投稿 社内報を作る理由とは？紙とWebの違いを解説 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>そこでこの記事では、社内報の導入における紙とWebのメリット・デメリット、さらに社内報の作成・共有に役立つツール5選を紹介します。
社内報とは、企業理念の浸透や社内コミュニケーションの向上、お知らせ情報の共有などを目的として利用される資料のことです。社内報を企業で共有すれば、従業員が経営方針や事業内容を理解することにつながり、社員教育としても役立ちます。
また新型コロナウイルスのまん延や働き方改革の影響を受け、リモートワークを導入する企業も増えつつあります。その結果、社内コミュニケーションの低下による社員モチベーションの不安定化が進んでいるため、現在、社内報の必要性が高まっているのです。
社内報は、古くから企業で用いられている手法です。従来は紙の社内報を貼り出して共有するのが一般的でした。そこでまずは、紙で社内報を作るメリット・デメリットについて解説します。
紙で社内報を作るメリットは次の通りです。
紙で社内報を共有すれば、同じタイミングで社員が社内報を受け取るので、話題として共有しやすいのがメリットです。話題になると、社員の意識が社内報に集まります。その結果、社員に読み過ごされる可能性を減らせます。
また、書類を読むのが紙派だという人もいるでしょう。とくに電子機器の取り扱いが苦手な人にとって紙の社内報は重宝します。
サイズや形状などを好きに決められるのもメリットです。紙で作る社内報は、自由度が高く親しみやすいデザインにしやすいのが魅力です。
紙で社内報を作るデメリットは次の通りです。
紙で社内報を作ると、さまざまなコストが発生します。なかでも印刷や周知には、ある程度の費用がかかることを想定しておく必要があります。社内報を作るたびにコストが増え、本業の作業時間・企業予算を圧迫してしまうのもデメリットです。
また紙の社内報は、編集やデザインといった出版に関する知識がなければ作成が困難です。あらかじめ、出版に関して知識がある社員を確保しておく必要があります。
また、紙で情報共有すると誰が社内報を読んでくれたのか把握できません。対象者に必ず読んで欲しい情報を詰め込んだとしても、それを既読してくれたのか分からないというデメリットがあります。
Webサービスの発達や働き方改革の流れを受け、近年ではWeb社内報に注目が集まっています。続いて、社内報をWebで作るメリット・デメリットについて解説します。
Webで社内報を作るメリットは次の通りです。
Webを通じて社内報を共有するので、簡単な操作で対象者に社内報を共有可能です。もちろん、一括共有もできるためリアルタイムで必要な情報を届けることができます。
なかには、既存のチャットツール・コミュニケーションツールと連携できるWeb社内報もあり、社員は各自のPC・スマホに新たなツールを導入せずに社内報を受け取れるのも魅力です。
また、社内報の共有がWebで完結することから、印刷に関するコストをまとめてカットできるため費用削減効果を期待できるでしょう。
Webで社内報を作るデメリットは次の通りです。
社内報をWebで作る場合、電子データで共有するため、社員は閲覧専用のデバイスを所持しておく必要があります。またバージョンの古いPC・スマホでは閲覧できない場合があるので、各社員が古い機種を持ち続けないことが最低条件です。
また、PCやスマホを通して社内報を閲覧するため、資料のレイアウトに制限がかかります。特殊なデザインや面白みのある社内報を作りたい場合でも、決められた枠内で資料を準備する必要があります。
さらに、Webで社内報を作る場合には、契約料金としてサーバー代、ツール利用代が発生します。ランニングコストが継続して発生することを把握しておきましょう。
結論としては、社内報はWebで作成することをおすすめします。その理由は次の通りです。
Web社内報の作成は、従来の印刷・周知コストを抑えられることはもちろん、閲覧情報をデータとして計測したり、コメント機能があったりと、管理の効率化およびコミュニケーション向上効果を発揮します。
また、Web社内報はテンプレートが決められており、紙の社内報に比べて属人化しづらいのが特徴です。本業が忙しい合間でも簡単に作成できることから、社内作業の効率化にもつながるでしょう。
Web社内報の作成・共有を検討しているなら、ここで紹介するお役立ちツールを参考にしてください。合計5つのツールを紹介しますので、求めている機能があるか確認してみましょう。
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内報の作成・共有はもちろん、社内マニュアルの作成といった企業情報の共有にも活用できる便利なツールです。
ツール内でプロジェクトを進めることにより、アクセス制限やページ閲覧者のチェックができるため、社内報共有・管理で役立つでしょう。
rakumo株式会社が提供する「rakumo ボード」は、シンプルなデザインで使いやすいのが魅力です。回覧機能によって、未読・既読の管理も効率化できます。
対象者を絞り込んで情報共有できることはもちろん、コミュニケーションサービス「Google Workspace」と連携して情報発信することで、社員によるツール導入の手間を削減できます。
株式会社Take Actionが提供する「THANKS GIFT」は、ピアボーナスと呼ばれる社内評価報酬制度をメインとしたツールであり、その中の機能のひとつに社内報の作成・共有があります。
ポップなデザインの社内報を簡単に作成できるほか、テンプレートも充実しているため、親しみやすい資料を用意でき、社員の既読率を高めやすくなるのが魅力です。
株式会社スカイアークが提供する「SOLANOWA」は、社内報のみならず動画配信やアンケートフォームを設置したり、最新投稿をいち早く伝えるプッシュ通知があったりと、機能性に優れた情報共有ツールです。
マルチデバイス対応なので外出時でも閲覧でき、社内報の中に動画ファイル・音声ファイルを添付できるため豊富な表現方法を社内報に付与できる魅力があります。
株式会社スタメンが提供する「TUNAG」は、各社員のプロフィール管理や社内報共有に優れたツールです。
ツールひとつで社内コミュニケーションや情報管理に対応できることはもちろん、サンクスメッセージを贈れるなど機能も充実しています。
紙の社内報を利用している企業は、印刷・周知コストを削減できるWeb社内報がおすすめです。しかし、Web社内報は導入するツールによって機能やコストが異なります。
運用しやすいツールを使うことで、担当者の業務効率化が図れるだけでなく、社員の会社理解も深まるでしょう。以下の記事では社内報づくりに役立つトピックスを紹介しているのでぜひご一読ください。
記事：Web社内報が読まれるために押さえておきたい！企画のネタとおすすめテンプレートをご紹介
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]]>投稿 Web社内報で使えるネタとおすすめテンプレートをご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。
]]>そこでこの記事では、社員から読んでもらえるWeb社内報作りに役立つ企画ネタと、デザインを統一できるおすすめのテンプレートについて詳しく解説します。社員が興味を持って読んでくれる社内報を作るため、ネタ選びの参考にしてください。
Web社内報を企業で共有するなら、まずは読まれやすいWeb社内報を準備する必要があります。なかでも重要なのが、以下の4つです。
Web社内報にテーマがあれば、何を書くべきなのか見えてきます。例えば「社員教育」をテーマにするなら、業務知識やQ&Aなど仕事で役立つ情報をまとめるのがよいでしょう。
また、読みやすさも重要なため、文末が「～です。～です。」のように連続しないよう注意してください。併せて、文章の途中に写真や図があると内容がイメージしやすくなります。
さらに、より高品質な社内報を作り上げたいなら、社員アンケートを取ってみるとよいでしょう。共有した社内報の面白さ、どのような内容なら読みたくなるかなどを収集できれば、改善を重ねながら魅力的なWeb社内報を作成できます。
Web社内報を作成するなら、企画ネタの準備も大切です。しかし、自分で企画ネタが思いつかないと悩んでいる人も多いでしょう。そこで、Web社内報に取り入れやすいネタを紹介します。
紹介ネタとは、人物や事業、また時事的な情報にまつわるネタのことです。企業の最新情報などリアルタイムのネタを伝えることで、社員に興味を持ってもらうきっかけを作れます。例えば次のようなネタを利用できます。
どれも話題性のある面白い内容ばかりです。読者（社員）を飽きさせないためにも、内容をローテーションしてみてください。担当者1人で作成するのではなく、社員に協力を要請しながらWeb社内報を作っていけば、資料をストックできるので担当者の負担を軽減できます。
教育ネタとは、社員の仕事に役立つ情報や社会人として持っておくべき知識にまつわるネタのことです。読むだけで勉強になるため、Web社内報をチェックする習慣を作りやすいでしょう。例えば、次のようなネタを利用してみてください。
ただし、このような情報は専門的な内容になりがちです。専門外の社員には理解できない専門用語で埋め尽くされてしまうと、社内で読む人・読まない人が分断されてしまう可能性があります。
専門知識を減らし、かみ砕いた内容にまとめると読みやすくなります。また、社内の誰もが読みやすい社内報にするため、できる限り写真や図を多めに掲載するのがおすすめです。
お店やスポットを紹介するネタは、オフィス周辺の魅力を共有することで出社時の楽しみを増やすことできます。社内報で紹介されていたお店に行ってみたり、○○さんが紹介しているなどリレー形式で紹介しあうことも面白いでしょう。
複数の事業を抱えている企業であれば、100人単位で在籍していることも少なくないでしょう。特にリモートワークなども取り入れている場合は、社員同士が何をしているのかがわかりづらくなります。そこで、社員がどんな仕事をしているのか？どんなやりがいを感じているのかなどをインタビューすることで、社員同士の連帯感や事業に対する理解を深めることができます。内容によっては採用活動などにも活用することができるでしょう。
Web社内報は、文章の読みやすさはもちろん、デザインも大切です。スタイリッシュで見やすいデザインを作成できれば、社員の目に留まるおしゃれなWeb社内報を作れます。そこで、Web社内報作成に使えるおすすめのテンプレートを3つ紹介します。
マイクロソフトOfficeテンプレートとは、ExcelやWord、PowerPointといったオフィスソフトで利用できるテンプレートがまとめられたサイトです。すでにデザインが完成したおしゃれなテンプレートを見つけられることはもちろん、社内報テンプレートも提供しています。全て無料なので、好みのテンプレートを自由に利用できるのが魅力です。
パワポンとは、マイクロソフトOfficeのPowerPoint用テンプレートを提供しているサイトです。デザインやバリエーションが豊富で、ニュースレターのテンプレートが充実しているため、手軽にWeb社内報作りに役立てることができます。
また、会員登録を行えば全てのテンプレートを無料で利用可能です。さまざまなデザインのテンプレートを試してみて、自社の社内報にぴったりなデザインを見つけてみてください。
bookmaとは、ビジネス向けのデザインテンプレートを提供しているサイトです。社内報や広報誌以外にもビジネスで利用できるテンプレートが豊富にあるため、資料のベース作りとして活用できます。
ただし、bookmaは紙媒体の社内報を対象としています。デザイン費は無料であるものの、別途印刷費用がかかります。PDFの出力には対応していませんが、100冊以上注文するとWeb用のPDFを無料でもらえるので、紙・Web両方で社内報を作成したい方は利用を検討してみてください。
Web社内報のテンプレートは便利なツールである一方、利用時に注意すべき点が3つあります。
Web社内報は社員で協力して作成する場合があるため、事前にルールを決めておかなければ、デザインがバラバラになり統一感がなくなります。カラーの変更などは問題ありませんが、抜本的な変更が行われないよう事前にルールを決めておきましょう。
またWeb社内報には、社員が読みやすいような見出し付けが必要です。見出しは目次の代わりとして役立つので、テンポよく読んでもらうのに役立ちます。社員が読みたくなる工夫として、キャッチコピーを記載するのもよいでしょう。読者の興味を引くキャッチコピーを添えられれば、閲覧されやすい社内報が完成します。
Web社内報の企画ネタに困っているなら、紹介ネタ・教育ネタを活用することで充実した情報を準備できます。また、Web上で提供されている社内報のテンプレートを活用すると効率よく社内報を作成できるでしょう。
Web社内報の作成を効率化したいなら、ITreviewで気になる製品を比較してみましょう。実際に利用した人のレビューや評価も掲載しているので、ぜひ参考にしてください。
投稿 Web社内報で使えるネタとおすすめテンプレートをご紹介 は ITreview Labo に最初に表示されました。
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