出張には、宿泊先の確保や航空券、チケットの予約など、面倒な手続きがつきものです。しかし、出張管理システムを導入すれば、こうした問題から解放されます。

いまや多数の企業で導入されている出張管理システムですが、その機能は多種多様です。安易に選ぶと必要な機能を備ていなかったり、余計に手間が増えたりする可能性があります。そこで、自社に最適な出張管理システム（BTM）を選ぶために、おさえておきたいポイント6選をご紹介します。

出張管理システム（BTM）の導入時に注意したい６つのポイント

ポイント1：出張者・管理者共に使用しやすいUIか

出張管理システムの導入は、管理者が進める場合が一般的でしょう。そのため、管理者にとって利用しやすいシステムを選びがちになります。しかし、出張にいく担当者にも利用しやすいかどうかは大切な観点です。

利用者にとって使いやすいかを判断する基準の1つとしてシステムのUIがあります。直感的に操作しやすいUIであれば、ITリテラシーの低い方でも操作が簡単です。また、管理者側もスムーズに出張費用などの情報を管理できるでしょう。

◆ピックアップツール：AI Travel

ATトラベルはシンプルなUI・UXを追求するBTMシステムです。出張者、管理者、経理担当者がすべてクラウド上で内容を管理でき、各種申請はもちろん、レポート作成機能も充実。プロジェクト単位での出張経費の利用状況を把握し、業務改善に役立てることもできます。

AIトラベルさんを利用させていただくことになった一番の理由は簡単に検索、予約が可能だという点です。

日程、出発地、行先を入力するだけで最適な交通手配、ホテルの提案をしてくれるだけでなく、前後の便や同じ地域のホテルの再選択も同じ画面上で提案してくれます。

システムの利便性もありますが手配後に質問や変更をしたいなどの際にチャットでほぼタイムリーに「人」が対応してくれるという点も便利です。

https://www.itreview.jp/products/aitravel/reviews/86488

ポイント2：出張のニーズに合った機能が備わっているか

多くの出張管理システムでは、宿泊先や航空券、新幹線チケットの予約が可能です。しかし、出張の内容によっては、出張先でレンタカーやWi-Fiが必要になるケースもあるでしょう。

宿泊先と交通手段の予約はできても、別で手配するモノがあっては管理の手間を省けません。出張の際に何が必要なのかを把握し、ニーズに合った機能が備わっているのか確認しましょう。

ポイント3：海外出張に対応しているか

海外への出張が多い企業であれば、海外出張に対応しているものを選びましょう。海外出張は移動距離が長いため、国内出張と比較すると経費が高額になりがちですが、システムによっては航空券や宿泊先をお得に予約できることも。さらに、海外用Wi-Fiの貸出や現地でレンタカーを利用できるオプションを備えている場合もあります。

また、海外出張では大きな事件や自然災害などのリスクも否めません。万が一の場合に備えて、安否確認ができたり、外国語対応オペレーターにつながるサービスもあります。進捗管理や位置情報の共有ができる機能もあればなお安心です。

◆ピックアップツール：J’sNAVI NEO

JTB社が提供している出張手配管理システムです。出張時の申請、チケット手配から精算までを一括管理できることを強みにしています。法人一括払いができるため、出張者が建て替えすることがないため、金銭的負担の軽減と経費の見える化に役立ってくれるでしょう。
利用者レビュー

・交通手段の手配から精算まで一括でできる

・短時間の交通費の申請も楽で、定期間の利用は自動控除してくれる

・新幹線、電車など種別問わず手配ができ、精算までワンストップで申請が可能。履歴も確認でき、承認も早く煩雑な申請事務手続きが減った。

・出張以外での短時間の移動に関して、交通費申請画面から情報を入力すれば良く、定期券にて事前に代金が削れる部分は自動で控除してくれるのも楽。

https://www.itreview.jp/products/js-navi-neo/reviews/88968

ポイント4：料金プランのマッチング

料金プランには「月額制」と「従量課金制」の2種類あります。毎月一定の出張回数がある企業にとっては「月額制」がオススメです。出張回数がまちまちな場合は、利用した分だけ支払う「従量課金制」が良いでしょう。

ポイント5：フォローアップ体制の確認

出張管理システムには、ホテルや航空券、新幹線チケットを「自身で予約する」タイプのシステムと「旅行手配スタッフに手配を依頼する」タイプの2種類が存在します。2つの特徴をおさえたうえで、自社に合ったほうを選択しましょう。

「自身で予約する」タイプは、比較的システム利用料が安く済む傾向にあります。しかし、海外出張の場合も宿泊先の予約や飛行機の手配を自ら行う必要があります。また、予約を取り消す際も自ら手続きをしなければいけません。そのため、「自身で予約する」タイプの出張管理システムは、ある程度手間がかかっても利用料を安くしたい方にオススメです。

一方で、「旅行手配スタッフに手配を依頼する」タイプの出張管理システムは、利用料が高い傾向にあります。その分、宿泊先の予約や飛行機の手配は全て代行してくれます。海外出張が多いなら、こちらのタイプの方が効率的かもしれません。

◆ピックアップツール：トラベルjp for Business

LINEWORKS上で宿泊予約を依頼できるサービスです。専門のコンシェルジュが対応してくれるため、ITリテラシーが高くない方でも使いやすいでしょう。

利用者レビュー

依頼フォームからの流れとしては、フォーム送信→希望のすり合わせ(手配希望情報の確認)→見積確認→手配完了(バウチャー受取り)という流れで、総じて非常にスムーズな対応です。手配フォームはホテル・航空券・新幹線・レンタカーに区分されていて、何を依頼するのか一目で分かります。フォーム送信後もこちらの希望に沿った希望便やホテルの情報を提示してくださり、価格帯も含め、その場で納得のいくまで調整が出来るので、安心です。

https://www.itreview.jp/products/lw-travel/reviews/77997

ポイント6：トライアル利用の可否

選んだ出張管理システムが自社に合ったシステムなのか確認したい企業は多いでしょう。自社にピッタリのシステムだと思って選んだ場合でも、「やっぱり合わなかった」なんてことも起こりえます。

そこで、本格的にシステムを導入する前に、トライアル利用ができるか確認しましょう。事前に試して使っておくことで、システムとのミスマッチが防げます。導入すると数か月～年単位での契約になる場合があるので、。

選び方が決まったら出張管理システム（BTM）を比較してみよう

出張管理システムの選び方が決まったら、複数の製品から比較をしてみましょう。比較することで、それぞれのシステムの特徴がより明確になります。

出張管理システムの比較には「ITreview Grid」がおすすめです。本記事を参考に、自社に合った出張管理システムを見つけてください。