【2025年】スキャン代行サービスのおすすめ22社をユーザーレビューで徹底比較！

スキャン代行サービスの基礎知識

スキャン代行サービスとは、紙媒体を高精度なデジタルデータへ変換するサービスのことです。紙の書類、契約書、設計図、名刺、雑誌、書籍などをスキャンし、PDFやJPEGといった形式でデジタル化することで、管理や検索、共有が容易になります。

大量の紙資料をスピーディーかつ安全に電子化できる点が最大の利点です。紙媒体の保管スペース削減や業務効率化を目的として、多くの企業や官公庁、教育機関などで導入が進められています。具体的な活用事例としては、法律事務所における契約書のバックアップ、建設会社における図面の電子管理、出版社による過去雑誌アーカイブの電子配信などが挙げられます。

スキャン代行サービスの定義
・請求書・契約書といった紙のビジネス書類をスキャンし、データ化する業務を代行するサービスプロバイダー

スキャン代行サービスの提供メニュー一覧

基本メニュー

スキャン代行サービスの比較ポイント

①：対応している原稿の種類とサイズ

②：スキャン解像度と画質のクオリティ

③：OCRやデータ加工の有無

④：情報セキュリティ体制の有無

⑤：納品形式と柔軟性

スキャン代行サービスの選び方

①：自社の解決したい課題を整理する

②：必要な機能や選定基準を定義する

③：定義した機能から製品を絞り込む

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

スキャン代行サービスの価格・料金相場

書類・書籍スキャンの価格・料金相場

図面・大判資料スキャンの価格・料金相場

スキャン代行サービスの導入メリット

業務効率と検索性の大幅向上

保管コストや紙文書スペースの削減

DX・ペーパーレス化の推進

スキャン代行サービスの導入デメリット

機密情報漏洩のリスク

原本の損傷や紛失リスク

依頼〜納品までに時間を要する

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイント

原本の返却可否と保管方法

料金体系の内訳と追加費用

業者の作業実績と信頼性

スキャン代行サービスの最新トレンド

AI OCRによる自動分類・読み取り

クラウド連携によるデータ即時活用

裁断不要・非破壊スキャン技術の普及

セキュアスキャン施設の整備

マイナンバー・法令対応スキャン需要の増加

スキャン代行サービスの提供メニュー一覧

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基本メニュー

メニュー	解説
書類スキャニングデータ化の代行	請求書や契約書などの紙の書類をスキャンし、データ化する作業を代行する。
スキャンした書類の保管と廃棄	デジタル化した書類を倉庫で保管してくれるサービスプロバイダーもある。廃棄の依頼もでき、厳格なプロセスに従って物理的に廃棄し、情報漏えいのリスクを軽減する。

スキャン代行サービスの比較ポイント

スキャン代行サービスの比較ポイント

• ①：対応している原稿の種類とサイズ
• ②：スキャン解像度と画質のクオリティ
• ③：OCRやデータ加工の有無
• ④：情報セキュリティ体制の有無
• ⑤：納品形式と柔軟性

①：対応している原稿の種類とサイズ

スキャン代行サービスの比較ポイントの1つ目としては「対応している原稿の種類とサイズ」というものが挙げられます。スキャン可能な紙媒体の種類が限られている場合、ニーズに応じた対応ができない可能性があるため、最初に確認すべき重要なポイントです。

例えば、A4サイズの書類やB4の新聞記事、小型の名刺、A0サイズの建築図面、さらに和綴じの古書など、取り扱える紙媒体の範囲はサービスによって大きく異なります。特殊な紙素材や劣化した資料にも対応しているかどうかをチェックしないと、スキャンできずに再依頼が必要になるケースもあります。

②：スキャン解像度と画質のクオリティ

スキャン代行サービスの比較ポイントの2つ目としては「スキャン解像度と画質のクオリティ」というものが挙げられます。解像度が低いと、デジタルデータとして活用しにくくなる可能性があるため、画質は業務品質に直結します。

たとえば、文字の細かい資料や図面をスキャンする場合、300dpi以上の高解像度が求められます。美術書籍や写真集などでは600dpiや1200dpiが必要になることもあります。サービスによっては、スキャン精度にばらつきがあるため、事前に画質サンプルを確認したり、試験スキャンを依頼することが有効です。

③：OCRやデータ加工の有無

スキャン代行サービスの比較ポイントの3つ目としては「OCRやデータ加工の有無」というものが挙げられます。スキャン後の活用を考えた際、文字情報を検索可能にするOCR（文字認識）や、インデックス付け、タグ付けなどの加工機能は業務効率に大きな影響を与えます。

OCR付きのPDFで納品されれば、後から文書検索が可能となり、業務効率が飛躍的に向上します。加えて、フォルダ分けやファイル名のルール付けなどの整理整頓がオプションとして提供されているかも比較のポイントです。

④：情報セキュリティ体制の有無

スキャン代行サービスの比較ポイントの4つ目としては「情報セキュリティ体制の有無」というものが挙げられます。スキャン対象となる資料には、個人情報や機密情報が含まれる可能性があるため、厳格なセキュリティ対策が施されているかどうかは非常に重要です。

たとえば、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得している企業であれば、一定の安全性が担保されていると判断できます。加えて、社内での作業体制（社外委託なし）や原本管理、データの暗号化納品などが整備されているかも確認すべきポイントです。

⑤：納品形式と柔軟性

スキャン代行サービスの比較ポイントの5つ目としては「納品形式と柔軟性」というものが挙げられます。PDF、TIFF、JPEGなど、希望するファイル形式で納品してもらえるかどうかは、活用範囲に直結するため見逃せません。

さらに、納品方法もクラウドストレージ、DVD、USB、SFTPなど、セキュリティや利便性に合わせて選べることが望ましいです。希望に応じたカスタマイズ対応の有無や、急ぎの案件への柔軟な納期対応力も比較する上での重要な評価軸です。

スキャン代行サービスの選び方

スキャン代行サービスの選び方

• ①：自社の解決したい課題を整理する
• ②：必要な機能や選定基準を定義する
• ③：定義した機能から製品を絞り込む
• ④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ
• ⑤：無料トライアルで使用感を確認する

①：自社の解決したい課題を整理する

スキャン代行サービスの選び方の1つ目のステップとしては「自社の解決したい課題を整理する」というものが挙げられます。紙資料のデジタル化が目的でも、その背景には業務効率化、保存コスト削減、DX推進など多様なニーズがあります。

例えば、紙の契約書を電子化してクラウドで検索可能にしたいのか、過去の設計図をCAD連携用に高画質スキャンしたいのかによって、必要なスキャン精度や対応形式は大きく異なります。まずは、何を解決したいのかを明確にし、それに応じたスキャン要件を整理することが適切な選定の出発点です。

②：必要な機能や選定基準を定義する

スキャン代行サービスの選び方の2つ目のステップとしては「必要な機能や選定基準を定義する」というものが挙げられます。どのような紙媒体を、どの解像度で、どのような形式で受け取りたいのかを具体的に定義することで、ミスマッチを防ぐことができます。

OCR付きPDFが必須なのか、納品データの階層構造や命名ルールがあるのか、また、セキュリティの観点で社内スキャンのみ受け入れ可能かなど、要件を一覧化することで、サービス比較がスムーズになります。

③：定義した機能から製品を絞り込む

スキャン代行サービスの選び方の3つ目のステップとしては「定義した機能から製品を絞り込む」というものが挙げられます。前のステップで洗い出した選定基準をもとに、候補となるサービスをピックアップしていきます。

例えば、「A3図面・600dpi・OCR・PDF形式・クラウド納品」が必要な場合、これら全てに対応しているサービスを抽出し、料金や対応スピードなど二次比較へと進めることができます。要件に優先順位をつけることで、現実的な選定がしやすくなります。

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

スキャン代行サービスの選び方の4つ目のステップとしては「レビューや事例を参考に製品を選ぶ」というものが挙げられます。実際に利用している企業の声を確認することで、サービスの実力や対応品質を把握できます。

特に業界別事例が参考になります。例えば医療業界でのカルテ電子化、大学での研究資料スキャン、大手メーカーでの図面管理など、自社と近い業種での活用事例を確認することで、導入後の運用イメージが明確になります。

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

スキャン代行サービスの選び方の5つ目のステップとしては「無料トライアルで使用感を確認する」というものが挙げられます。多くの業者では、少量の資料を試験的にスキャンしてもらえる「お試しサービス」を提供しています。

このトライアルを活用すれば、画質、納品形式、対応スピード、サポート品質などを実際に確かめたうえで判断できます。とくに初めてスキャン代行を利用する場合には、トライアルを経ることで安心感を持って導入が可能です。

スキャン代行サービスの価格・料金相場

スキャン代行サービスの料金体系は、「原稿1枚あたりの単価」や「ページ数・サイズ・オプション」によって大きく異なるのが特徴です。以下に代表的なサービスの価格帯と特徴をまとめます。

サービス種別	価格帯（目安）	特徴
書類・書籍スキャン	10円〜50円/ページ	裁断有無、白黒・カラー、解像度で単価が変動
図面スキャン	100円〜300円/枚	A1〜A0など大判対応。精度重視
OCR処理追加	5円〜20円/ページ	日本語・英語対応が多く、検索性向上に寄与
納品形式加工	0〜5,000円/1案件	フォルダ分け、タグ付け、DVD納品など柔軟な対応

書類・書籍スキャンの価格・料金相場

書類や書籍スキャンの価格相場としては1ページあたり10円〜50円程度が一般的です。これは裁断の有無や白黒・カラーの選択、解像度（200dpi～600dpi）などによって細かく価格が変動します。

例えば、社内資料の電子化を目的とした白黒200dpiのスキャンであれば10円前後で対応可能ですが、カラーカタログを300dpi以上で保存したい場合には30円〜50円程度が想定されます。冊子のまま非裁断スキャンを依頼する場合は、専用機器での作業となるため、1ページあたりの単価が高くなる傾向があります。

図面・大判資料スキャンの価格・料金相場

図面や設計書などの大判スキャンでは、1枚あたり100円〜300円が一般的な相場となります。A2・A1・A0といったサイズに対応するためには専用のスキャナが必要となるため、通常の書類スキャンよりも高単価となります。

加えて、建築・土木・機械系の業界では精度が重視されるため、解像度や色再現性への要求も高くなります。保存形式もTIFFや高解像度PDFなど、CAD連携を考慮した仕様が求められるケースが多いです。

スキャン代行サービスの導入メリット

スキャン代行サービスの導入メリット

• 業務効率と検索性の大幅向上
• 保管コストや紙文書スペースの削減
• DX・ペーパーレス化の推進

業務効率と検索性の大幅向上

スキャン代行サービスのメリットの1つ目としては「業務効率と検索性の大幅向上」という点が挙げられます。スキャンと同時にOCR処理を行うことで、デジタルデータ内の文字情報を検索可能にできるため、情報の探しやすさが劇的に向上します。

具体的には、これまで書庫に行き探していた書類を、PCからキーワードで即検索・閲覧できるようになります。これにより、対応スピードの向上や問い合わせ対応の効率化が実現できます。

保管コストや紙文書スペースの削減

スキャン代行サービスのメリットの2つ目としては「保管コストや紙文書スペースの削減」が挙げられます。大量の紙資料を保管するには、保管棚や倉庫の契約費、管理業務の手間がかかります。

スキャンしてデジタルデータとして保管すれば、サーバやクラウドストレージに保存するだけで済み、年間数十万円単位で保管コストを削減する事例も存在します。特にオフィスの省スペース化を進めたい企業にとっては大きなメリットです。

DX・ペーパーレス化の推進

スキャン代行サービスのメリットの3つ目としては「DX・ペーパーレス化の推進」というものが挙げられます。紙文化が根強い業界においても、デジタル文書の導入は避けられない流れとなっており、業務全体のデジタルトランスフォーメーションを加速させます。

たとえば、社内稟議書や申請書をスキャンして電子ワークフローに取り込むことで、ハンコ文化から脱却し、テレワーク対応や遠隔業務が可能になります。

スキャン代行サービスの導入デメリット

スキャン代行サービスの導入デメリット

• 機密情報漏洩のリスク
• 原本の損傷や紛失リスク
• 依頼〜納品までに時間を要する

機密情報漏洩のリスク

スキャン代行サービスのデメリットの1つ目としては「機密情報漏洩のリスク」という点が挙げられます。スキャン対象となる書類には、契約書、設計図、個人情報など重要なデータが含まれていることが多く、外部業者へ委託することによるセキュリティリスクは否定できません。

このリスクに対処するには、セキュリティ体制が明確で信頼できる業者を選定することが求められます。非開示契約（NDA）を締結するのも一般的です。

原本の損傷や紛失リスク

スキャン代行サービスのデメリットの2つ目としては「原本の損傷や紛失リスク」が挙げられます。特に古い書籍や経年劣化した紙資料では、裁断や搬送時に破損する可能性があります。

また、外部業者への輸送中に紛失するケースも考慮すべきです。重要原本は返却前提で対応可否を確認するほか、事前の保険加入やトラッキング管理も対策の一環となります。

依頼〜納品までに時間を要する

スキャン代行サービスのデメリットの3つ目としては「依頼〜納品までに時間を要する」という点です。大量の原稿や高精度スキャン、加工オプションを依頼すると、納期が1週間〜1ヶ月以上かかることもあり、すぐにデータが必要な場合には向いていない可能性があります。

納期遅延を防ぐためには、事前にスケジュールを明確に提示してくれる業者を選定することが重要です。

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイント

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイント

• 原本の返却可否と保管方法
• 料金体系の内訳と追加費用
• 業者の作業実績と信頼性

原本の返却可否と保管方法

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイントの1つ目としては「原本の返却可否と保管方法」というものが挙げられます。一部の業者では、原本の裁断が前提となっており、裁断後の返却が不可となる場合もあるため注意が必要です。

また、長期間の保管を希望する場合は、保管費用や管理方法について明確にしておくことが求められます。機密性の高い原本であれば、専用保管室の有無などもチェック項目となります。

料金体系の内訳と追加費用

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイントの2つ目としては「料金体系の内訳と追加費用」です。基本料金のほかに、OCR処理、データ分割、ラベル付けなどのオプション料金が発生するケースも多いため、見積もり時に明細をしっかり確認する必要があります。

また、緊急対応や再スキャン時の再請求条件なども事前に把握しておかないと、後から予想外のコストが発生するリスクがあります。

業者の作業実績と信頼性

スキャン代行サービスの導入で注意すべきポイントの3つ目としては「業者の作業実績と信頼性」です。特に数万ページに及ぶような大規模案件では、過去の実績が豊富で、納期や品質に対する評価が高い業者を選ぶことが重要です。

口コミサイトや導入企業の声、業種別の実績紹介などを通じて、信頼性の高い業者を選定しましょう。

スキャン代行サービスの最新トレンド

スキャン代行サービスの最新トレンド

• AI OCRによる自動分類・読み取り
• クラウド連携によるデータ即時活用
• 裁断不要・非破壊スキャン技術の普及
• セキュアスキャン施設の整備
• マイナンバー・法令対応スキャン需要の増加

AI OCRによる自動分類・読み取り

スキャン代行サービスの最新トレンドの1つ目としては「AI OCRによる自動分類・読み取り」というものが挙げられます。従来のOCRでは精度に限界がありましたが、AI OCRを活用することで、手書き文字や非定型帳票も高精度に読み取り可能となっています。

さらに、AIが自動で文書をカテゴリごとに分類・ラベリングする機能も登場し、社内システムとの連携性も強化されています。

クラウド連携によるデータ即時活用

スキャン代行サービスの最新トレンドの2つ目としては「クラウド連携によるデータ即時活用」です。デジタル化された資料を、そのままBoxやGoogle Drive、SharePointなどにアップロードする連携サービスが普及しています。

これにより、スキャン→格納→共有までの時間が大幅に短縮され、テレワーク時代の業務環境に適した運用が可能になります。

裁断不要・非破壊スキャン技術の普及

スキャン代行サービスの最新トレンドの3つ目としては「裁断不要・非破壊スキャン技術の普及」です。製本書籍や重要資料を切らずにスキャンできる「非破壊スキャン」の需要が高まっており、専用機材の導入が進んでいます。

特に教育機関や図書館、法務関係では、原本を保全しながらデジタル化したいというニーズが顕著です。

セキュアスキャン施設の整備

スキャン代行サービスの最新トレンドの4つ目としては「セキュアスキャン施設の整備」です。情報漏洩への懸念から、監視カメラ付き・スマホ持ち込み禁止のスキャン専用ルームを設置している業者も登場しています。

セキュリティを最優先する業界（金融・医療・官公庁など）に向けた対応強化が今後さらに進むと考えられます。

マイナンバー・法令対応スキャン需要の増加

スキャン代行サービスの最新トレンドの5つ目としては「マイナンバー・法令対応スキャン需要の増加」です。法改正やマイナンバー対応によって、一定期間の保管義務がある文書を電子保存する需要が拡大しています。

これに対応するため、電子帳簿保存法やe-文書法に準拠したスキャンオプションを提供する代行業者が増えています。