本記事では、請求書受領サービスの機能と活用するコツを解説します。サービスの導入を検討している方や、サービスを活用するポイントを知りたい方はぜひ参考にしてください。

請求書受領サービスとは？

請求書受領サービスとは、取引先から発行された請求書を受け取り、データ化してくれるサービスです。郵送やメールで送られてきた請求書をまとめてデータ化し、クラウドで一元化してくれるだけでなく、支払いの申請・承認フロー構築、会計処理の自動化も可能です。請求書の処理業務が大幅に効率化し、入力作業の人為的なミス削減にもつながります。

請求書を自社で受け取る必要がないため、ペーパーレス化やテレワーク導入も実現できるでしょう。電子帳簿保存法の対応を目的として導入する企業も増えています。

請求書受領サービスの機能と自動化できる業務

請求書受領サービスの主な機能は4つあります。それぞれ自動化・効率化できる業務をまとめました。

サービスによって、提供する機能や代行範囲は大きく異なります。テレワークやペーパーレス化を実現したい場合は、請求書の受領からデータ化・保管まで全体の業務を代行するサービスがおすすめです。

請求書のデータ化を効率化させたい場合は、スキャンした書類やPDFデータをOCRで読み取る機能に特化したサービスが役立つでしょう。会計処理業務の効率化も考えるなら、仕訳の自動化やデータの出力・システム連携機能もチェックしたいポイントです。

請求書受領サービスを活用する４つのコツ

次に、請求書受領サービスを活用するコツを4つご紹介します。

1．法律を踏まえた運用方法を確認する

近年、請求書をはじめとする国税書類に関する法律の変化が激しく、対応に苦慮している企業も多いでしょう。主要な法律は次の通りです。

• 軽減税率制度（令和元年10月1日）
• 改正電子帳簿保存法（令和4年1月1日）
• インボイス制度（令和5年10月）

法律に対応したアップデートを重ねるサービスを利用すれば、常に最新の法律に則した請求書管理ができるようになります。サービスを導入する際は、機能の詳細を確認しましょう。改正電子帳簿保存法に対応した機能が有料オプションになる場合もあります。

また、今後の対応方針も確認しておきたいポイントです。たとえばインボイス制度の場合、適格請求書等保存方式の請求書かをチェックする機能や、事業者の登録番号照会機能があると便利です。自動化させたい業務範囲と、サービスの法制度対応状況を確認しましょう。

2．運用体制を整える

サービスを導入すると、業務が効率化する一方で、ワークフローが変化して社内外で混乱を招く可能性があります。社内の申請・承認フローを変更したり、取引先に請求書の送り先やフォーマットの変更を依頼したりする必要があります。

事前に業務プロセスを見直し、導入後の運用体制を検討しましょう。具体的なポイントは次の通りです。

• ワークフローを洗い出し、サービスで効率化する範囲を決める
• 導入後に変化する業務を確認する
• 取引先の影響を確認し、事前に協力を仰ぐ
• 社内への周知と運用ルールを整える

取引先からの請求書送付先や社内の承認フローは、すべて統一しなければ管理が煩雑になって改善効果を得られません。事前に周囲の理解を得た上で導入を進めましょう。代理で取引先に、請求書の送り先変更を連絡してくれるサービスもあります。

3．請求書以外の帳簿の電子化も検討する

ペーパーレス化やテレワークを実現したい場合、受領した請求書の電子化だけでは不十分です。納品書や見積書、自社で発行した国税関係書類も電子化を検討しましょう。請求書や支払い通知書の発行もできるサービスや、文書管理をまとめてクラウド化できるシステムもあります。

会計システムや販売管理システムなど、社内の基幹システムと連携させれば、月次の会計処理がスムーズに進み、経営判断の早期化にもつながります。データの連携はAPI連携かCSVファイルの出力が主流です。自社のシステムと連携できるか導入前に確認しましょう。

4．取引先数や事業規模に合わせて機能を選ぶ

サービスの機能を検討する際には、取引先数や事業規模も重要な要素です。毎月膨大な数の請求書を扱う場合は、業務全体を効率化できるサービスがよいでしょう。受領する請求書のフォーマットがある程度統一されていれば、オペレーターの入力は必要ないかもしれません。注意したいポイントの一例は次の通りです。

• 取引先の件数
• 毎月の請求書の量
• マスタ登録情報の種類と数
• サービスを利用する人数
• 受領する請求書の形式

サービスの機能と同時に月額料金の確認も重要です。請求書の件数に応じた従量課金制、事業規模に合わせた料金体系を採用しているサービスも多く、一概に料金プランだけでは比較しきれません。企業や業務によって条件は異なるので、見積もりを取るとよいでしょう。

取引先や請求書の件数が多い場合、事業者や仕訳のマスタ登録作業も膨大になり、導入ハードルが上がります。導入時のサポート体制も合わせて確認しましょう。

請求書受領サービスで業務効率化とペーパーレス化が実現

請求書受領サービスを活用すれば、請求書の処理や仕分け業務を効率化できます。電子化によってペーパーレス化やテレワーク導入を実現したり、近年加速している国税書類関連の法改正にスムーズな対応をしたりできるでしょう。

サービスによって対応範囲や機能はさまざまなので、効率化させたい業務や毎月の請求書の量に合わせて自社に適したシステムを選ぶことが大切です。無料トライアルやデモ体験を利用しつつ、実際に導入した企業の口コミも参考にするとよいでしょう。社会情勢の変化に対応するためにも、ぜひ請求書受領サービスの導入を検討してみてください。

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