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経費精算導入時のROI・費用対効果の算出方法

　経費精算ツール導入による、主な業務効率化効果としては次の項目が挙げられる。

【従業員の業務効率化】
　-経費精算申請フォームへの記入、領収書（レシート）の添付作業が簡略化
　-公共交通機関利用料金の確認などの簡略化
　-スマートフォンなどで経費入力が可能となるため、移動時間などの隙間時間を利用して経費入力が可能

【承認者の業務効率化】
　-経費精算申請書類のチェック、承認作業が簡略化

【経理部門の業務効率化】
　-月末の経費チェック、会計システムへの入力などの負担軽減
　-経費申請書類の間違いや社内規定違反の発見、差し戻しなどの業務負担の軽減

　経費精算ツールの多くはWeb／スマートフォンでの経費入力やWeb上での申請・承認ができることに加え、社内規定との自動照合機能により、公共交通期間の区間運賃や、規定違反などを速やかに発見できる。以下では従業員、上長、経理部門の3側面から、業務効率化効果を示し費用対効果の算出法を示す。

（A) 従業員（経費申請側）のツール導入効果

【従来の申請作業時間とコスト】
・Excel入力したのち紙に出力、領収書を添付して紙で申請書を作成して提出していると想定
・社員200人（経費精算件数の多い営業職が20人、それ以外の一般職が180人と仮定）
・月に1回経費精算の申請を行う
営業職の経費精算申請時間：60分/月ｘ20人＝1200分=20時間
一般職の経費精算申請時間：20分/月ｘ180人=3600分＝60時間
合計：80時間x12カ月＝960時間

時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
960 [時間]　×4,000 [円] ＝3,840,000 [円]

（注）紙の申請フォームに手書き入力する場合は倍以上の時間とコストになる。

【ツール導入後の申請作業時間とコスト】
　運賃照合、領収書の画像撮影データ添付、フォーム入力はWeb／スマートフォンアプリで出来るため、移動時に当日の利用交通区間を入力することも可能、申請・承認はワークフローで実現できるため、作業時間の短縮が可能。
※領収書の画像添付は電子帳簿保存法適用の場合のみ可能。不適用の場合は領収書現物を提出する必要あり。

営業職の経費精算申請時間：15分/月ｘ20人＝300分=5時間
一般職の経費精算申請時間：5分/月ｘ180人=900分＝15時間
合計：20時間x12カ月＝240時間

時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
240 [時間]　×4000 [円] ＝960,000 [円]

ツール導入効果：　3,840,000 [円] − 960,000 [円] = 2,880,000 [円]

（B）承認者の経費精算業務コスト

【従来のチェック・承認作業時間とコスト】
　承認者の時間あたり人件費5,000円とし、上級管理職を除く部下150名分の申請をチェック、承認する場合、作業時間が1件あたり5分として計算すると、

150 [人] × 5 [分] × 12 [回/年] ＝ 9,000分 = 150時間
150[時間] x 5,000[円] = 750,000円

（注）規定違反などで申請の差し戻しが頻発する場合は、部下の修正・再申請作業に10分以上の時間を見込む必要がある。

【ツール導入後のチェック・承認作業コスト】
　申請内容の誤入力がなくなり、社内規定は入力時に反映されるため、上長チェックは簡素化する。また承認はPCやスマートフォンなどで行えるため、作業時間が1件あたり3分（2分短縮）になったとする。

150 [人] × 3 [分] × 12 [回/年] ＝ 5,400分 = 90時間
90[時間] x 5,000[円] = 450,000円

ツール導入効果：　750,000 [円] – 450,000[円]　＝ 300,000 [円]
※承認フローで1件の申請に対し、複数人の承認が必要なフローの場合、更に導入効果が期待できる。

（C）経理部門の経費精算業務コスト

【従来の経費精算業務時間とコスト】
　申請のチェックおよび、会計システムへの入力などで、1件の申請あたり平均10分（確認作業7分+会計システムへの入力作業3分）を要するとして計算すると。

200[人] × 10 [分]　× 12 [カ月] = 24000[分] = 400時間
時間あたり人件費4,000円として年間のコストを計算すると、
400[時間] x 4,000[円] = 1,600,000円

【ツール導入後の経費精算業務コスト】
　運賃チェック、法人クレジットカードからの自動入力、社内規定ベースの自動チェックなどに加え、会計システムとも自動連携するため、業務時間は大きく削減可能となる。半減できたと想定すると、
　*ツール導入効果： 1,600,000 [円] × 0.5 = 800,000 [円] *

（D）経費精算ツール導入・運用コスト

　経費精算パッケージによるオンプレミス構築か、クラウドサービスの利用かで大きく違う。クラウドサービスの中でもユーザー単位の月額固定料金、契約単位の月額固定料金、従量料金など料金体系が異なるためサービスごとのチェックが必要だ。
（例）ユーザー単位の月額課金500円のプランの場合：
　500 [円]　× 200 [人] × 12 [月] ＝ 1,200,000 [円]

経費精算ツール導入の費用対効果

　上記の例の場合、ツール導入による業務効率化効果換算金額は、
[A] 2,880,000 [円] + [B] 300,000 [円] +[C] 800,000 [円] - [D] 1,200,000 [円]＝ 2,780,000 [円]

経費精算ツール導入後に得られるその他の効果

　上記以外の経費精算ツール導入効果としては次のようなメリットが期待できる。

　・電子帳簿保存法への対応（タイムスタンプ機能など）、監査証跡の確保
　・経費関連社内規定の登録、自動チェックによる規定遵守、チェック作業の簡素化
　・外部サービス連携による経費データ自動入力（タクシー、カーシェアリングなど）で省力化
　・地図サービスとの連携によるガソリン代の自動計算機能によって省力化
　・経費精算実績からの予算推測（予実管理を可能に）

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