【2025年】スキャン代行サービスのおすすめ22社をユーザーレビューで徹底比較！

スキャン代行サービスの基礎知識

スキャン代行サービスとは、請求書・契約書といった紙のビジネス書類をスキャンし、データ化する業務を代行するサービスプロバイダーを指します。

膨大な資料の場合、大量の書類をスキャンする場合、設備が整っていない場合、効率が悪くなってしまい、コストがかかってしまいます。

これを代行することにより、作業を効率化し、コスト削減につなげることが可能です。またスキャンすると同時に、データの分類をしてくれるため、必要なデータを瞬時に取り出すことが可能となります。

スキャン代行サービスの定義
・請求書・契約書といった紙のビジネス書類をスキャンし、データ化する業務を代行するサービスプロバイダー

スキャン代行サービスの提供メニュー一覧

基本メニュー

スキャン代行サービスの導入メリット

業務効率の向上

管理コストを削減できる

スムーズな情報の検索・アクセスが可能

セキュリティの強化につながる

スキャン代行サービスの提供メニュー一覧

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基本メニュー

メニュー	解説
書類スキャニングデータ化の代行	請求書や契約書などの紙の書類をスキャンし、データ化する作業を代行する。
スキャンした書類の保管と廃棄	デジタル化した書類を倉庫で保管してくれるサービスプロバイダーもある。廃棄の依頼もでき、厳格なプロセスに従って物理的に廃棄し、情報漏えいのリスクを軽減する。

スキャン代行サービスの導入メリット

業務効率の向上

紙文書を電子化する作業は、単なるスキャン作業にとどまらず、分類やOCR処理といった手間のかかる工程が要です。これを自社で行う場合、専用の機器や熟練スタッフが必要となり、貴重なリソースを圧迫してしまう可能性があります。

スキャン代行サービスを利用すれば、これらの作業を外部に委託することで、社内リソースを有効活用し、業務効率の向上が期待できます。

管理コストを削減できる

紙文書を管理するには、保管スペースの確保、輸送費の発生、管理人件費の負担など、多くのコストがかかります。加えて、文書が増加するにつれて、倉庫の拡張や新たな収納設備の導入が必要になるケースも少なくありません。

しかし、スキャン代行サービスを利用すれば、文書を電子データとして保存できます。そのため、物理的な保管スペースが不要となり、倉庫の維持費や管理コストを削減できるだけでなく、社内スペースを有効活用できるようになります。

スムーズな情報の検索・アクセスが可能

膨大な紙文書の中から必要な情報を探し出す作業には、多大な時間を要します。しかし、スキャン代行サービスによって電子化された文書は、OCR技術によってテキスト化されるため、キーワード検索が可能です。これにより、必要な情報を瞬時に探し出だせるようになります。

また、文書をデジタルデータとして管理することで、アクセス性が向上し、場所や時間を選ばずに必要な情報にアクセスできる点もメリットです。

セキュリティの強化につながる

紙文書は、火災や水害、盗難といったリスクに常に晒されています。貴重な資料が一瞬にして失われてしまう可能性もあるでしょう。

一方、電子化されたデータは、暗号化やアクセス権限の設定が可能になるため、機密性の高い情報も安全に管理できます。また、データをクラウド上に保存することで、バックアップ体制を構築することができ、災害時でもデータの迅速な復元が可能です。