自社の要件を検討してから比較サイトを使用する場合、以下7つの情報をそろえるとSaaS導入がスムーズになります。

• 目的と達成したいゴール
• 対象業務・利用シーン
• 想定ユーザー・利用人数・利用部門
• 予算感（初期費用・月額）
• 必須機能とあれば良い機能
• スケジュールや制約条件
• 比較時に重視する軸

目的と達成したいゴール

まずは、SaaSを導入する目的と、それによって達成したいゴールを明確にします。目的と達成したいゴールが曖昧なままだと、SaaSの比較基準がぶれ、自社にとって必要なサービスを選べなくなる可能性があります。

また、SaaS導入による成果をどのように測定するかを考えておくことも大切です。導入前後の違いが分からないと、適切なSaaSを導入できたかどうかを判断できなくなります。

対象業務・利用シーン

比較するツール・サービスはどの業務・シーンで使用するものなのかを定義します。SaaSはさまざまな業務に導入できますが、一例として以下のような業務領域が挙げられます。

• 人事・労務
• 財務・会計
• 営業支援
• データ管理
• コミュニケーション促進

また、SaaSを既存のワークフローのどこに組み込むかも検討しましょう。場合によっては、ワークフローそのものの見直しが必要になることもあります。

想定ユーザー・利用人数・利用部門

SaaSの利用を想定しているユーザーの属性や、利用人数、利用部門をそれぞれ明確にしましょう。特にITツールを日常的に使わない
部門でSaaSを利用する場合、使いやすさや充実したサポート体制が求められます。

また、SaaSの中は利用人数によって料金体系やプランが決まるものもあります。サービスやツールによっては最低利用人数が決まっている場合もあるため、何人が同時にアクセスするのか、どのくらいのアカウント数が必要なのかを定義しておきましょう。

さらに、社内のみで使用するのか、社外の人間とのコミュニケーションツールとしても活用するのかなど、利用範囲も決定しておきます。

予算感（初期費用・月額）

SaaSの費用は一般的に初期導入費と毎月かかる月額費の2つで構成されているケースが多いです。予算オーバーにならないよう、それぞれの上限をあらかじめ決めてから比較サイトを利用しましょう。

また、コスト面で何を重視するかも重要なポイントです。初期導入費が高くても、ランニングコストが安ければ長期的に見てコストパフォーマンスが高くなる場合もあります。逆に、初期導入費が無料または安価でも、月額費が高ければ長く使うほどコストがかさむ傾向があるため、要注意です。

具体的な総コストは、契約期間や利用人数によっても左右されます。初期費用とともに月額費やオプション費用なども含めて試算すると判断しやすくなるでしょう。

必須機能とあれば良い機能

「これがないと業務に支障が出る」という必須機能は最低でも要件定義に盛り込む必要があります。

必要な機能はSaaSを導入する目的やゴールに基づいて決めましょう。目的と必須機能の組み合わせの代表例は、以下の通りです。

• 顧客管理の効率化：顧客情報の一元管理機能、分析機能
• 勤怠管理の効率化：打刻機能、シフト管理機能
• コミュニケーションの促進：チャット、Web会議システム、情報共有、スケジュール管理機能

併せて「これがあれば優先的に検討する」というあれば良い機能（または歓迎要件）も決めておくと、必須機能だけで絞りきれない場合の判断基準になります。

スケジュールや制約条件

SaaSを導入する時期やスケジュール、導入に当たって考慮しなければならない制約条件を定義します。

SaaSはサーバーなどインフラ構築が不要な分、オンプレミスに比べると短期間で導入できるケースが多いようです。ただし、サービスの種類や導入範囲、設定範囲、外部サービスとの連携によっては数カ月以上の期間が必要になることもあります。なるべく短期間で導入したい場合は、導入支援サービスがあるSaaSを選ぶなどの工夫をしましょう。

また、既存システムとの連携やセキュリティ要件（IP制限）など、導入時の制約条件について確認しておくことも大切です。

比較時に重視する軸

SaaSを比較する際、重視する軸や優先する項目を決めておくと判断に迷いにくくなります。

重視するポイントは企業によって異なりますが、代表的な例として以下のような基準が挙げられます。

• 使いやすさ
• 機能性
• スケーラビリティ
• セキュリティ
• サポート体制
• コスト
• 既存システムとの連携性

スケーラビリティとは、事業規模の拡大に伴ってユーザー数や利用データ量が増えた場合に、問題なく対応できるかどうかを示す拡張性のことです。

上記はいずれも重要なポイントばかりですが、あれもこれもと欲張ると選択肢が狭まるため、それぞれの重要度や優先度を決めておくと良いでしょう。

比較サイトを利用する際は自社が求める要件をあらかじめ決めておこう

SaaS導入に当たって比較サイトを利用するのなら、目的や達成したいゴールを設定した上で、対象業務や想定されるユーザー、予算、必要な機能、スケジュールなどの条件を定義しておく必要があります。

全てのニーズを満たすSaaSを見つけるのは難しいため、比較時に「これだけは重視したい」という項目を決めておくと、比較サイトで見るべきポイントが明確になり、自社に合うSaaSをスムーズに選定できるでしょう。