メールの送信ミスは日常的に発生しやすいアクシデントでありながら、場合によっては重大なリスクをもたらしてしまうことがあります。送信者の取り組み次第で十分に回避できるため、余計なリスクは早期に解消してしまうことが大切です。
本記事では、送信ミス対策が可能なメール誤送信対策ツールを5つご紹介します。ぜひご参考にしていただき、メール運用のリスク解消に役立てください。
目次
メール送信ミスで起こりうるビジネスリスク
メールの送信ミスがもたらすビジネスリスクはさまざまで、場合によっては深刻なインシデントに発展する可能性があります。例えば、次のようなリスクが挙げられます。
- 機密情報漏洩
- 個人情報流出
- 企業の信用力低下
メールに社内情報や個人情報を記載、あるいはそれらの情報をファイル化したものを添付していると、送信ミスによって第三者の手に無条件で行き渡ってしまいます。
これらのビジネスリスクは企業に直接的な被害をもたらしうるのはもちろん、信用力にも傷がついてしまい、取引の解消や新規顧客の獲得困難といった問題にも発展しかねません。
メールの送信ミスは、意図しないケアレスミスによって引き起こされやすいので、十二分に対策を取る必要があります。
おすすめツール①：HENNGE One
HENNGE Oneは、メールセキュリティ対策を強化するのに役立つ機能を複数実装するクラウドサービスです。複数のクラウドサービスに対して、横断的なセキュリティ機能を提供できるのが特徴です。Microsoft 365、Google Workspace、Boxなど、すでに導入されているであろうポピュラーなクラウドサービスに対して、シングルサインイン機能を提供できるため、複数のツールを活用していてID管理が煩雑になってきた場合に役立ちます。
もちろん、誤送信や標的型攻撃といった、メール利用に伴うリスクを回避するためのメール監査や各種対策機能も備えているので、メールとクラウドの両立を推進したい場合におすすめです。
おすすめツール②：CipherCraft/Mail
CipherCraft/Mailは、PCに備え付けのメール機能はもちろんのこと、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった、クラウド型メールサービスを利用している方にも適用可能なセキュリティ対策ソフトです。
メールの送信前に誤送信防止画面をポップアップで別途表示することにより、宛先や本文の内容、添付ファイルが意図していたものかどうかを確認する時間を与えてくれます。メール本文からクラウドストレージのURLを自動で検出し、適切なファイル共有かどうかの確認も促してくれるので、クラウド活用との両立を進める方に最適です。
誤送信リスクの自動判定も行ってくれるので、短文のメールや添付ファイルがないメールについてはポップアップが行われず、業務遂行を妨げる心配はありません。
おすすめツール③：PlayBackMail
PlayBackMailは、メールの送信ミスを事前に検知の上、予防してくれるツールです。添付ファイルには自動的にパスワードが設定され、別途パスワードメールを自動で送信してくれるため、業務の効率化にも役立ちます。
また、宛先に複数の送信先が含まれる場合には、強制的に宛先をBCCに変更してくれる機能も搭載しています。これにより、大量の宛先がオープンになった状態でDMなどを送信してしまう事故を防ぐことが可能です。
送信後にミスが発覚した場合も、簡単にメールの引き戻しができ、修正対応を行えるため、誤ったメールがそのまま流布されない点も強みです。
おすすめツール④：m-FILTER MailAdviser
m-Filter MailAdviserは、メールの送信ミスといううっかりミスが後になって発覚しないよう、ユーザーに対して「気づき」のきっかけを与えるサービスです。
セキュリティ意識向上につながるよう、メールを自動でチェックし、多彩な方面から内容のミスをあらかじめ注意喚起します。
ファイルの添付漏れ、件名漏れ時には注意喚起表示機能を使い、余計なリスクの回避を促します。また、メール送信時には文体チェックも行い、マナーやセキュリティ上の問題がないかも別途調べてくれるのも強みです。
宛先の組み合わせ情報を記録する機能を備えているので、いつもの組み合わせでの送信とは異なる場合、送信前にポップアップを表示して、宛先の再確認を促します。
おすすめツール⑤：SPC Mailエスティー
SPC Mailエスティーは、オンプレミス・クラウドを問わず多様なメールシステムに対して適用できる誤送信対策ツールです。送信者自身が内容をチェックできる仕様を採用し、必要な際には注意喚起を通知することで、送信ミスを予防します。個人情報を自動で検知し、危険なリスクをはらむメールを確実にとらえます。
中央省庁や金融機関といった、高度なセキュリティが求められる組織での導入実績が豊富なため、信頼性の高いサービスを受けられるでしょう。コンサルタントの案内のもと、自社に必要な機能やカスタマイズを提案してもらいながら利用を進められるので、セキュリティの知見がない担当者の方でも安心して導入可能です。
ツール導入で確実なリスク対策を実現しよう
メールの送信ミスは、大抵の場合送信者のヒューマンエラーによって発生するものです。うっかりミスとはいえ、それによってもたらされるリスクは看過できるものではないため、ミスを回避する仕組みづくりが大切です。
本記事でご紹介した送信ミス対策ツールを活用しながら、メールの送信ミスが起こらない組織へと改善しましょう。
