投稿 メールの送信ミス対策に！おすすめツール５選 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>本記事では、送信ミス対策が可能なメール誤送信対策ツールを5つご紹介します。ぜひご参考にしていただき、メール運用のリスク解消に役立てください。
メールの送信ミスがもたらすビジネスリスクはさまざまで、場合によっては深刻なインシデントに発展する可能性があります。例えば、次のようなリスクが挙げられます。
メールに社内情報や個人情報を記載、あるいはそれらの情報をファイル化したものを添付していると、送信ミスによって第三者の手に無条件で行き渡ってしまいます。
これらのビジネスリスクは企業に直接的な被害をもたらしうるのはもちろん、信用力にも傷がついてしまい、取引の解消や新規顧客の獲得困難といった問題にも発展しかねません。
メールの送信ミスは、意図しないケアレスミスによって引き起こされやすいので、十二分に対策を取る必要があります。
HENNGE Oneは、メールセキュリティ対策を強化するのに役立つ機能を複数実装するクラウドサービスです。複数のクラウドサービスに対して、横断的なセキュリティ機能を提供できるのが特徴です。Microsoft 365、Google Workspace、Boxなど、すでに導入されているであろうポピュラーなクラウドサービスに対して、シングルサインイン機能を提供できるため、複数のツールを活用していてID管理が煩雑になってきた場合に役立ちます。
もちろん、誤送信や標的型攻撃といった、メール利用に伴うリスクを回避するためのメール監査や各種対策機能も備えているので、メールとクラウドの両立を推進したい場合におすすめです。
CipherCraft/Mailは、PCに備え付けのメール機能はもちろんのこと、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった、クラウド型メールサービスを利用している方にも適用可能なセキュリティ対策ソフトです。
メールの送信前に誤送信防止画面をポップアップで別途表示することにより、宛先や本文の内容、添付ファイルが意図していたものかどうかを確認する時間を与えてくれます。メール本文からクラウドストレージのURLを自動で検出し、適切なファイル共有かどうかの確認も促してくれるので、クラウド活用との両立を進める方に最適です。
誤送信リスクの自動判定も行ってくれるので、短文のメールや添付ファイルがないメールについてはポップアップが行われず、業務遂行を妨げる心配はありません。
PlayBackMailは、メールの送信ミスを事前に検知の上、予防してくれるツールです。添付ファイルには自動的にパスワードが設定され、別途パスワードメールを自動で送信してくれるため、業務の効率化にも役立ちます。
また、宛先に複数の送信先が含まれる場合には、強制的に宛先をBCCに変更してくれる機能も搭載しています。これにより、大量の宛先がオープンになった状態でDMなどを送信してしまう事故を防ぐことが可能です。
送信後にミスが発覚した場合も、簡単にメールの引き戻しができ、修正対応を行えるため、誤ったメールがそのまま流布されない点も強みです。
m-Filter MailAdviserは、メールの送信ミスといううっかりミスが後になって発覚しないよう、ユーザーに対して「気づき」のきっかけを与えるサービスです。
セキュリティ意識向上につながるよう、メールを自動でチェックし、多彩な方面から内容のミスをあらかじめ注意喚起します。
ファイルの添付漏れ、件名漏れ時には注意喚起表示機能を使い、余計なリスクの回避を促します。また、メール送信時には文体チェックも行い、マナーやセキュリティ上の問題がないかも別途調べてくれるのも強みです。
宛先の組み合わせ情報を記録する機能を備えているので、いつもの組み合わせでの送信とは異なる場合、送信前にポップアップを表示して、宛先の再確認を促します。
SPC Mailエスティーは、オンプレミス・クラウドを問わず多様なメールシステムに対して適用できる誤送信対策ツールです。送信者自身が内容をチェックできる仕様を採用し、必要な際には注意喚起を通知することで、送信ミスを予防します。個人情報を自動で検知し、危険なリスクをはらむメールを確実にとらえます。
中央省庁や金融機関といった、高度なセキュリティが求められる組織での導入実績が豊富なため、信頼性の高いサービスを受けられるでしょう。コンサルタントの案内のもと、自社に必要な機能やカスタマイズを提案してもらいながら利用を進められるので、セキュリティの知見がない担当者の方でも安心して導入可能です。
メールの送信ミスは、大抵の場合送信者のヒューマンエラーによって発生するものです。うっかりミスとはいえ、それによってもたらされるリスクは看過できるものではないため、ミスを回避する仕組みづくりが大切です。
本記事でご紹介した送信ミス対策ツールを活用しながら、メールの送信ミスが起こらない組織へと改善しましょう。
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]]>投稿 メールの誤送信にはどんなリスクがある？原因と予防方法を解説 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>本記事ではメールの誤送信によって起こりうるリスクや誤送信の原因、有効な予防方法、メール誤送信対策ツールについて解説します。
ビジネスメールの誤送信は、ちょっとした操作ミスによって最も簡単に発生してしまう手違いですが、そこからもたらされるリスクは決して軽視できません。主なリスクとしては、以下の事態が挙げられます。
誤送信したメールに個人情報が含まれていれば、第三者への直接的な個人情報流出となります。添付ファイルが社外秘のプロジェクトに関する内容であれば、機密情報の漏洩につながります。
社内外を問わず、個人情報の流出は企業の信頼性に大きな傷を残すこととなるため、その損失を取り返すことは容易ではありません。
機密情報の流出などが発覚すれば、クライアントによる契約の打ち切りや、ビジネスモデルの崩壊などにも発展する可能性があり、絶対に回避する必要があります。
また、社員のIDやパスワードを記したメールを間違って配信してしまえば、不正アクセスのきっかけを第三者に与えてしまい、重大なサイバー犯罪を招いてしまう可能性もあるでしょう。
メールの誤送信とは一口に言っても、手違いのあり方に違いがあります。よくあるケースは、宛先設定を間違えて関係のない人物に送信してしまうものです。また、意図せずして社内情報をまとめたファイルを添付してしまい、第三者に情報が流出してしまうこともあるでしょう。
日常的にさまざまな人物とのやり取りを全てメールで実行している場合、宛先を間違えてしまうリスクは大きくなります。目的や連絡相手に合わせてツールを使い分けることで、誤送信が起こるリスクを小さくできます。
また、BCC・CCの設定を間違えて、不特定多数の人間に重要度の高い情報を配信してしまうこともあります。一人の人間に間違えて送信してしまうだけであれば、まだ収拾がつくかもしれませんが、不特定多数の人間に誤送信したとなると、重大なインシデントに発展しかねません。
これまでに自社でどのような誤送信トラブルがあったか、一度見直しておくことをおすすめします。
メールの誤送信が起こってしまう原因には、以下のような複数の要因が挙げられます。
メール運用のあり方が社内で決まっておらず、各人がそれぞれ自分なりのやり方でメールを扱っていると、会社側で意図していなかった情報流出を招いてしまう可能性があるため、非常に危険です。
また、重要な情報を含むメールを送信する場合、上司や責任者によるダブルチェックを行っていないと、送り主がついつい宛先間違いなどを犯していた場合、発見が遅れてしまいます。
メールのセキュリティ手法としては、PPAPと呼ばれる方法が国内では広く用いられてきました。PPAPとは、パスをかけたZIPファイルを先に送信し、後からパスワードを送信するという手法です。しかし、宛先がどちらも間違っていたり、サーバーごとメールが盗み見られたりしていたら意味がないため廃止が進んでいます。
むしろPPAPは業務を煩雑にし、余計なミスを犯しやすい環境をもたらしてしまうことから、すぐにルールを改定すべき手法です。
メールの誤送信を防ぐため、すぐにできる方法としては、まず送信前に確認する項目を作成し、仕組み化することが挙げられます。チェックリストを用意し、メール送信のたびにチェックを行うことで、ケアレスミスを回避できます。
あるいはメールを送信する際にはあらかじめ上司や責任者のダブルチェックを受け、個人のケアレスミスでインシデントが発生しないよう制度を整える必要があるでしょう。
また、社内SNSやチャットを導入することでメールの利用機会を減らし、メールの誤送信リスクを根本から回避するという方法もあります。社内SNSやチャットは、外部の関係者や第三者にメッセージやファイルを誤って送信してしまうリスクが極めて低いため、コミュニケーションに伴うインシデント発生率を大幅に抑制できます。
コミュニケーションにおいて、メールよりレスポンスに優れており、リモート環境下でのチームワーク活性化の面でも良い効果が期待できます。
多くの企業では社員のメールアドレスに社名と関係のある単語が挿入されています。そこで、のto欄に他社のアドレスと思われる文字列が記入された際に、注意喚起を促すソフトをいれることも有効な手段のひとつです。特にメールを使って外部との連絡を頻繁にする営業やカスタマーサクセスなどの部署では必須のツールとなるでしょう。
メールの誤送信が発生する最大の原因は、ヒューマンエラーです。意図しない操作をしてしまうことは、どれだけ気をつけていても起こってしまうため、リスクをゼロにはできません。
そのため、誤送信を回避するためにはリスクを予防できる仕組みを採用したり、新たなコミュニケーションツールの導入を検討したりすることが大切です。メール運用のあり方を見直し、他のツールとの併用や仕組み化すべきポイントを確認しましょう。
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