出張先によっては治安が不安定だったり、トラブルに巻き込まれたりする場合もあり、安否確認を行える環境が整っていると安心です。

そこでこの記事では、「海外出張においてなぜ出張管理システムが大切なのか？」を、政府統計を参考にしながらご紹介します。

海外出張でも使えるビジネストラベルマネジメントとは？

トラベルマネジメントシステム（出張管理システム）とは、出張時の航空券・新幹線チケット、宿泊先などの手配をシステム上で行えるサービスです。「BTM（Business Travel Management）」と略称で呼ばれることもあります。

出張者自身がチケットやホテルの手配を行う従来のスタイルとは違い、出張管理システムを導入することで出張手配を効率化したり、出張手配のプロセスを標準化したりできるメリットがあります。また、出張経費の管理まで行えるなど、出張に関わるさまざまな業務をシステム上で完結することができます。

海外出張システムの詳しいメリットについては、出張経費の管理を楽に。経理担当者もうれしい出張管理システムのメリットをご一読ください。

海外でのトラブルは年々増加傾向にある

国内出張と海外出張の大きな違いは、国の情勢が異なる点です。

言語、文化、商習慣に慣れ親しんだ国内出張とは違い、海外出張では言語や文化の違いなどからさまざまなトラブルに巻き込まれる可能性があります。外務省領事局海外法人安全課が公表しているデータによると、2020年までは日本人が関連した海外でのトラブルが増加傾向にありました。

2020年はコロナ禍により海外渡航者が減少したものの件数としては増加しています。海外出張者が増えれば、トラブルに巻き込まれる可能性も高まるでしょう。

海外出張や長期出張でよくあるトラブル

海外出張や長期出張でのトラブルは、どんなケースがあるのでしょうか？ここでは代表的な4つのトラブルをご紹介します。

・貴重品や書類が入った鞄を窃盗された

日本と海外では治安に対する考え方そのものが異なります。日本と同じ感覚で行動していると貴重品や書類が入った鞄を窃盗されることがよくあります。

たとえば国内ではふと立ち寄ったカフェで鞄を置いたまま席を立っても、窃盗されることは滅多にありませんが、海外では少し目を離せば窃盗される可能性があります。治安が比較的良い地域であっても、少しの油断によって窃盗されることがあるので注意しましょう。

・クレジットカード情報をスキミングされた

海外では、日本であまり見られない「スキミング」という犯罪手段が横行しています。接触型、あるいは非接触型の機器を用いてクレジットカード情報を盗み取るものです。

クレジットカードの磁気に記録されている情報を盗み取られると、クレジットカードを不正利用される可能性があります。

・タクシー運転手に脅された・金銭を取られた

治安の悪い地域では、タクシー運転手に金銭を騙し取られる可能性があるので注意しましょう。悪質な犯行の場合、タクシー運転手と犯罪集団が手を組み、乗客を人気のないところに連れ込んで金品などを強奪するという事件も起きています。

・食が合わず体調を崩してしまった

窃盗や強盗、情報搾取などだけでなく、「食が合わずに体調を崩してしまった」というトラブルに見舞われることもあります。食材や水質が合わず、体調を崩すと急性胃炎などによって身動きできないほど苦しい思いをするケースも少なくありません。

安否確認が行える出張管理システムがおすすめ

上記でご紹介したように、海外出張や長期出張ではさまざまなトラブルが想定されます。そこで、社員の健康状態や安全を知るためにおすすめなのが出張管理システムです。

出張管理システムによっては、社員の安否確認が行えるようにメッセージのやり取りや業務進捗などをシステム上で管理できる機能が備わっています。出張管理システムを導入すれば、海外出張で遠隔地にいる社員の安否確認を日々行うことができ、トラブルに巻き込まれていないかどうかを常にチェックできます。

安否確認は海外出張時だけでなく、日本国内における災害時などにも欠かせない業務です。したがって、出張管理システムを検討されるなら、安否確認機能が備わっているものがおすすめです。

出張管理システムで海外出張に備えましょう

ビジネスのグローバル化が進むにつれて、より多くの日本人社員が海外出張に飛び立っていくことでしょう。貴社ではその際の、安否確認の仕組みをつくれているでしょうか？「安否確認の仕組みがない」ということであれば、安否確認機能が備わった出張管理システムの導入をおすすめします。

安否確認に限らず出張費用の適正化や、出張管理の効率化といったメリットもあるので、国内出張・海外出張が多い企業では是非ともご検討ください。

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メリット１：システム上で航空券の購入や宿泊予約ができる

出張の準備にあたって、航空券や宿泊を別々のサイトから予約することを繰り返していませんか。これでは、より安く購入できる機会を見逃している可能性があります。出張手配に強い出張管理システムなら、航空券や宿泊の予約が一括で行えます。しかも、複数の予約システムから統合された情報が掲載されているため、出張者はその中から最も安い航空券やホテルを探すことができ、業務の効率化だけでなくコスト削減にも貢献してくれます。

メリット２：経費精算システムと連携できる

企業が出張時に抱える課題として多いのが、「膨大な経費精算業務」です。業務に関する移動費用は基本的に経費となるため、たった数日の出張でも領収書がそれなりの量になります。これらの事実確認や経費精算を行うのは決して楽な作業ではありません。

そこで注目したいのが、出張管理システムと経費精算システムの連携です。出張の手配をした時点で、経費申請に必要な項目が自動的に入力され、支払いまでのフローがシステム上で一括で行えます。

経理にとっても出張者にとっても大きなメリットであり、業務の負担軽減になるでしょう。

メリット３：出張業務に関する統制が取りやすい

ビジネスにおける統制とは、不正などを事前に防ぐために適正業務を確保する社内体制のことです。多くの企業に欠かせないコーポレートガバナンスの一部です。

出張業務で統制が取れていない企業は多数存在します。つまり不正が発生しやすい環境なのです。

例えばQUOカード付きの宿泊予約を行った場合、規則違反となる場合があります。なんらかの注意を受けなければ、規則を遵守している社員にとっては不満になります。不正の横行は良心的な社員のモチベーションを下げてしまう大きな原因です。

出張管理システムなら航空券や宿泊の予約もシステム上で行うため、不正を未然に防ぐ環境が整います。

メリット４：出張に関するのワークフローが標準化される

スケジュールの入力から稟議申請、予約、経費処理のほとんどをシステム上で行うことにより、出張業務のプロセスが可視化されるようになります。もし、各作業で別のシステムを使っている場合、申請一つあげるだけでも時間がかかるケースも見受けられます。ワークフローを整備することで、業務効率化が狙えるでしょう。

ワークフローの中に、外部サイトへの接続やクレジットカードの入力などを排除することで、不正が発生するリスクも軽減されます。

メリット５：出張時の安否確認にも使える

出張管理システムには、出張時の安否確認機能が備わっているものがあります。万が一、自社の社員が災害やトラブルなどに巻き込まれた場合、状況を把握しなくてはいけません。自社ですでに取り入れているかもしれませんが、災害発生時に一斉通知するタイプの場合、海外での出来事に対応しきれません。速報などで情報をキャッチした際などに、出張者にピンポイントで安否確認の連絡ができる機能があると安心です。

出張時の安否確認について詳しくは海外の長期の出張でも安心。安否確認もできる最新の出張管理システムをご覧ください。

出張管理システムなら出張経費の管理が楽々できる

出張管理システムなら出張経費の管理が楽に行えるだけでなく、経営や経理、出張者にとってさまざまなメリットがあります。ただし、すべての製品が同じ機能を備えているわけではないため、導入時は必要な機能を整理した上で、製品比較をすることが大切です。

ITreivewでは利用者のレビューや事業規模などの軸を使って、製品の比較ができます。出張に関する業務効率化をお考えならぜひ下のボタンから製品を探してみてください。

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いまや多数の企業で導入されている出張管理システムですが、その機能は多種多様です。安易に選ぶと必要な機能を備ていなかったり、余計に手間が増えたりする可能性があります。そこで、自社に最適な出張管理システム（BTM）を選ぶために、おさえておきたいポイント6選をご紹介します。

出張管理システム（BTM）の導入時に注意したい６つのポイント

ポイント1：出張者・管理者共に使用しやすいUIか

出張管理システムの導入は、管理者が進める場合が一般的でしょう。そのため、管理者にとって利用しやすいシステムを選びがちになります。しかし、出張にいく担当者にも利用しやすいかどうかは大切な観点です。

利用者にとって使いやすいかを判断する基準の1つとしてシステムのUIがあります。直感的に操作しやすいUIであれば、ITリテラシーの低い方でも操作が簡単です。また、管理者側もスムーズに出張費用などの情報を管理できるでしょう。

◆ピックアップツール：AI Travel

ATトラベルはシンプルなUI・UXを追求するBTMシステムです。出張者、管理者、経理担当者がすべてクラウド上で内容を管理でき、各種申請はもちろん、レポート作成機能も充実。プロジェクト単位での出張経費の利用状況を把握し、業務改善に役立てることもできます。

AIトラベルさんを利用させていただくことになった一番の理由は簡単に検索、予約が可能だという点です。

日程、出発地、行先を入力するだけで最適な交通手配、ホテルの提案をしてくれるだけでなく、前後の便や同じ地域のホテルの再選択も同じ画面上で提案してくれます。

システムの利便性もありますが手配後に質問や変更をしたいなどの際にチャットでほぼタイムリーに「人」が対応してくれるという点も便利です。

https://www.itreview.jp/products/aitravel/reviews/86488

ポイント2：出張のニーズに合った機能が備わっているか

多くの出張管理システムでは、宿泊先や航空券、新幹線チケットの予約が可能です。しかし、出張の内容によっては、出張先でレンタカーやWi-Fiが必要になるケースもあるでしょう。

宿泊先と交通手段の予約はできても、別で手配するモノがあっては管理の手間を省けません。出張の際に何が必要なのかを把握し、ニーズに合った機能が備わっているのか確認しましょう。

ポイント3：海外出張に対応しているか

海外への出張が多い企業であれば、海外出張に対応しているものを選びましょう。海外出張は移動距離が長いため、国内出張と比較すると経費が高額になりがちですが、システムによっては航空券や宿泊先をお得に予約できることも。さらに、海外用Wi-Fiの貸出や現地でレンタカーを利用できるオプションを備えている場合もあります。

また、海外出張では大きな事件や自然災害などのリスクも否めません。万が一の場合に備えて、安否確認ができたり、外国語対応オペレーターにつながるサービスもあります。進捗管理や位置情報の共有ができる機能もあればなお安心です。

◆ピックアップツール：J’sNAVI NEO

JTB社が提供している出張手配管理システムです。出張時の申請、チケット手配から精算までを一括管理できることを強みにしています。法人一括払いができるため、出張者が建て替えすることがないため、金銭的負担の軽減と経費の見える化に役立ってくれるでしょう。
利用者レビュー

・交通手段の手配から精算まで一括でできる

・短時間の交通費の申請も楽で、定期間の利用は自動控除してくれる

・新幹線、電車など種別問わず手配ができ、精算までワンストップで申請が可能。履歴も確認でき、承認も早く煩雑な申請事務手続きが減った。

・出張以外での短時間の移動に関して、交通費申請画面から情報を入力すれば良く、定期券にて事前に代金が削れる部分は自動で控除してくれるのも楽。

https://www.itreview.jp/products/js-navi-neo/reviews/88968

ポイント4：料金プランのマッチング

料金プランには「月額制」と「従量課金制」の2種類あります。毎月一定の出張回数がある企業にとっては「月額制」がオススメです。出張回数がまちまちな場合は、利用した分だけ支払う「従量課金制」が良いでしょう。

ポイント5：フォローアップ体制の確認

出張管理システムには、ホテルや航空券、新幹線チケットを「自身で予約する」タイプのシステムと「旅行手配スタッフに手配を依頼する」タイプの2種類が存在します。2つの特徴をおさえたうえで、自社に合ったほうを選択しましょう。

「自身で予約する」タイプは、比較的システム利用料が安く済む傾向にあります。しかし、海外出張の場合も宿泊先の予約や飛行機の手配を自ら行う必要があります。また、予約を取り消す際も自ら手続きをしなければいけません。そのため、「自身で予約する」タイプの出張管理システムは、ある程度手間がかかっても利用料を安くしたい方にオススメです。

一方で、「旅行手配スタッフに手配を依頼する」タイプの出張管理システムは、利用料が高い傾向にあります。その分、宿泊先の予約や飛行機の手配は全て代行してくれます。海外出張が多いなら、こちらのタイプの方が効率的かもしれません。

◆ピックアップツール：トラベルjp for Business

LINEWORKS上で宿泊予約を依頼できるサービスです。専門のコンシェルジュが対応してくれるため、ITリテラシーが高くない方でも使いやすいでしょう。

利用者レビュー

依頼フォームからの流れとしては、フォーム送信→希望のすり合わせ(手配希望情報の確認)→見積確認→手配完了(バウチャー受取り)という流れで、総じて非常にスムーズな対応です。手配フォームはホテル・航空券・新幹線・レンタカーに区分されていて、何を依頼するのか一目で分かります。フォーム送信後もこちらの希望に沿った希望便やホテルの情報を提示してくださり、価格帯も含め、その場で納得のいくまで調整が出来るので、安心です。

https://www.itreview.jp/products/lw-travel/reviews/77997

ポイント6：トライアル利用の可否

選んだ出張管理システムが自社に合ったシステムなのか確認したい企業は多いでしょう。自社にピッタリのシステムだと思って選んだ場合でも、「やっぱり合わなかった」なんてことも起こりえます。

そこで、本格的にシステムを導入する前に、トライアル利用ができるか確認しましょう。事前に試して使っておくことで、システムとのミスマッチが防げます。導入すると数か月～年単位での契約になる場合があるので、。

選び方が決まったら出張管理システム（BTM）を比較してみよう

出張管理システムの選び方が決まったら、複数の製品から比較をしてみましょう。比較することで、それぞれのシステムの特徴がより明確になります。

出張管理システムの比較には「ITreview Grid」がおすすめです。本記事を参考に、自社に合った出張管理システムを見つけてください。

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