請求書作成・見積書作成のITreview Grid

 請求書・見積書作成ソフトとは、テンプレートに必要項目を入力するだけで簡単に見積書や請求書、納品書などの帳票を作成できるツールだ。領収書や検収書、注文請書など、さまざまな帳票作成に対応する製品もある。帳票の電子保存などの普及を背景に多機能性と利便性の高さから企業規模を問わず導入が進んでいる。作成した帳票は印刷だけでなく、PDF形式で出力して電子帳票としてネット経由でやりとりすることも可能だ。帳票作成ではWeb上のフリーテンプレートや表計算ソフトベースのものが使用されることも多い。


請求書作成・見積書作成ソフトの導入効果


業務効率の改善やスピードアップ

 紙ベースによる請求書業務では、作成に時間がかかるのはもちろん、印刷、封筒の用意や封入、発送作業、帳票のステータス管理や保管など、さまざまな手間が伴う。請求書・見積書作成ソフトを導入することにより、作成負担を軽減できるだけでなく、表計算ソフトやWeb上の無償テンプレートでは実現できない帳票のステータス管理といった機能により、請求業務全般の効率化やスピードアップが可能となる。

コスト削減

 請求書や見積書の発行には、印刷費や封筒代、郵送費など、さまざまなコストがかかる。さらに、作成に要する人件費や保管場所の確保なども必要で、これらは事業者にとって大きなコスト要因といえる。こうした手作業による帳票発行を請求書・見積書作成ソフトにより電子化し、Webベースで請求業務を行うことで、印刷費や郵送費のカットが可能。ミスによるムダな用紙の廃棄や保管スペースの課題なども解消される。

セキュリティ面の強化

 請求書・見積書の発行・管理環境が紙ベースの場合、帳票紛失や誤配送による情報漏えいなどのセキュリティリスクが伴う。請求書・見積書作成ソフトでは、ローカルストレージやオンラインストレージ上に電子データとして保存できるので、紛失リスクが軽減される。セキュリティレベルも専用ソフトにより担保される。


請求書作成・見積書作成ソフトの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・請求書や見積書などの帳票業務を効率化したい経理部門や営業部門、個人事業者など
 ・Web請求環境の実現によりコストを削減したい企業や個人事業者など

利用ユーザー
 ・請求書や見積書、納品書などの作成、発送、管理を担当する経理部門や営業担当者
 ・請求関連業務を担う個人事業者など


請求書作成・見積書作成ソフトの機能一覧


帳票作成・発行機能

機能 解説
帳票テンプレートによる帳票作成 ビジネス向けやカジュアルデザイン、業種別などさまざまなテンプレートが登録されており、必要項目を入力するだけで、見積書、請求書、納品書や領収書などの帳票を作成できる
帳票のカスタマイズ機能 ユーザーの業務に合わせたオリジナル帳票の作成を行う。標準搭載された基本テンプレートを編集し、テキストサイズやフォントの種類、けい線、背景色など変更するのが一般的だ。社名や印影を設定できる製品も多い
請求書の一括作成 CSVファイル形式の請求先と請求情報を読み込むことで、複数の請求書などを一括で作成する
帳票の自動作成/自動送信 指定した日時に帳票を自動作成し、取引先に自動でメール送信する。同じ内容の請求書などを同一の相手先へ定期的に発行する場合に役立つ


各種管理機能

機能 解説
帳票ステータス管理 見積書や請求書の発行から代金回収まで、帳票のステータスをシステム上で管理できる
帳票の一覧 電子保存された見積書を一覧として閲覧できる。日付や取引先名、商品名などによる検索機能に対応している
得意先管理 取引先ごとの情報をデータ化した台帳ツール。請求書や見積書などと連携しており、帳票に情報を入力すると台帳に得意先情報が自動登録される
商品管理 商品ごとに単価や課税区分などの情報を管理する台帳ツール。請求書や見積書などと連携しており、帳票に情報を入力すると台帳に商品情報が自動登録される
データ連携 他のソフトと連携可能な形式で住所情報などをデータとして書き出す。はがき作成/宛名印刷ソフトや送り状発行システムなどに読み込むことで、ダイレクトメールや送り状を簡単に作成することが可能となる




請求書作成・見積書作成ソフトの選定ポイント


ツールごとの違い

請求書や見積書などの帳票を簡単に作成できるという点では、どのツールも機能的に大差はない。違いは、管理機能をはじめとした付加機能がどれだけ搭載されているかどうか。請求業務では帳票作成だけでなく、取引先ごとの請求状況や未収金の確認など、さまざまな管理業務を伴う。こうした機能の有無による違いがツールごとの差別化要素となっている。例えば、帳票作成だけでなく、入金管理にも対応するものもあり、高機能タイプでは請求から決済、消込(売掛など残高を消す作業)、未収金が発生した場合の催促まで全ての請求業務が自動化されているツールもある。帳票作成の使い勝手だけでなく、自社のニーズに適した付加機能が搭載されているかをチェックすることが請求書・見積書作成ソフトではポイントとなる。

導入形態

 請求書・見積書作成ソフトの導入形態にはソフトをクライアントPCにインストールする「インストール型(パッケージソフト型とも呼ばれる)」と、ネットワーク経由でサービスを利用する「クラウド型」がある。また、自社仕様に合わせて構築する「オンプレミス型」もあるが、これは大企業などで業務システム全体をIT化する一環として導入されていることが多いようだ。

価格形態・契約形態

・インストール型
 導入時にパッケージソフトなどを購入する必要があり、その初期費用がかかる。月額費用などのランニングコストはかからず、制度や法令が関係する会計ソフトなどのように頻繁に改正が行われることもないので、導入後は比較的長く使い続けることが可能。ただし、機能更新や常にバージョンアップに対応したい場合、最新版の発売ごとに買い替えることになる。

・クラウド型
 無償/有償サービスがある。ベンダー提供の無償版と有償版は基本的に同じツールであるが、無償版では機能制限や付加サービスが使えないといった制約がある(フリーソフトなどは除く)。有償版の価格形態は月額や年額制が基本。発送代行込み(通数上限あり)の料金プランが用意されているサービスもあり、請求書などを郵送している場合には、こうしたプランを検討すると良いだろう。


請求書作成・見積書作成ソフトのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 インストール型では、購入したパッケージソフトをクライアントPCにインストールすれば、すぐに使い始めることが可能。取引先情報などのデータ化(得意先/顧客台帳など)に対応した製品の場合には、最初に登録することで後々の作成業務を効率化できる。ソフト環境と作成データはクライアントPCに保存されるが、バックアップサービスなどを利用し、オンライン上へデータを保存することもできる。クラウド型では、サービス契約後にログインすることで使用可能となる。作成した帳票や取引先情報などのデータはオンライン上のストレージに保存される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 ソフトやハードウェアを自社内に持たないクラウド型では、メンテナンスや機能更新、障害発生時の復旧にはサービス提供事業者が対応するので導入ユーザーに運用負担はない。インストール型ではバージョンアップやソフト資産管理など、自社で運用する必要はあるが、それほど複雑なソフトではなく負担は少ない。ただし、他システムとの連携などトータル運用する場合にはIT部門や担当者が運用を担うことになる。また、操作方法などの一般的なサポートはメールやチャット、電話などにより提供される。

他製品との連携方法

 請求書・見積書作成ソフトは、請求情報や取引先データなどを他のシステムと連携させることでさまざまな業務を効率化できる。例えば請求情報を会計ソフトや青色申告ソフト、販売管理ソフトなどと連携させることで、二重入力による作業負担や入力ミスの削減につながる。また、取引先/顧客管理システムなどとマスターデータを連携できれば利便性が高まる。これらを実現するには、ソフトに連携機能が搭載されていることが不可欠。加えて、すでに導入しているソフトやシステムと連携可能かどうかを確認することも必要だ。

請求書作成・見積書作成のメニュー

請求書作成・見積書作成の基礎知識

 請求書・見積書作成ソフトとは、テンプレートに必要項目を入力するだけで簡単に見積書や請求書、納品書などの帳票を作成できるツールだ。領収書や検収書、注文請書など、さまざまな帳票作成に対応する製品もある。帳票の電子保存などの普及を背景に多機能性と利便性の高さから企業規模を問わず導入が進んでいる。作成した帳票は印刷だけでなく、PDF形式で出力して電子帳票としてネット経由でやりとりすることも可能だ。帳票作成ではWeb上のフリーテンプレートや表計算ソフトベースのものが使用されることも多い。


請求書作成・見積書作成ソフトの導入効果


業務効率の改善やスピードアップ

 紙ベースによる請求書業務では、作成に時間がかかるのはもちろん、印刷、封筒の用意や封入、発送作業、帳票のステータス管理や保管など、さまざまな手間が伴う。請求書・見積書作成ソフトを導入することにより、作成負担を軽減できるだけでなく、表計算ソフトやWeb上の無償テンプレートでは実現できない帳票のステータス管理といった機能により、請求業務全般の効率化やスピードアップが可能となる。

コスト削減

 請求書や見積書の発行には、印刷費や封筒代、郵送費など、さまざまなコストがかかる。さらに、作成に要する人件費や保管場所の確保なども必要で、これらは事業者にとって大きなコスト要因といえる。こうした手作業による帳票発行を請求書・見積書作成ソフトにより電子化し、Webベースで請求業務を行うことで、印刷費や郵送費のカットが可能。ミスによるムダな用紙の廃棄や保管スペースの課題なども解消される。

セキュリティ面の強化

 請求書・見積書の発行・管理環境が紙ベースの場合、帳票紛失や誤配送による情報漏えいなどのセキュリティリスクが伴う。請求書・見積書作成ソフトでは、ローカルストレージやオンラインストレージ上に電子データとして保存できるので、紛失リスクが軽減される。セキュリティレベルも専用ソフトにより担保される。


請求書作成・見積書作成ソフトの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・請求書や見積書などの帳票業務を効率化したい経理部門や営業部門、個人事業者など
 ・Web請求環境の実現によりコストを削減したい企業や個人事業者など

利用ユーザー
 ・請求書や見積書、納品書などの作成、発送、管理を担当する経理部門や営業担当者
 ・請求関連業務を担う個人事業者など


請求書作成・見積書作成ソフトの機能一覧


帳票作成・発行機能

機能 解説
帳票テンプレートによる帳票作成 ビジネス向けやカジュアルデザイン、業種別などさまざまなテンプレートが登録されており、必要項目を入力するだけで、見積書、請求書、納品書や領収書などの帳票を作成できる
帳票のカスタマイズ機能 ユーザーの業務に合わせたオリジナル帳票の作成を行う。標準搭載された基本テンプレートを編集し、テキストサイズやフォントの種類、けい線、背景色など変更するのが一般的だ。社名や印影を設定できる製品も多い
請求書の一括作成 CSVファイル形式の請求先と請求情報を読み込むことで、複数の請求書などを一括で作成する
帳票の自動作成/自動送信 指定した日時に帳票を自動作成し、取引先に自動でメール送信する。同じ内容の請求書などを同一の相手先へ定期的に発行する場合に役立つ


各種管理機能

機能 解説
帳票ステータス管理 見積書や請求書の発行から代金回収まで、帳票のステータスをシステム上で管理できる
帳票の一覧 電子保存された見積書を一覧として閲覧できる。日付や取引先名、商品名などによる検索機能に対応している
得意先管理 取引先ごとの情報をデータ化した台帳ツール。請求書や見積書などと連携しており、帳票に情報を入力すると台帳に得意先情報が自動登録される
商品管理 商品ごとに単価や課税区分などの情報を管理する台帳ツール。請求書や見積書などと連携しており、帳票に情報を入力すると台帳に商品情報が自動登録される
データ連携 他のソフトと連携可能な形式で住所情報などをデータとして書き出す。はがき作成/宛名印刷ソフトや送り状発行システムなどに読み込むことで、ダイレクトメールや送り状を簡単に作成することが可能となる




請求書作成・見積書作成ソフトの選定ポイント


ツールごとの違い

請求書や見積書などの帳票を簡単に作成できるという点では、どのツールも機能的に大差はない。違いは、管理機能をはじめとした付加機能がどれだけ搭載されているかどうか。請求業務では帳票作成だけでなく、取引先ごとの請求状況や未収金の確認など、さまざまな管理業務を伴う。こうした機能の有無による違いがツールごとの差別化要素となっている。例えば、帳票作成だけでなく、入金管理にも対応するものもあり、高機能タイプでは請求から決済、消込(売掛など残高を消す作業)、未収金が発生した場合の催促まで全ての請求業務が自動化されているツールもある。帳票作成の使い勝手だけでなく、自社のニーズに適した付加機能が搭載されているかをチェックすることが請求書・見積書作成ソフトではポイントとなる。

導入形態

 請求書・見積書作成ソフトの導入形態にはソフトをクライアントPCにインストールする「インストール型(パッケージソフト型とも呼ばれる)」と、ネットワーク経由でサービスを利用する「クラウド型」がある。また、自社仕様に合わせて構築する「オンプレミス型」もあるが、これは大企業などで業務システム全体をIT化する一環として導入されていることが多いようだ。

価格形態・契約形態

・インストール型
 導入時にパッケージソフトなどを購入する必要があり、その初期費用がかかる。月額費用などのランニングコストはかからず、制度や法令が関係する会計ソフトなどのように頻繁に改正が行われることもないので、導入後は比較的長く使い続けることが可能。ただし、機能更新や常にバージョンアップに対応したい場合、最新版の発売ごとに買い替えることになる。

・クラウド型
 無償/有償サービスがある。ベンダー提供の無償版と有償版は基本的に同じツールであるが、無償版では機能制限や付加サービスが使えないといった制約がある(フリーソフトなどは除く)。有償版の価格形態は月額や年額制が基本。発送代行込み(通数上限あり)の料金プランが用意されているサービスもあり、請求書などを郵送している場合には、こうしたプランを検討すると良いだろう。


請求書作成・見積書作成ソフトのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 インストール型では、購入したパッケージソフトをクライアントPCにインストールすれば、すぐに使い始めることが可能。取引先情報などのデータ化(得意先/顧客台帳など)に対応した製品の場合には、最初に登録することで後々の作成業務を効率化できる。ソフト環境と作成データはクライアントPCに保存されるが、バックアップサービスなどを利用し、オンライン上へデータを保存することもできる。クラウド型では、サービス契約後にログインすることで使用可能となる。作成した帳票や取引先情報などのデータはオンライン上のストレージに保存される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 ソフトやハードウェアを自社内に持たないクラウド型では、メンテナンスや機能更新、障害発生時の復旧にはサービス提供事業者が対応するので導入ユーザーに運用負担はない。インストール型ではバージョンアップやソフト資産管理など、自社で運用する必要はあるが、それほど複雑なソフトではなく負担は少ない。ただし、他システムとの連携などトータル運用する場合にはIT部門や担当者が運用を担うことになる。また、操作方法などの一般的なサポートはメールやチャット、電話などにより提供される。

他製品との連携方法

 請求書・見積書作成ソフトは、請求情報や取引先データなどを他のシステムと連携させることでさまざまな業務を効率化できる。例えば請求情報を会計ソフトや青色申告ソフト、販売管理ソフトなどと連携させることで、二重入力による作業負担や入力ミスの削減につながる。また、取引先/顧客管理システムなどとマスターデータを連携できれば利便性が高まる。これらを実現するには、ソフトに連携機能が搭載されていることが不可欠。加えて、すでに導入しているソフトやシステムと連携可能かどうかを確認することも必要だ。