出張業務にどれくらいの経費がかかっているか、しっかりと可視化できていますか？出張経費は、企業の中でブラックボックス化しやすいもの。この記事では、経理担当者にとって頼もしい味方になる出張管理システムのメリットについてご紹介します。代表的な5つのメリットを知り、出張管理システムの導入を検討してみてください。
目次
メリット１：システム上で航空券の購入や宿泊予約ができる
出張の準備にあたって、航空券や宿泊を別々のサイトから予約することを繰り返していませんか。これでは、より安く購入できる機会を見逃している可能性があります。出張手配に強い出張管理システムなら、航空券や宿泊の予約が一括で行えます。しかも、複数の予約システムから統合された情報が掲載されているため、出張者はその中から最も安い航空券やホテルを探すことができ、業務の効率化だけでなくコスト削減にも貢献してくれます。
メリット２：経費精算システムと連携できる
企業が出張時に抱える課題として多いのが、「膨大な経費精算業務」です。業務に関する移動費用は基本的に経費となるため、たった数日の出張でも領収書がそれなりの量になります。これらの事実確認や経費精算を行うのは決して楽な作業ではありません。
そこで注目したいのが、出張管理システムと経費精算システムの連携です。出張の手配をした時点で、経費申請に必要な項目が自動的に入力され、支払いまでのフローがシステム上で一括で行えます。
経理にとっても出張者にとっても大きなメリットであり、業務の負担軽減になるでしょう。
メリット３：出張業務に関する統制が取りやすい
ビジネスにおける統制とは、不正などを事前に防ぐために適正業務を確保する社内体制のことです。多くの企業に欠かせないコーポレートガバナンスの一部です。
出張業務で統制が取れていない企業は多数存在します。つまり不正が発生しやすい環境なのです。
例えばQUOカード付きの宿泊予約を行った場合、規則違反となる場合があります。なんらかの注意を受けなければ、規則を遵守している社員にとっては不満になります。不正の横行は良心的な社員のモチベーションを下げてしまう大きな原因です。
出張管理システムなら航空券や宿泊の予約もシステム上で行うため、不正を未然に防ぐ環境が整います。
メリット４：出張に関するのワークフローが標準化される
スケジュールの入力から稟議申請、予約、経費処理のほとんどをシステム上で行うことにより、出張業務のプロセスが可視化されるようになります。もし、各作業で別のシステムを使っている場合、申請一つあげるだけでも時間がかかるケースも見受けられます。ワークフローを整備することで、業務効率化が狙えるでしょう。
ワークフローの中に、外部サイトへの接続やクレジットカードの入力などを排除することで、不正が発生するリスクも軽減されます。
メリット５：出張時の安否確認にも使える
出張管理システムには、出張時の安否確認機能が備わっているものがあります。万が一、自社の社員が災害やトラブルなどに巻き込まれた場合、状況を把握しなくてはいけません。自社ですでに取り入れているかもしれませんが、災害発生時に一斉通知するタイプの場合、海外での出来事に対応しきれません。速報などで情報をキャッチした際などに、出張者にピンポイントで安否確認の連絡ができる機能があると安心です。
出張時の安否確認について詳しくは海外の長期の出張でも安心。安否確認もできる最新の出張管理システムをご覧ください。
出張管理システムなら出張経費の管理が楽々できる
出張管理システムなら出張経費の管理が楽に行えるだけでなく、経営や経理、出張者にとってさまざまなメリットがあります。ただし、すべての製品が同じ機能を備えているわけではないため、導入時は必要な機能を整理した上で、製品比較をすることが大切です。
ITreivewでは利用者のレビューや事業規模などの軸を使って、製品の比較ができます。出張に関する業務効率化をお考えならぜひ下のボタンから製品を探してみてください。
