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経費精算システム eKeihi
イージーソフト株式会社
所属カテゴリー
経費精算
ワークフロー
＼ 経費精算業務に必要な機能は標準搭載 ／ 累計64万ユーザーの実績！経費精算システムのパイオニア「eKeihi」 クラウド経費精算シ...
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ある程度フォーマットが決まっているので日常的に出張などをして頻繁に使用している方にはとても便利なソフトだと思います。チェックや管理をしている側からすると間違いなどの指摘をその都度紙に書いて行わねばならず手間がかかっていたところが、システム上で指摘し訂正してもらうことで余計な手間がかからなくなった。
一年に一回くらいしか使用しないので、その度にマニュアルを見ながら入力し、差戻もあるので苦痛に感じています。様々なフォーマットが確立できれば問題は無くなると思うのですが、まだその途中段階です。
同じ場所を行ったり来たりしている方にとっては、そのフォーマットを使用して効率的に入力できるのですが、年一回毎回異なる場所に異なる経路で出かけることになるとその度に一から作成しないといけないので手書きのほうが早い気がしています。
数年以上運用していますが、特に大きな問題なく、運用できています。若干UIなどは古いですが、運用には支障はありません。 交通機関を便利に検索できる機能もあるので、交通費の申請時もユーザー側としては使い勝手に問題はないと思います。
全体的にUIが古いので、申請時の入力の仕方が分かりにくい部分がある。もう少し容易に一般的に使われるようなUIや画面遷移になるとより使い勝手がよくなると思います。 スマホでも同様に見づらいです。
複数拠点に分かれているため、これまで申請書をPDF等でメールでやり取りしていましたが、本サービスによりブラウザ上で申請～承認作業等ができるようになったことが大きな業務改革となったポイントです。
初めて経費精算システムを導入するといった会社にはお勧めできます。
コーポレートカードと連携ができ、精算対象となるデータがユーザー毎に表示されるので、カード利用分の精算漏れが無くなりました。他にも乗換案内機能・ICカード読込、会計ソフト連携などの機能も充実しており、Excelで精算していた頃と比べると精算間違いも無くなり、処理スピードが格段と速くなりました。
使用面では問題なのですが、バージョンアップ後のトラブル（一部機能が使えなくなったや動作不安になるなど）が多いように感じます。バージョンアップ後の動作検証をもっとしっかりやってほしいです。
出張申請が出来る点が本サービスを選んだ大きなポイントでした。本サービス導入前は申請方法が各自バラバラであり、上長も把握していないケースもありました。事前申請が必須で掛かる経費も登録できるため、出張把握や経費の予実管理も出来るようになった点は非常助かっています。
・電子帳簿保存法に対応できた。 ・UIがシンプルで使いやすい。バージョンアップ前はいかにも古いシステムというUIで使いにくかったが、電子帳簿保存法に対応すべくバージョンアップを行ったところ、シンプルで使いやすいUIになった。データ読み込みも早くストレスがない。
大きな不満はない。強いて言うなら、 以前のシステムマイナーバージョンアップ時（2022年3月頃）に「複数ページの請求書PDFを添付するとフリーズする」というエラーが発生した。 2営業日程度で解消されたが、業務への影響が大きかったので、バージョンアップ時のテストはより慎重に行ってほしい。
・電子帳簿保存法に対応 ・過去の請求書をPDFでいつでも閲覧できるようになった。（これまでは経理に依頼して、棚にファイリングされたものを出してもらっていた。） ・従業員ごとに定期券の区間が登録できるので、社員の交通費申請の精度が上がった。
ekeihiの良いところは、SaaSの提供により迅速かつ容易に導入を進められることにあります。 経費精算システムとしてのパッケージが既に出来ている製品の為、個別カスタマイズなどもなく 基本的にこれがあれば大丈夫、というメニューを安価で導入する事が可能です。
契約形態も利用するID数(アクティブ数)のみとなっている為、複雑な契約をすることもなく、 月々の利用料も安価で導入する事が出来る点がとても助かりました。
また、承認申請経路を複数設定する事が出来るため、よくある決まった承認ルートしかなく ユーザID側で制御をする必要がない点が素晴らしいと思います。
マニュアルがオンライン上にしかなく、PDFなどのファイルとして存在しません。 利用者にオンラインマニュアルを参照する様指示をしても見れない人がいたり、 社内展開する際に苦労する事もあるため、可能であれば改善して頂きたいです。
今までは紙で経費申請書を書いて経理部に提出、清算という形を取っていましたが、 ブラウザ上から経費精算を出来るようにする事ができ、申請書の紛失などのリスクがなくなりました。 また、利用者側もパソコンで気軽に経費精算をすることが出来るようになり、手間が減ったと聞き及んでいます。
前述したとおり、安価で導入する事ができ、機能も充実しています。 マニュアルもオンラインのみではありますがとてもわかりやすくまとめられています。
優れている点・好きな機能 ・スマートフォンアプリで領収書を撮影アップロード、簡易OCRまでしてくれる点 ・定期券区間を登録しておけば差分のみ自動計算される ・ワークフローで経費精算が行えるので、誤りがあったら差し戻しができる
欲しい機能・分かりづらい点 ・アプリからのアクセス履歴が詳細にとれるようになってほしい ・領収書をアップロードしようとした際にそのまま使用出来ない場合がある ・添付領収書を、画面上で拡大縮小できるうれしいです。 その理由 ・アプリのアクセス元の機器名が取得できないため ・ホームページからダウンロードした文字が埋め込まれているPDFの領収書はそのままアップロードできないため ・複数領収書をアップロードをした際に、開いて確認が必要なため
解決できた課題・具体的な効果 ・電子帳簿保存法に即した電子データを元にした経費精算 ※2022年以降、紙の領収書の回収を廃止予定 ・定期区間分を除いた交通費の計算 ・
紙ベースで経費精算を行っているのを、現在切替中 2022年の法律改正に向けて対応中であれば選択肢の一つになると思います
・ワークフロー機能を使うことで、思い思いの資料が作成しやすい。 ・ICカード、クレジットカードから読み込むと入力の手間が省ける。 ・申請→精算まで全てekeihi上でできるため、書類の削減、作業時間の減少に繋がった。 ・費用の按分もできる
・ワークフロー同士の伝票連携ができない点 →社内 ・ワークフローのマスターで、管理者のみが入力できるテキストボックスを新たに新設してほしい。 →登録されると入力者以外、一切内容の変更ができないた め、ワークフローでは作成できない社内資料がある。 ・印刷する際、縦向きのみならず横向きにも対応してもらえるとより便利。
・申請→精算まで全てekeihi上でできるため、書類の削減、作業時間の減少に繋がった。 旅費、立替業務については書類がほぼゼロになった。
シンプルかつスタイリッシュで使いやすい。ワークフロー機能を使うことでより費用対効果が出る。
優れている点・好きな機能 ・駅すぱあととの連動 ・「差戻し」の機能 ・「グループ承認」の機能
その理由 ・いままでは通勤経路を考慮したうえで出張経路を考えていたが、事前に設定していると自動で検索結果に反映されるので便利 ・現状では紙ベースで出張手続きをしているが、不備等により返却した場合にも、その日付や状況をメモできる ・特定個人に依拠すべき承認とそうでないものと混在するときに、グループ内メンバーで承認可能なのは便利だった
・「業務」によって規程上の決裁ルートや日当なども変わるので、「業務」を選択すると「部門」や「要件」なども項目も自動セットできるようになるとありがたい。 → 規定内容に明るくないユーザーが一定いるため、このように自動セットされると、集約する担当者の負担軽減や会計処理のミスが防げる。
・【出張申請】と【出張精算】の画面が似ているので、色で分ける等違いを強調できると、「いまフローのどの部分をしているか」がわかりやすくなると思う。
出張旅費精算で利用しています。
・現状は出張者より紙で提出された情報をもとに、担当者が代理で手続きしています。 ・このような現状の理由としては「導入に至るまでの期間が短かった」「職場内でのPC操作レベルが総じて低い」ことがあります。 ・スマホアプリがあるとのことなので、今後は出張者個人による出張手続きにうまく活用したいと考えています。
このようにeKeihiの機能を十分に使いこなせているとは言い難いですが、それでも既に導入している会計ソフトと連動したことにより業務フローの1/3ほどは削減されました。
経費精算システムを選定する際に、経費精算機能だけでなく稟議申請などの各種申請機能を自社独自レイアウトで作成できる点が高く評価されました。また、国内出張精算だけでなく海外出張精算にも対応していることと、かなり自由度の高い承認ルートの設定ができるのもポイントが高いです。さらに、財務会計システムとの仕訳データ連携を行う際に、連携先の財務会計システム側の仕訳データ取り込み機能に準拠したリンケージテンプレートを提供していただきましたので、かなりの工数削減を実現することができました。オンラインサポート機能も充実していますので、不明点、疑問点などはオンラインマニュアルとチャット機能を使いこなせば、自己解決することが可能です。
各種申請機能で独自申請機能を新規に作成する際に、申請フォーマットを作成するためにはかなり「慣れ」と「コツ」が必要になります。GUI機能を充実させるなどの改善があれば、新規フォーマットを作成する工数の削減ができるのではないかと考えます。
コロナ禍で在宅勤務が主体となり現金による精算が難しくなっていましたが、ファームバンキング機能を使って社員の銀行口座に振り込む運用を始めました。これにより、現金の受け渡しの為に出社する必要がなくなりました。
経費精算機能だけでなく、ワークフローとして各種申請機能も使えるところがお勧めポイントです。
交通費精算などは、経路検索と連携しているので、出発地点と終着地点を入力すればそれで済みます。 他の経費精算についても、費目を予め設定しておくため、費目を誤って計上してしまうようなことは少なくなります。
駅すぱあとと連携しておりますが、この検索精度は、改善の余地ありですね。出発地や終着地を選択する際に、駅名だけでなく路線まで把握しておかなければ候補から選択できません。
どの部署においても、経費精算業務はあるかと思います。 どなたでも理解しやすいＵＩと、費目を選択できることから、経理業務に不慣れな方でも、計上間違いを少なくすることが可能となります。
