近年は、こうした課題を解決するために「座席管理システム」を導入する企業が増えています。しかし、単に座席を表示するだけの製品もあれば、在席状況の可視化に加えて、プロフィール機能や社内ポータルとしての活用まで対応する製品もあるため、自社の運用に合った製品を選ぶには、機能や運用設計の違いを具体的に把握しておく必要があると思います。

本記事では、座席管理システム「せきなび」を提供する株式会社アスマークに取材を行い、Excelやホワイトボードによる座席管理からの移行効果、複数拠点やフリーアドレスとの組み合わせ方、導入後の定着支援まで、座席管理システムを検討する際に気になるポイントについて、詳しくお話を伺いました。

取材ベンダー情報

取材ベンダー：株式会社アスマーク
提供サービス：せきなび
ご担当者様(左)：Humap事業部　マネージャー　磯辺 隆弘 氏
ご担当者様(右)：営業部　マーケティングコミュニケーショングループマネージャー　竹中 重雄 氏

座席管理システム「せきなび」とは？

「せきなび」は、株式会社アスマークが提供する、オフィスの座席表と在席状況をクラウド上でリアルタイムに可視化する座席管理システムです。パソコンやスマートフォンからアクセスでき、ステータスはドラッグ&ドロップの操作やカレンダー連携によって自動更新されます。

また、顔写真や部署、連絡先、趣味・資格などを登録できるプロフィール機能や、固定席とフリーアドレスを1つの画面で管理できるレイアウト設計、専任カスタマーサクセスによる定着支援も備えており、初めての利用でも効果的に活用できるようなUI/UX設計も魅力の一つです。

ITreview上では、座席管理システムのカテゴリーで「16件」のレビューが投稿されており、満足度も5点満点中「4.5」と、多くのユーザーから支持を集めている国内有数の座席管理システムといえるでしょう。

Q：座席管理システムを導入すると、既存のExcelやホワイトボード管理と比べて何が変わりますか？

A：座席管理を既存のExcelやホワイトボードでの管理から、専用システムへと移行する最大のメリットは「情報のリアルタイム化」と「管理・共有の手間の削減」にあります。

従来のExcel座席表は、オフィスのレイアウト変更や組織変更のたびに管理者が更新して配布する手間が発生し、配布後もメンバーが最新版を使っているかどうかが人任せになるという課題がありました。また、ホワイトボードでの行動管理は、出先や他フロアから状況を確認できず、詳細な情報も掴めないというアナログな限界がありました。

当社の「せきなび」の場合で導入の変化をお伝えすると、クラウド上で常に最新の座席・在席情報がリアルタイムに更新され、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを問わず、全員が同時にアクセスできるようになります。

在席ステータスの変更は、直感的なドラッグ&ドロップ操作や、各種カレンダーツールとの連携により自動で反映されるため、個別の更新・管理作業の負担がほぼゼロになり、情報の更新漏れや配布の遅れ、席確認のムダな移動をなくします。

せきなびの機能

「せきなび」では、座席表機能とステータス表示機能、およびカレンダー連携機能を備えています。自社のオフィス図面をベースにしたオリジナルの座席レイアウトを専任CSが無料で作成するため、画面上で誰がどこにいるかを一目で可視化できます。

各アイコンは「出社」「在宅」「外出」「会議中」などのステータスが色分け表示され、各自の予定も連動します。これにより、誰が何をしているかまでひと目で把握することが可能です。

さらに、Microsoft 365やGoogle、Garoonのカレンダーと連携させることで、カレンダーに入力された予定に合わせて自動的にせきなび上のステータス(会議・外出予定)が変更されます。これにより、手動でステータスを変更する手間さえ省くことができ、Excel配布やホワイトボード更新に費やしていた日常的な管理工数を大幅に削減することができます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

特別な操作はほとんど必要なく、利用者に優しいシステム
「配布が面倒で、配布しても最新版に差し替えられるかは人任せだったExcel座席表から脱却できた」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/246708

Q：座席管理システムを導入すると、具体的にどのくらいの業務時間や工数を削減できますか？

A：実際に当社が試算した結果では、100名規模の企業において、月間「約367時間」もの業務時間を削減できていることがわかりました。規模が拡大すれば効果はさらに倍増します。

この調査では、オフィスで発生する3つの代表的な「見えないムダ」を排除することで算出されています。

1つ目は、座席やホワイトボードを確認するための「往復時間」です。1往復を2分、1日3回、100名が20日間行うと仮定すると、これだけで月間「200時間」のロスになります。2つ目は、不在者の「所在確認と人探し」にかかる手間です。1回1分、1日2回行うと月間「67時間(約66.7時間)」のロスになります。3つ目は、外出先からの「予定更新や社内掲示板の書き換え」にかかる手間です。1回3分、1日1回行うと月間「100時間」のロスになります。

これらは実際の業務の中では可視化されにくく、一つ一つは大したことのない業務と捉えられがちですが、すべてを足し合わせると、月間で367時間もの時間をムダにしていることになり、システムを導入すれば、これらの「見えないムダ業務」を削減することができます。

時給1,500円として換算すると、月額利用料の「3万円(100名分)」に対して、月間で「約55万円分」ものコスト削減効果を生み出します。そのため、導入後わずか「3.3日」で投資コストの元が取れる計算となり、非常に高いROI(投資対効果)を実感いただけるかと思います。

せきなびの機能

せきなびでは、移動の工数や確認のための時間を効率化する「検索機能」と、調整工数を削減するための「カレンダー連携機能」や「席予約機能」を標準で搭載しているため、日常に潜むムダな業務時間を最大限削減できるようになっています。

システム上で従業員の名前や内線番号での検索、部署やステータスでも瞬時に絞り込み検索ができるため、人探しのためにフロアを歩き回る手間がありません。

また、フリーアドレスオフィスでのムダとなる席探しを防ぐ「席予約機能」は、出社予定に合わせて翌日以降の座席を事前にワンクリックで確保できるため、朝の席選びに迷う時間がなくなります。カレンダー連携により、各自のスケジュール変更に追随してステータスが自動反映されるため、確認・調整の時間が1件あたり1分に短縮することが可能です。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

ハイブリッドワークで「誰がどこで何をしているか」を一目で把握
「導入前はチーム10名の予定調整でメールやチャットの往復が平均1件あたり5分かかっていましたが、せきなびのカレンダー連携と座席予約機能により調整時間が1件あたり1分に短縮。また、誰がフリーアドレス席を確保しているかが一目で分かるため、オフィス内でのムダな席探し時間が激減。結果として部門全体の残業時間が削減できました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/233329

Q：座席管理システムを導入すると、電話対応や来客対応の負担はどのくらい軽減できますか？

A：座席管理システムの導入によって特に恩恵を受けるのは、代表電話の取次ぎ業務や来客対応を行う「総務・受付部門」です。取次ぎ業務の負担が劇的に軽減されるでしょう。

例えば、代表電話が設置されている部署では、顧客から「〇〇さんはいますか？」という問い合わせを受けるたびに、本人が席にいるか、別のフロアにいるか、あるいはリモートワーク中や外出中かを確認するためにフロアを移動したり、個別にチャットを打ったりする手間が発生していました。

システムの導入によって、フロアが異なる他部署のメンバーであっても、その瞬間の状況(在席、休み、会議中、外出など)が一目で把握できます。さらに、アイコンから各自の内線・携帯番号、メールアドレスをすぐに確認でき、ワンクリックでコピーできるため、内線番号表を都度探す必要もなくなります。

また、ステータス詳細欄には「16時まで外出。お急ぎの場合はチャットをください」といった具体的な伝言や戻り時間を表示させることができるため, 無駄な取次ぎや保留時間をなくし「現在外出中のため〇時頃に戻ります」と即座に確実な回答ができます。

さらに、部署やステータスの絞り込み検索を活用し、問合せの電話に対して「今『営業部』で対応できる人」を瞬時に探し出すことも可能です。取次ぎにかかっていた工数が削減されるだけでなく、対応スピードと質が向上し、信頼感アップにも繋がります。

せきなびの機能

「せきなび」には、受付業務を効率化するための「内線・携帯番号表示」「ステータス詳細メモ」「絞り込み検索」の機能があります。アイコン上に名前や内線番号、現在のステータスが常に表示されるため、状況をひと目で判断して直接連絡が可能です。

さらに、アイコンにカーソルを合わせるだけで、各メンバーが更新した「〇時まで外出」や「急ぎはチャットへ」などのステータス詳細メモも確認することができます。

フロアが異なる部署やテレワーク中のメンバーへの代表電話取次ぎ時であっても、相手の状態をリアルタイムで確認しながら即座に対応できます。連絡の際にも、アイコンをクリックすることで、部署や役職に加えて、携帯電話番号やメールアドレスが表示され、画面上から即座に連絡や情報コピーを行うことができ、スムーズな情報共有を実現します。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

使いやすく便利です！
「代表電話が設置されている部署のため、日々様々な電話がありますが『〇〇さんいますか？』等のお問い合わせに、フロアが違う部署の人の状況が一目で分かり大変助かっています」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/235455

Q：座席管理システムを複数拠点かつフリーアドレスで利用する場合、他拠点の状況までリアルタイム把握できますか？

A：はい。可能です。「せきなび」の場合は、複数拠点や海外拠点、さらにはフリーアドレスと固定席が混在する多様な勤務環境下においても、すべての在席状況をリアルタイムかつ一元的に把握可能です。

クラウドサービスであるため、例えば、拠点やフロアが分かれている場合でも、VPN(仮想専用線)を構築することなく、自宅や出先、スマートフォンから手軽にアクセスして座席の状況を確認できます。

実際に「せきなび」を導入している企業からは「海外拠点も含めて利用しており、普段顔を合わせない海外スタッフや他拠点のメンバーでも、顔写真を見て名前を一致させながらコミュニケーションが図れるようになった」という声や「2拠点間で頻繁に出張が発生するが、自分がどちらのオフィスにいても相手の出社や退社、会議中などの勤務状況を簡単に把握でき、出張時でも話しかけるタイミングを逃さなくなった」という声が寄せられています。

拠点間の表示切り替えは、座席表の画面上に表示されたボタンをワンクリックするだけで直感的に行えるため、面倒な操作は一切不要です。他拠点のフロアマップや勤務状況を、自身のデバイスから即座に把握することができ、組織の一体感を高めるとともに、複数拠点間のスムーズな連携を実現します。距離を感じさせないシームレスな組織内コラボレーションが当社製品の持つ大きな魅力の一つです。

せきなびの機能

「せきなび」では、複数フロアや他拠点(海外拠点を含む)をまとめて管理することができる「複数フロア・拠点表示」に対応しています。また、1画面に表示できる座席数には上限がないため、複数拠点の表示・管理がしやすいのが特徴です。

複数の拠点を1画面内にまとめて表示することも可能ですが、オプションの「画面追加」により一定の地域ごとに表示を分けることもできます。拠点が増えた場合にも、柔軟なレイアウト作成が可能で、画面上の切り替えボタンや拠点横断の従業員検索で視認性と検索性を維持します。

また、クラウドサービスであるため、自宅や出張先、外出先からでもセキュリティを確保しつつスマートフォンやタブレットからアクセスでき、いつでもリアルタイムに全員の在席状況を把握できます。海外拠点での利用時にも、OSの制限を気にせず直感的な操作が可能な設計になっており、遠隔地同士でのストレスフリーなコミュニケーションを支えます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

フリーアドレスオフィスには必須です
「当社では2拠点間での出張が頻繁に発生しますが、どちらの拠点にいてもメンバーの勤務状況を簡単に把握できるようになり、出張時でも話しかけるタイミングを逃さなくなりました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/234729

Q：座席管理システムを固定席とフリーアドレスが混在する拠点で利用する場合、どのように運用すればいいですか？

A：併存も可能です。「せきなび」の場合は、固定席とフリーアドレス、さらにはテレワークが混在するようなハイブリッドなオフィス環境でも、一つの画面上で統合的に運用・可視化することができます。

社内で固定席とフリーアドレス席が併存している場合、座席ごとに「固定席」と「フリーアドレス席」のエリアの見える化を行い、それぞれの運用形態に応じた機能を割り当てる設計例が効果的です。

具体的には「せきなび」では、固定席ユーザー・フリーアドレスユーザーの区分を設けています。これにより、固定席部門のメンバーはオフィスの図面上のあらかじめ決まった席にアイコンの常時配置が可能で、出退勤や外出、会議中といった「在席ステータス」のみを可視化するシンプルな運用となります。

一方、フリーアドレス部門のメンバーは「席予約機能」や「リセット機能」を活用し、出社予定に合わせて翌日以降の空いている座席をワンクリックで予約・確保して着席する運用にします。もちろん、当日の席確保も可能です。

このように運用を使い分けることで、両方式が混在していても、オフィス全体の「誰が、どこで、何をしているか」を全員が一元的に把握できるようになります。出社率の制限や座席の満席状況も一目で分かるため、固定席とフリーアドレスの併用設計を無理なく行え、出社している従業員とリモートワーカーの間の居場所や予定把握に関する混乱を防ぎ、円滑な社内コミュニケーションを維持できます。

せきなびの機能

「せきなび」では、固定席、フリーアドレスはユーザーごとに運用を設定できるようになっています。また「固定席ユーザー」として登録することで、常時アイコンを固定配置することができるため、ステータスの管理のみを行う運用も可能です。

フリーアドレスユーザーには、翌日以降の席を事前確保できる「席予約機能」の利用が可能で、予約をすることで日々の着席位置を自動反映させることが可能です。

また「出社率表示機能」により、フロアごとの満席率や出社状況もリアルタイムに把握できます。一つのオフィス画面の中に固定席エリアとフリーアドレスエリアを混在して配置することも可能です。カスタマーサクセスによる無料のレイアウト作成支援も用意しているので、各企業の複雑な混在オフィス運用に合わせたレイアウトの作成も手間なくできます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

人数、所在地の把握に役立ちます！
「自部署はフリーアドレスなのですが、だれがどこにいるのかわかりやすくなりました。また、ステータス毎の人数の可視化がとても良い点です。緊急時、人数確認をする際に、年休・在宅の人の人数がすぐわかるようになったので逃げ遅れの人がいないかを確認するのにとても役立っています」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/231817

日常の業務効率化
「行先掲示板の代わりに導入いたしました。その後、フリーアドレスも導入したので、誰がどこにいるか、今日は休みなのか、在宅なのか、打ち合わせ中なのか、フロアーを歩いて掲示板を確認することがなくなりました。新規入社の方には部署や名前、顔が一致するまで、ありがたいツールだと思います」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/233193

とにかくシンプルで簡単
「フリーアドレスの運用を開始した当初、だれがどこに座っているのかわからない、どこが空き席かがわからないという不満が大きくなっていました。せきなびを導入したことで、だれがどこに座っているのか、空き席がどこかが一目でわかるようになり、不満が解消されました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/232038

Q：座席管理システムは、社内のコミュニケーション推進や改善にどのように役立ちますか？

A：当社の「せきなび」の場合、社員の在籍情報だけでなく、趣味やスキルなどの「人となり」を登録・表示させることができるため、部署を超えたコミュニケーションの活性化に役立ちます。

実際に弊社が実施した「『職場での困りごと・不安』に関する調査」では、フリーアドレスやテレワークを実施している企業の従業員のうち約半数が、職場での困りごととして「他の社員の居場所や状況が把握しづらい」や「他の社員の顔や名前がわからない」を挙げてることがわかりました。

座席管理システムのプロフィール機能を活用することで、こうした課題を解決し、社内コミュニケーションの活性化を図ることができます。特に「せきなび」の場合は、人物のアイコンにカーソルを合わせるだけで情報がポップアップ表示され、ワンクリックでコピーすることができるため、テレワークでたまにしか会わない社員でも、瞬時に人となりを把握できます。

せきなびの機能

「せきなび」では、カスタマイズ性の高い「顔写真付きプロフィール管理機能」と「プロフィール検索機能」を備えています。表示される項目は、企業の要望に合わせて「趣味・資格・スキル・過去の職歴・経験」など、自由に設定・登録が可能です。

利用者は座席表のアイコンから顔写真、部署、内線、携帯、アドレスなどの詳細を即座に確認でき、その場からワンクリックで連絡情報をコピーして連絡を取ることができます。

また、趣味や資格、スキルなどの「人となり」を登録しておくことで、共通の関心事を持つ社員を検索して交流を広げるきっかけにもなります。導入企業様の事例でも「プロフィールをきっかけに部署を超えたコミュニケーションが生まれた」と好評です。わざわざ総務などに確認をしなくても直接連絡が取れるため、日常の業務連絡も格段にスムーズになります。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

使いやすく便利です！
「プロフィールで他の社員の顔や名前が確認でき、社員間のコミュニケーションが増えました。顔写真付きのプロフィールで声をかけやすくなりました」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/235455

Q：座席管理システムを、社内ポータルやマニュアルへの入り口として使うことはできますか？

A：はい。可能です。「せきなび」の場合は、表示レイアウトも柔軟にカスタマイズすることができるため、各種リンクやマニュアル導線の設置など「社内コミュニケーションのハブ」としても活用することができます。

例えば、座席レイアウトの背景画像をPowerPoint等で作成し、画像化してアップロードできるという仕組みを利用して、座席レイアウト図の空きスペースや周辺に「社内掲示板」の枠を設定し、社内ルールや福利厚生、体制変更によるお知らせといった情報を表示させることができます。

座席管理システムは、その名の通り、座席管理だけを行うものと思われがちですが、情報が散らばりがちな社内ルールや案内を一つの画面に統合することができ、マニュアルの周知や社内コミュニケーションの活性化にも貢献します。お知らせや季節ごとの社内イベントを背景画像に盛り込むことで、親しみやすく情報伝達力の高い自社独自のポータル画面を構築できます。

せきなびの機能

「せきなび」には、画面上に「お知らせ欄を挿入する」などの自由なレイアウトを追加できる「レイアウト設定機能」と、他システムへ遷移できる「外部リンク設定」を搭載しているため、社内ポータルやマニュアルなど、様々な情報へのアクセスを集約できます。

特に「レイアウト設定機能」は、自由度の高いPowerPointでのレイアウト作成が可能なため、任意のマップやイラストを画面上の好きな位置に設定することができます。

また「外部リンク設定」では、画面上部に指定したリンクを表示させることができます。そこに社内ポータルや勤怠管理システムなどのURLを設定することで、全社員が日常的にアクセスするシステムを通じ、社内情報の共有・保管場所も一元化できるため、システムの利用率向上はもちろん、組織全体のコミュニケーションハブとして機能させることができます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

せきなびの運用を通して感じたこと
「レイアウトの修正や機能のオンオフも手軽に行えるので、自社に合ったカスタマイズもせきなびの魅力の一つだと思います」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/235505

Q：座席管理システムを導入した後、運用を定着させるにはどのようなサポートが必要ですか？

A：一般的な座席管理システムの導入において、最大の壁となるのが「システムを導入したものの、社員が入力・更新してくれず定着しない」という問題です。そうならないためにも「社員全体の利用習慣化」と「入力負担の削減」を両立するサポート体制が不可欠です。

当社の「せきなび」では、人的な伴走支援に加えて、カレンダー連携による自動ステータス更新などのシステム面での入力工数を排除する仕組みを合わせることで、マニュアル不要で全社での定着化を確実に実現させていただきます。

具体的には、導入時には全社員向けの無料初期説明会や説明会動画の共有を行い、稼働後には物理ポップの配布や定着促進メールなど、日常的な利用率を高める仕組みを提供しています。システム導入時から稼働後に至るまで、追加費用なしで専任のカスタマーサクセス(CS)担当が伴走し、組織全体への浸透を手厚く支援しますので、他社と比べて定着率が高いのが魅力です。

せきなびの機能

「せきなび」では、専任のカスタマーサクセス(CS)担当による「定着支援サポート」と「システムアシスト機能」を標準提供しています。どれほど高機能なシステムであっても、現場の運用にフィットしなければ、システムそのものが形骸化してしまいます。

機能面では、OutlookやGoogle、Garoonとの「カレンダー自動連携」や「ステータス自動更新」により、手動更新の手間を可能な限りゼロに近づけるような工夫を施しています。

伴走支援では、追加費用なしで専任担当が企業に合わせたルール提案や初期レイアウトの作成、全社員対象の「初期導入説明会」の開催、後から入社した新入社員用の「説明会動画」の納品、専用FAQサイトの提供までを一貫してサポートします。また、稼働後にはオフィスに設置するための「物理ポップ配布」や「定着促進メール」により、社内周知を後押しします。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

大満足の座席・在籍管理ツール！
「とても使いやすく、手軽にスタート出来て、導入時サポートも、導入後サポートも充実しているので、安心してお勧めできる商品です」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/234423

Q：座席管理システムを大企業や中堅企業が導入する場合、製品比較のポイントは何ですか？

A：大企業や中堅企業が座席管理システムを選定する場合、最も重視すべき比較のポイントは「大規模運用に耐えうるシステム設計であるか」と「稟議を通すための明確な投資対効果(ROI)があるか」です。具体的には以下の3点が挙げられます。

1つ目のポイントは「拠点や部署の増加に柔軟に対応するスケーラビリティ」です。当社の「せきなび」では、複数拠点や多フロアの構造でも1画面で一元管理でき、ワンクリックでスムーズに拠点を切り替えて状況をリアルタイムに把握できます。拠点をまたいだ横断検索も可能なため、大規模組織での「人探し」のムダ時間を解消します。

2つ目のポイントは「決裁者を強力に説得できる定量的なROI(投資対効果)の明確さ」です。中堅・大企業でも、Excel管理や既存のツール運用で十分と判断されやすいため、導入の効果を数値化できるかがカギとなります。当社の「せきなび」なら、導入で削減できる「日常に潜むムダ業務にかかる時間」を算出し「100名規模で月間約367時間(約55万円分)の工数削減」や「投資コストを約3.3日で回収可能」といった具体的なシミュレーション数値を提示でき、社内でのスムーズな稟議や意思決定を後押しします。

3つ目のポイントは「豊富な導入実績と専任CSによる定着のサポート」です。当社の「せきなび」は、約3,500名規模などの数千人クラスでの運用実績を数多く持っています。専任のカスタマーサクセスが、オフィス図面のレイアウト作成から説明会の無料実施、説明動画の提供まで無償で伴走するため、導入時の管理部門の負担を最小限に抑えつつ、全社定着まで安心して任せることができます。

せきなびの機能

「せきなび」は、大企業の要件を満たす「複数拠点表示」や「アカウント一括管理機能」を搭載しています。 複数の拠点やフロアを1つの画面で一元管理でき、タブによるワンクリックでの拠点切り替えも可能なため、大規模な組織でも在席状況を一目で把握できます。

また、アカウントの一括管理やレイアウト編集なども、管理画面から容易に行うことができます。ユーザーにとっても、マニュアル不要のシンプルUIによって、導入当初の使い方の問い合わせも発生しづらく、対応工数を最小限に抑えることが可能です。

実際の導入実績として、約3,500名規模で運用されている実績があり、大規模導入でも安心してご利用いただけます。セキュリティ面ではIPアドレス制限に対応しています。

さらに、専任のカスタマーサクセスが、追加費用なしで図面レイアウトの作成から社内説明会の無料実施、操作動画の納品まで、一気通貫で徹底的にサポートします。大企業の全社導入における定着までの管理者負担を大幅に削減できます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

特別な操作はほとんど必要なく、利用者に優しいシステム
「トライアル運用後に本番採用しました。トライアルで不満が出て不採用になることはないと思われます。ただし、導入部署が増えることで効果が高まる製品のため、検討する際にはぜひ他部門も誘って一緒にトライアルすることをお勧めします」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/246708

Q：座席管理システムを全社展開を前提に選定する場合、製品比較のポイントは何ですか？

A：全社展開を前提に座席管理システムを比較選定する場合、重視すべきポイントは「全社員が迷わず使い続けられる操作性」「システムの形骸化を防ぐ運用の自動化」「段階展開に対応できる柔軟な料金体系」の3点を確認しておくのがおすすめです。

1つ目のポイントは「全社員が迷わず使い続けられる操作性」です。当社の「せきなび」は、ドラッグ&ドロップやワンクリックだけで直感的に操作でき、マニュアル不要で使えるシンプルなUIが採用されているため、社内からの問い合わせを抑えて、スムーズな定着を実現することができます。

2つ目のポイントは「システムの形骸化を防ぐ運用の自動化」です。従業員に手動更新の手間を強いるシステムは使われなくなり、形骸化しやすくなります。Microsoft 365やGoogle、Garoonなどのグループウェアと連携し、カレンダーの予定に連動して在席ステータスが自動更新される仕組みがある製品を選ぶことが重要になります。

3つ目のポイントは「段階展開に対応できる柔軟な料金体系」です。一部署から全社へと段階展開する際に、稟議や予算管理がスムーズになります。登録ユーザー数に応じた従量課金制や契約期間の縛りがない柔軟なシステムを選ぶようにしましょう。また、無料トライアルでは実際の操作感を事前検証でき、費用対効果を可視化できるデモツール等があると、決裁者への提案も容易になります。

せきなびの機能

「せきなび」は、導入後の運用の手間を減らす機能と、柔軟な段階導入を後押しするプラン・サポートを提供しています。全社展開でも、予算やROIを算出しやすい「ユーザー数に応じた月額課金型」の料金プランを採用しているため、ニーズに合わせた利用が可能です。

まず運用面では、Microsoft 365、Google、Garoonカレンダーとの連携に対応しており、予定と連動して在席ステータスや外出予定が自動更新されるため、更新忘れによる座席表の形骸化を未然に防ぎます。

そして料金面では、契約期間の縛りが一切なく、1アカウント月額300円(スタンダードプラン)の登録アカウント数に応じた従量課金制を採用しています。まずは一部署から小さく始めて効果を検証し、徐々に全社へ拡大するといった場合も、無駄なコストを発生させずスムーズな稟議・予算申請が可能です。

さらに、1ヶ月間の「フル機能の無料トライアル」を提供しており、専任カスタマーサクセスによるサポートを受けながら、実際の効果や操作感を検証できます。高いカスタマイズ性で自社に合った運用を見つけられるほか、費用対効果を数値化するデモツールも備えているため、現場と決裁者の双方にメリットを示しながら、安心して検討を進めることができます。

該当機能に関するレビュー(一部抜粋)

特別な操作はほとんど必要なく、利用者に優しいシステム
「他社で売れている同様のツールもトライアルしてみたが、操作性が非常に煩雑であり、1日のトライアルでギブアップした。せきなびはほぼマニュアル要らずで非常に使いやすく、トライアルでも絶賛であった」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/246708

ハイブリッドワークで「誰がどこで何をしているか」を一目で把握
「30秒程度で操作完結するシンプルUIはマニュアル不要で、全社への展開がスムーズでした」
引用元：https://www.itreview.jp/products/sekinavi/reviews/233329

まとめ：座席管理システムの導入は「運用に合った機能と支援体制の見極め」が鍵になる

本記事では、座席管理システム「せきなび」を提供する株式会社アスマークに取材を行い、Excelやホワイトボードによる座席管理からの移行効果、複数拠点やフリーアドレスとの組み合わせ方、導入後の定着支援まで、座席管理システムの導入を検討する際に気になるポイントについて、詳しくお話を伺いました。

今回ご紹介したように、座席管理システムは、Excelやホワイトボードによる座席管理にはつきものだった「更新に手間がかかる・最新情報が伝わらない・離れた拠点の状況がわからない」といった課題を、リアルタイムな可視化と自動化によって解消することができるシステムです。

なかでも「せきなび」は、座席管理の基本機能はもちろん、各種プロフィール機能や社内ポータルとしての活用、固定席とフリーアドレスの混在運用までを、同一プラットフォーム上で完結できるのが特徴です。中堅・大企業で部署単位からのスモールスタートや全社展開を検討している場合は、ぜひ一度「せきなび」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

投稿 座席管理システムの導入で得られる具体的な効果とは？アスマーク社に聞く「Excel管理からの脱却と全社定着のコツ」を紹介！ は ITreview Labo に最初に表示されました。