設備保全管理システムを選定する際は、機能やコスト面だけでなく、運用のしやすさや将来性に関わる要素を押さえることが大切です。具体的には以下9つの要素を考慮して選定することを心がけましょう。
- 現場の操作性やフィット感
- システムの拡張性・柔軟性
- 既存システムとの連携
- モバイル対応
- データ分析・可視化機能
- セキュリティ・権限管理
- サポート体制・ベンダーの信頼性
- トータルコスト
- 導入実績
目次
現場の操作性やフィット感
現場へスムーズに浸透させるには以下2つの要素をチェックしましょう。
- 現場担当者が直感的に使えるか
- 記録や報告の手間が削減されるか
直感的に操作できない複雑なUIを採用しているシステムは、現場に普及するまでかなりの手間と時間を要します。
ITreviewでも「多機能ゆえに初期の操作習熟に時間がかかる」など、使い勝手に不満を覚えているレビューが見受けられます。
初めてシステムを利用する人や、パソコンが不慣れな方でも直感的に操作できるものを選ぶことが大切です。
また、システムの導入によって本当に記録や報告の手間が削減されるかどうかも検討しておく必要があります。ツールはあくまで手段であり、導入そのものがゴールではないことに留意しましょう。
現場の修理依頼を一元管理し、部品在庫も把握できる保全システム
システムの拡張性・柔軟性
自社の業務によりフィットするシステムを選ぶためには、システムの拡張性や柔軟性に長けているかどうかも重要なポイントです。具体的には以下2つのポイントを確認しましょう。
- 項目や帳票のカスタマイズが可能か
- ワークフロー（承認フローなど）の変更ができるか
カスタマイズ性の低いシステムを選ぶと使い勝手に不満を抱く社員が増え、システムの利用率が低下する原因となります。
また、将来事業を拡大した場合に備え、拡張性の高さや新たな機能の追加が可能かどうかもチェックしておくと良いでしょう。
既存システムとの連携
既存の業務システムやITインフラと連携できるかどうかも重要なポイントの一つです。具体的には以下2つのポイントの確認が必要です。
- APIの有無
- CSV/Excelインポート・エクスポート
APIがあればソフトウェア同士を連携しやすい傾向があるため、現場への導入が楽になるでしょう。
また、Excelなどの表計算ソフトを利用している場合は、CSVのインポート・エクスポート機能があるものを選んだほうがデータの移行や連携がスムーズに進みます。
モバイル対応
スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器に対応しているシステムを導入したいのなら、以下の要素をチェックしましょう。
- 現場で点検項目を入力できるか
- 写真を撮影・添付、故障報告ができるか
モバイル機器から直接点検項目を入力できるシステムなら、紙書類からシステムへの転写が不要になるため、業務効率化につながります。
また、モバイル機器で撮影した写真や動画を添付できる機能があれば、故障や不具合があったときの報告もスムーズになり、いち早くトラブル対応できるでしょう。
データ分析・可視化機能
蓄積したデータを分析・可視化する機能が備わっていれば、予防保全の判断材料として活用できるようになり、将来的には予知保全の検討につながる可能性もあります。具体的には以下2つの機能の有無を確認しておきましょう。
- ダッシュボード機能の有無
- データ分析機能の有無
それぞれの機能の有無だけでなく、ダッシュボードは見やすいデザインになっているか、必要な情報が集約されているか、データ分析機能は充実しているかなどもチェックしましょう。
セキュリティ・権限管理
データを安全に通信・保管できるセキュリティ性の高いシステムを選びたいのなら、以下の点に着目しましょう。
- データ暗号化、アクセス権限管理ができるか
- ログ管理や監査証跡の充実度は問題ないか
データは通信しているときだけでなく、保管時にも暗号化できるものを選んだほうが安心です。
また、重要なデータを閲覧・管理できるユーザーを最小限に留めるために、アクセス権限を細かく設定できるシステムを選ぶと良いでしょう。
さらに、ログ管理機能や監査証跡機能の充実度もシステム比較ポイントの一つです。詳細なログ情報を自動的に保存できる機能が備わっていれば、トラブル発生時の原因究明や、監査官からの要求への対応も進めやすくなります。
他にも、IP制限や多要素認証、権限の細分化、操作ログの保存期間、第三者認証の取得状況などをチェックすると、セキュリティ性の高さを判断する材料になります。
サポート体制・ベンダーの信頼性
スムーズかつ安定したシステムの運用を目指すなら、以下2つの要素を確認し、サポート体制やベンダーの信頼性を見極めましょう。
- 導入後のサポート品質
- トレーニングやマニュアルの充実度
ベンダーによってはシステム導入後、運用トレーニングを実施したり、課題解決のためのコンサルティングを請け負ったりしてくれるところもあります。サポートが手厚いところほど、システムの導入および運用をスムーズに進めやすくなるでしょう。
特に設備保全管理システムを初めて導入する場合は、サポートやマニュアルが充実しているところを選ぶのがおすすめです。海外ベンダーの場合は日本語でのサポートが可能かどうかも確認しておいたほうが良いでしょう。
トータルコスト
設備保全管理システムを無理なく運用するには、トータルコストと予算のバランスが取れてどうかも重要なポイントになります。具体的な判断基準は以下2つです。
- 初期費用や運用費用が予算に合っているか
- ユーザー数課金か、設備数課金か
クラウド型の場合、オンプレミス型に比べると初期費用は少なめですが、毎月一定の利用料金が発生します。また、システムによっては初期設定費や導入支援費、データ移行費、トレーニング費などが別途掛かる場合もあります。
料金体系はベンダーによって異なり、ユーザー数に応じて決まるものもあれば、設備数に応じて定められているものもあります。
オンプレミス型ならベンダーに支払う利用料金が発生しないケースが多いですが、初期導入費が割高になるため注意が必要です。また、保守・運用コストが別途発生する可能性がある点にも留意しなければなりません。まずはシステムの導入・運用の目的や予算を決めた上で、ニーズや予算に合ったシステムを絞り込んでいくと良いでしょう。
導入実績
自社と同じ業種に利用された実績が豊富なシステムなら、業務要件に適合しやすい可能性があります。導入実績はベンダーのWebサイトなどに掲載されているので、検討前に下調べしておきましょう。
併せて導入事例やレビューをチェックすれば、システムを利用することでどのようなメリットを得られるか、どういったシーンで活用できるかなどの参考になります。
例えばITreviewには「設備の修理履歴や修理依頼の進捗状況をチーム全員が情報共有できるので、確認作業や引継ぎがスムーズにできるようになった」「属人的なEXCEL管理が解消され、ペーパーレス化・電子承認が進んだ」など、一定の成果を得られた実例が掲載されています。
使いやすさや安全性、コストなどを確認して設備保全管理システムを選ぼう
設備保全管理システムを選ぶときは、現場の操作性やフィット感、システムの拡張性・柔軟性、既存システムとの連携のしやすさなどの要素を比較しましょう。
また、情報漏えいリスクに備え、データ暗号化やアクセス権限管理などのセキュリティ面も比較する必要があります。さらに、導入後も安定して稼働できるよう、高い費用対効果を期待できるか、ベンダーから手厚いサポートを得られるかも考慮することが大切です。
