経費精算のITreview Grid

 経費精算とは、交通費や出張旅費、会議費など業務を行う上で必要な費用を従業員が立て替えて支払った際に、企業の経費として精算することを指し、そのためのシステムを経費精算システムという。一般的に経費精算の業務フローは、立て替えた金額を記した精算書類を、その根拠となるレシートや領収書を添えて上長の承認を得て経理部門に申請した後、経理担当者は提出された経費精算書の金額などチェックし、振込処理を行う。経費精算ソフトはこうした一連の経費精算業務をシステムに載せ、手作業による書類作成や書類回覧の手間を削減し、会計処理の効率化を実現するツールだ。会計ソフトやERP(企業資源計画)パッケージなどに付加機能として含まれているケースもあるが、スタンドアロン製品の方が使い勝手や自由度が高い。

経費精算の定義
・交通費や出張費、その他の経費について、支払日や支払い内容を入力し、申請できる
・申請された経費情報を確認し、承認処理ができる
・会計システムへの連携手段をもち、会計情報に統合できる


経費精算の導入効果


従業員による書類作成の負担軽減

 PCやスマートフォンによる申請が可能となり、経費精算のための帰社が不要となる(ただし、レシートや領収書の添付は、電子帳簿保存法に対応していない場合は原本を提出する必要がある)。事前に登録した経路を何度も利用する場合は公共交通機関の運賃が自動計算されたり、交通系ICカードの履歴から利用経路を取り込めたり、クレジットカードの明細データを読み込めたりと、申請作業の手間が軽減される。

経理担当者の業務効率化

 従業員による経費精算の申請は締め日に集中することが多く、経理担当者の作業負担が大きくなりがちである。これまで経費を表計算ソフトなどに手入力で管理していた場合、経費精算ソフトの導入により、大幅な作業負担軽減と時間コストの節約につながる。

金額の入力ミスをや申請不備の削減

 経路検索機能などを搭載した製品であれば、区間の入力だけで交通費などを自動計算できるので、調べる手間や金額の入力ミスがない。申請不備による差戻しなども減る。

経費の削減

 経費分析やレポーティング機能などにより、自社では何に経費がかかっているかを可視化する。経費データを分析し、ムダな経費対策を講じることで、経費削減に取り組める。

経費精算の対象ユーザー

導入検討ユーザー
 ・経費精算の業務負担や時間コストを削減したい経理・総務部門
利用ユーザー
 ・提出された経費精算書の承認や支払処理を行う管理職や経理・総務部門
 ・立て替え費用の経費精算の申請を行う従業員


経費精算の機能一覧


経費精算申請機能

機能 解説
経費の入力、申請 従業員が立て替えた経費について、支払日、支払先、支払い内容、支払い科目などの情報を自身でシステムに入力し申請を上げる。交通費の場合は経路情報も入力する
経路検索サービス連携 出発駅や到着駅などの経路を入力すると、経路検索サービスの情報を基に交通運賃が自動算出される
定期区間の自動控除 交通費として登録した金額から、事前設定した定期区間の運賃を自動控除する
ICカード取込 交通系ICカードをカードリーダーにかざし、使った経路と運賃情報を取り込み、交通費明細の申請データとして利用する
クレジットカード連携 連携したクレジットカードの利用明細を経費精算ソフトに自動で読み込み、精算データとして利用できる
自動車燃料費精算 ガソリン代を事前に設定しておき、距離を入力することで燃料費を自動計算する
外貨対応 海外出張時の経費精算時に、為替レート計算を自動で行う
モバイルデバイス対応 スマートフォンやタブレットから経費精算の申請、承認を行える
レシート/領収書のモバイルデバイス撮影 レシートや領収書をカメラで撮影し、申請内容に添付できる(領収書原本の破棄には電子帳簿保存法の対応が必須)


経費精算申請の承認機能

機能 解説
申請内容の確認と承認 申請に対し、上長や経理部門がその内容を確認し、承認できる。誤入力や規定違反申請があった場合、却下することで担当者に差し戻せる
アラート、エラー表示 申請や承認がアップされるとメール等で通知される他、一定期間の承認待ち申請や承認期日が迫った申請があるとアラートにより経理担当者などへ通知される。また、設定条件に合わない申請や規定違反の申請があった場合、エラーやアラート表示により入力の不備を防ぐ
仕訳・振込データ出力 申請された経費精算をもとに仕訳や振込データを自動作成する。ダウンロードしたデータを会計ソフトやネットバンキングに取り込むことで仕訳や振込業務が完了する
電子帳簿保存対応 撮影したレシートや領収書の画像データが経費精算ソフトに送信される際、タイムスタンプ(電子帳簿保存法のスキャナー保存要件に対応)を付与する
経費分析 科目や部門ごとなどで経費を日/週/月/年単位で集計。グラフ化して比較や分析ができる




経費精算の選定ポイント


導入形態

 経費精算システムには、インターネット経由でソフトを使う「クラウド(SaaS)型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」や、ハードウェアやソフトなどのシステムを自社内でカスタマイズし所有する「オンプレミス型」などがある。利便性やシステムとしての柔軟性から、最近はクラウド型の人気が高い。

価格形態・契約形態

 クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型
 無償/有償のサービスがあるが、無償サービスは機能が限定的なため、ビジネスでの利用では有償サービスの方が良い。セキュリティ面でも有償サービスの方が堅牢に作られている場合が多い。有償のクラウド型は基本的に初期費用が不要で、使用料として月額/年額単位をベースに使用人数分だけ料金が発生するアクティブユーザー課金が一般的。一定のユーザー数までは固定料金(例えば、20ユーザーまで月額3万円など)で提供されるサービスもある。

 クラウド型のオプションとして多いのが、領収書をアップロードすれば、その内容をOCR機能やオペレーターの入力代行により、申請内容に自動登録するといったものだ。これは1カ月の代行数により課金されるものや、無制限のものなど製品によって異なる。

・オンプレミス型
 ITベンダーなどによるソフトのカスタマイズ費用に加えてサーバなどのハードウェアを自社所有しなければならないケースもあるため初期費用はかさむが、ハードウェアが不要で最小限の仕様変更で済む場合などは比較的に安価だ。


経費精算のシステム要件・他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型はサービス契約後、すぐに利用を開始でき、Web上の画面から設定を行った後、全社での利用が可能になる。一定期間の無償お試し版が用意されていることが多いので、契約前に使い勝手を確認するとよい。パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行えばよく、導入時間は比較的短い。オンプレミス型では自社仕様に基づきソフトがカスタマイズされるので、導入決定から使用開始まで時間がかかる場合が多い。

導入後の運用方法・サポートの有無

 クラウド型とパッケージソフト型の運用主体は、ソフトについては基本的に経理部門が担うことになる。ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートは無料提供され、電話や出張設定などのサポートは有料となるのが一般的だ。

他製品との連携方法

 経費精算ソフトを提供するベンダーは、会計ソフトなどの関連製品を手掛けていることが多い。これらは連携を前提に開発されていることが多く、同一メーカーの製品を導入すれば連携は容易だ。連携により経費精算から仕訳、決算書類の作成まで一連の経理業務フローを自動化できる。業務効率化のメリットを最大限に活用したい場合、システム連携は必須といえる。既に会計ソフトを導入、あるいは導入を検討している製品がある場合、連携性の視点から経費精算システムも同一メーカー製でそろえることなどを検討したい。

経費精算の基礎知識

 経費精算とは、交通費や出張旅費、会議費など業務を行う上で必要な費用を従業員が立て替えて支払った際に、企業の経費として精算することを指し、そのためのシステムを経費精算システムという。一般的に経費精算の業務フローは、立て替えた金額を記した精算書類を、その根拠となるレシートや領収書を添えて上長の承認を得て経理部門に申請した後、経理担当者は提出された経費精算書の金額などチェックし、振込処理を行う。経費精算ソフトはこうした一連の経費精算業務をシステムに載せ、手作業による書類作成や書類回覧の手間を削減し、会計処理の効率化を実現するツールだ。会計ソフトやERP(企業資源計画)パッケージなどに付加機能として含まれているケースもあるが、スタンドアロン製品の方が使い勝手や自由度が高い。

経費精算の定義
・交通費や出張費、その他の経費について、支払日や支払い内容を入力し、申請できる
・申請された経費情報を確認し、承認処理ができる
・会計システムへの連携手段をもち、会計情報に統合できる


経費精算の導入効果


従業員による書類作成の負担軽減

 PCやスマートフォンによる申請が可能となり、経費精算のための帰社が不要となる(ただし、レシートや領収書の添付は、電子帳簿保存法に対応していない場合は原本を提出する必要がある)。事前に登録した経路を何度も利用する場合は公共交通機関の運賃が自動計算されたり、交通系ICカードの履歴から利用経路を取り込めたり、クレジットカードの明細データを読み込めたりと、申請作業の手間が軽減される。

経理担当者の業務効率化

 従業員による経費精算の申請は締め日に集中することが多く、経理担当者の作業負担が大きくなりがちである。これまで経費を表計算ソフトなどに手入力で管理していた場合、経費精算ソフトの導入により、大幅な作業負担軽減と時間コストの節約につながる。

金額の入力ミスをや申請不備の削減

 経路検索機能などを搭載した製品であれば、区間の入力だけで交通費などを自動計算できるので、調べる手間や金額の入力ミスがない。申請不備による差戻しなども減る。

経費の削減

 経費分析やレポーティング機能などにより、自社では何に経費がかかっているかを可視化する。経費データを分析し、ムダな経費対策を講じることで、経費削減に取り組める。

経費精算の対象ユーザー

導入検討ユーザー
 ・経費精算の業務負担や時間コストを削減したい経理・総務部門
利用ユーザー
 ・提出された経費精算書の承認や支払処理を行う管理職や経理・総務部門
 ・立て替え費用の経費精算の申請を行う従業員


経費精算の機能一覧


経費精算申請機能

機能 解説
経費の入力、申請 従業員が立て替えた経費について、支払日、支払先、支払い内容、支払い科目などの情報を自身でシステムに入力し申請を上げる。交通費の場合は経路情報も入力する
経路検索サービス連携 出発駅や到着駅などの経路を入力すると、経路検索サービスの情報を基に交通運賃が自動算出される
定期区間の自動控除 交通費として登録した金額から、事前設定した定期区間の運賃を自動控除する
ICカード取込 交通系ICカードをカードリーダーにかざし、使った経路と運賃情報を取り込み、交通費明細の申請データとして利用する
クレジットカード連携 連携したクレジットカードの利用明細を経費精算ソフトに自動で読み込み、精算データとして利用できる
自動車燃料費精算 ガソリン代を事前に設定しておき、距離を入力することで燃料費を自動計算する
外貨対応 海外出張時の経費精算時に、為替レート計算を自動で行う
モバイルデバイス対応 スマートフォンやタブレットから経費精算の申請、承認を行える
レシート/領収書のモバイルデバイス撮影 レシートや領収書をカメラで撮影し、申請内容に添付できる(領収書原本の破棄には電子帳簿保存法の対応が必須)


経費精算申請の承認機能

機能 解説
申請内容の確認と承認 申請に対し、上長や経理部門がその内容を確認し、承認できる。誤入力や規定違反申請があった場合、却下することで担当者に差し戻せる
アラート、エラー表示 申請や承認がアップされるとメール等で通知される他、一定期間の承認待ち申請や承認期日が迫った申請があるとアラートにより経理担当者などへ通知される。また、設定条件に合わない申請や規定違反の申請があった場合、エラーやアラート表示により入力の不備を防ぐ
仕訳・振込データ出力 申請された経費精算をもとに仕訳や振込データを自動作成する。ダウンロードしたデータを会計ソフトやネットバンキングに取り込むことで仕訳や振込業務が完了する
電子帳簿保存対応 撮影したレシートや領収書の画像データが経費精算ソフトに送信される際、タイムスタンプ(電子帳簿保存法のスキャナー保存要件に対応)を付与する
経費分析 科目や部門ごとなどで経費を日/週/月/年単位で集計。グラフ化して比較や分析ができる




経費精算の選定ポイント


導入形態

 経費精算システムには、インターネット経由でソフトを使う「クラウド(SaaS)型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」や、ハードウェアやソフトなどのシステムを自社内でカスタマイズし所有する「オンプレミス型」などがある。利便性やシステムとしての柔軟性から、最近はクラウド型の人気が高い。

価格形態・契約形態

 クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型
 無償/有償のサービスがあるが、無償サービスは機能が限定的なため、ビジネスでの利用では有償サービスの方が良い。セキュリティ面でも有償サービスの方が堅牢に作られている場合が多い。有償のクラウド型は基本的に初期費用が不要で、使用料として月額/年額単位をベースに使用人数分だけ料金が発生するアクティブユーザー課金が一般的。一定のユーザー数までは固定料金(例えば、20ユーザーまで月額3万円など)で提供されるサービスもある。

 クラウド型のオプションとして多いのが、領収書をアップロードすれば、その内容をOCR機能やオペレーターの入力代行により、申請内容に自動登録するといったものだ。これは1カ月の代行数により課金されるものや、無制限のものなど製品によって異なる。

・オンプレミス型
 ITベンダーなどによるソフトのカスタマイズ費用に加えてサーバなどのハードウェアを自社所有しなければならないケースもあるため初期費用はかさむが、ハードウェアが不要で最小限の仕様変更で済む場合などは比較的に安価だ。


経費精算のシステム要件・他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型はサービス契約後、すぐに利用を開始でき、Web上の画面から設定を行った後、全社での利用が可能になる。一定期間の無償お試し版が用意されていることが多いので、契約前に使い勝手を確認するとよい。パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行えばよく、導入時間は比較的短い。オンプレミス型では自社仕様に基づきソフトがカスタマイズされるので、導入決定から使用開始まで時間がかかる場合が多い。

導入後の運用方法・サポートの有無

 クラウド型とパッケージソフト型の運用主体は、ソフトについては基本的に経理部門が担うことになる。ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートは無料提供され、電話や出張設定などのサポートは有料となるのが一般的だ。

他製品との連携方法

 経費精算ソフトを提供するベンダーは、会計ソフトなどの関連製品を手掛けていることが多い。これらは連携を前提に開発されていることが多く、同一メーカーの製品を導入すれば連携は容易だ。連携により経費精算から仕訳、決算書類の作成まで一連の経理業務フローを自動化できる。業務効率化のメリットを最大限に活用したい場合、システム連携は必須といえる。既に会計ソフトを導入、あるいは導入を検討している製品がある場合、連携性の視点から経費精算システムも同一メーカー製でそろえることなどを検討したい。

経費精算導入時のROI・費用対効果の算出方法

 経費精算ツール導入による、主な業務効率化効果としては次の項目が挙げられる。

【従業員の業務効率化】
 -経費精算申請フォームへの記入、領収書(レシート)の添付作業が簡略化
 -公共交通機関利用料金の確認などの簡略化
 -スマートフォンなどで経費入力が可能となるため、移動時間などの隙間時間を利用して経費入力が可能

【承認者の業務効率化】
 -経費精算申請書類のチェック、承認作業が簡略化

【経理部門の業務効率化】
 -月末の経費チェック、会計システムへの入力などの負担軽減
 -経費申請書類の間違いや社内規定違反の発見、差し戻しなどの業務負担の軽減

 経費精算ツールの多くはWeb/スマートフォンでの経費入力やWeb上での申請・承認ができることに加え、社内規定との自動照合機能により、公共交通期間の区間運賃や、規定違反などを速やかに発見できる。以下では従業員、上長、経理部門の3側面から、業務効率化効果を示し費用対効果の算出法を示す。

経費精算ツールの費用対効果

(A) 従業員(経費申請側)のツール導入効果

【従来の申請作業時間とコスト】
・Excel入力したのち紙に出力、領収書を添付して紙で申請書を作成して提出していると想定
・社員200人(経費精算件数の多い営業職が20人、それ以外の一般職が180人と仮定)
・月に1回経費精算の申請を行う
営業職の経費精算申請時間:60分/月x20人=1200分=20時間
一般職の経費精算申請時間:20分/月x180人=3600分=60時間
合計:80時間x12カ月=960時間

時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
960 [時間] ×4,000 [円] =3,840,000 [円]

(注)紙の申請フォームに手書き入力する場合は倍以上の時間とコストになる。

【ツール導入後の申請作業時間とコスト】
 運賃照合、領収書の画像撮影データ添付、フォーム入力はWeb/スマートフォンアプリで出来るため、移動時に当日の利用交通区間を入力することも可能、申請・承認はワークフローで実現できるため、作業時間の短縮が可能。
※領収書の画像添付は電子帳簿保存法適用の場合のみ可能。不適用の場合は領収書現物を提出する必要あり。

営業職の経費精算申請時間:15分/月x20人=300分=5時間
一般職の経費精算申請時間:5分/月x180人=900分=15時間
合計:20時間x12カ月=240時間

時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
240 [時間] ×4000 [円] =960,000 [円]

ツール導入効果: 3,840,000 [円] − 960,000 [円] = 2,880,000 [円]

(B)承認者の経費精算業務コスト

【従来のチェック・承認作業時間とコスト】
 承認者の時間あたり人件費5,000円とし、上級管理職を除く部下150名分の申請をチェック、承認する場合、作業時間が1件あたり5分として計算すると、

150 [人] × 5 [分] × 12 [回/年] = 9,000分 = 150時間
150[時間] x 5,000[円] = 750,000円

(注)規定違反などで申請の差し戻しが頻発する場合は、部下の修正・再申請作業に10分以上の時間を見込む必要がある。

【ツール導入後のチェック・承認作業コスト】
 申請内容の誤入力がなくなり、社内規定は入力時に反映されるため、上長チェックは簡素化する。また承認はPCやスマートフォンなどで行えるため、作業時間が1件あたり3分(2分短縮)になったとする。

150 [人] × 3 [分] × 12 [回/年] = 5,400分 = 90時間
90[時間] x 5,000[円] = 450,000円

ツール導入効果: 750,000 [円] – 450,000[円] = 300,000 [円]
※承認フローで1件の申請に対し、複数人の承認が必要なフローの場合、更に導入効果が期待できる。

(C)経理部門の経費精算業務コスト

【従来の経費精算業務時間とコスト】
 申請のチェックおよび、会計システムへの入力などで、1件の申請あたり平均10分(確認作業7分+会計システムへの入力作業3分)を要するとして計算すると。

200[人] × 10 [分] × 12 [カ月] = 24000[分] = 400時間
時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
400[時間] x 4,000[円] = 1,600,000円

【ツール導入後の経費精算業務コスト】
 運賃チェック、法人クレジットカードからの自動入力、社内規定ベースの自動チェックなどに加え、会計システムとも自動連携するため、業務時間は大きく削減可能となる。半減できたと想定すると、
 *ツール導入効果: 1,600,000 [円] × 0.5 = 800,000 [円] *

(D)経費精算ツール導入・運用コスト

 経費精算パッケージによるオンプレミス構築か、クラウドサービスの利用かで大きく違う。クラウドサービスの中でもユーザー単位の月額固定料金、契約単位の月額固定料金、従量料金など料金体系が異なるためサービスごとのチェックが必要だ。
(例)ユーザー単位の月額課金500円のプランの場合:
 500 [円] × 200 [人] × 12 [月] = 1,200,000 [円]

経費精算ツール導入の費用対効果

経費精算ツールの費用対効果

 上記の例の場合、ツール導入による業務効率化効果換算金額は、
[A] 2,880,000 [円] + [B] 300,000 [円] +[C] 800,000 [円] - [D] 1,200,000 [円]= 2,780,000 [円]

経費精算ツール導入後に得られるその他の効果

 上記以外の経費精算ツール導入効果としては次のようなメリットが期待できる。

 ・電子帳簿保存法への対応(タイムスタンプ機能など)、監査証跡の確保
 ・経費関連社内規定の登録、自動チェックによる規定遵守、チェック作業の簡素化
 ・外部サービス連携による経費データ自動入力(タクシー、カーシェアリングなど)で省力化
 ・地図サービスとの連携によるガソリン代の自動計算機能によって省力化
 ・経費精算実績からの予算推測(予実管理を可能に)

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