプレビュー)されたりすると大変ありがたい。 また総合計を株に挿入したときに、直上の集計結果の間に空行がないため見ずらいため、カイゼンしてほしい。
集計表のみならず、シートをページに見立てて顧客向け取扱説明書に活用。目次となるシートからリンクを張り、セル保護を組み合わせることで簡単に作成できる。パワーポイントのようなドキュメント作成ソフトを用いることもあるが、表作成・表計算が必要な資料の場合、ドキュメント作成ソフトに比べて半分以上の作成稼働となった。
スプレッドシートはMSエクセルを利用することが多いが、手持ちのパソコン、スマホ、タブレットなどでWebブラウザがあれば情報にアクセスでき、追加修正作業がどこからでもできる利便性が最大のメリット。
エクセルとの完全互換、とまでは要望できないが、簡単軽微なマクロ機能はサポートしていただけるとありがたい。
実業務でエクセルとスプレッドシートを両方利用している。感覚的な指標だが、コラボレーションで共同作業をしているときは、タブレットでの起動時間や利用環境の自由度から、エクセルに比べて2倍は業務効率が高いように思う。