【2025年】郵便物管理サービスのおすすめ10製品（全16製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

郵便物管理サービスの基礎知識

郵便物管理サービスとは、企業や団体に届く郵便物や宅配便をデジタルで管理し、受け取りから仕分け、通知、保管、配送指示までを効率化するサービスのことです。業務効率化を実現する手段として注目されており、近年ではDX推進の一環として導入する企業が増えています。

従来は総務部や受付担当者が手作業で行っていた受け取りや転送、保管業務をクラウド上で一元管理できるため、在宅勤務やリモートワークの広がりに対応できる点が大きな利点です。具体的には、郵便物をスキャンして電子化し、関係部署へメール通知したり、受取人がスマートフォンから受け取り指示を出せる仕組みを構築できます。

さらに、金融機関や法務部門などセキュリティが重視される現場では、開封履歴や保管状況をデジタルで記録することで、セキュリティ強化とコンプライアンス遵守を両立できます。導入事例としては、大企業の本社オフィスで郵便物を一括で受け取り、必要な支社や在宅社員へ迅速に転送するケースが挙げられます。

郵便物管理サービスの定義
・企業向けの郵便物を代理で受領し、メールやサイト上で担当者に通知する
・受領した郵便物をスキャンし、内容を担当者に送付する
・必要がある場合は担当者へ郵便物を転送する

郵便物管理サービスの機能一覧

基本機能

郵便物管理サービスの比較ポイント

①：導入形態(クラウド型/オンプレ型)で比較する

②：セキュリティ機能で比較する

③：操作性・UIで比較する

④：通知・連携機能で比較する

⑤：料金体系で比較する

郵便物管理サービスの選び方

①：自社の解決したい課題を整理する

②：必要な機能や選定基準を定義する

③：定義した機能から製品を絞り込む

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

郵便物管理サービスの価格・料金相場

クラウド型(月額課金型)の価格・料金相場

オンプレ型(買い切り/ライセンス型)の価格・料金相場

郵便物管理サービスの導入メリット

業務効率化とコスト削減

セキュリティ強化と情報管理の透明化

テレワーク対応と利便性向上

郵便物管理サービスの導入デメリット

導入コストや運用コストの負担

システム障害や通信環境への依存

社員教育や運用定着に時間がかかる

郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイント

セキュリティポリシーとの整合性確認

社内フローとの適合性検証

ベンダーのサポート体制確認

郵便物管理サービスの最新トレンド

AIによる郵便物仕分け自動化

電子契約や文書管理システムとの統合

モバイルアプリによる利便性向上

ESG経営やペーパーレス化への対応

データ分析による業務改善活用

郵便物管理サービスの機能一覧

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基本機能

機能	解説
郵便物受領代行	企業向けに郵便物を代理受領し、担当者にメールや専用サイトを通じて通知する。企業側は受領した郵便物を自社で管理する必要がなくなり、業務負荷を軽減できる。また受領漏れや遅延を防止することができる。
郵便物スキャン	受領した郵便物をスキャンして、PDFや画像形式で担当者に送信する機能。遠隔地でも内容を確認できるようになる。
郵便物転送	企業内で郵便物の転送が必要な場合に、代行業者が指定の宛先へ転送する。また、一定期間ごとにまとめて転送するオプションも提供されることがある。
郵便物の検索・履歴管理	郵便物の受領履歴や内容をデータベースで管理し、担当者が過去の郵便物を検索できる。
荷物の保管	受領した郵便物や荷物を、一定期間サービスプロバイダーの施設内で保管する機能。担当者が不在や都合がつかない場合にも利用される。

郵便物管理サービスの比較ポイント

郵便物管理サービスの比較ポイント

• ①：導入形態(クラウド型/オンプレ型)で比較する
  
• ②：セキュリティ機能で比較する
  
• ③：操作性・UIで比較する
  
• ④：通知・連携機能で比較する
  
• ⑤：料金体系で比較する
  

①：導入形態(クラウド型/オンプレ型)で比較する

郵便物管理サービスの比較ポイントの1つ目としては「導入形態(クラウド型/オンプレ型)で比較する」というものが挙げられます。導入形態は運用コストや管理体制に直結するため、最初に確認すべき重要項目です。クラウド型は初期費用を抑えつつスピーディーに利用開始できる反面、インターネット接続環境が必須であり、セキュリティポリシーの厳しい企業では制約が出る可能性があります。一方、オンプレ型は自社サーバーで運用できるため、セキュリティ重視の組織に適した選択肢ですが、初期導入コストが高くなる傾向があります。この比較を怠ると、自社の情報セキュリティ基準やコスト戦略とミスマッチが発生し、導入後に再検討が必要になるリスクがあります。

②：セキュリティ機能で比較する

郵便物管理サービスの比較ポイントの2つ目としては「セキュリティ機能で比較する」というものが挙げられます。取り扱う郵便物には契約書や請求書など重要情報が含まれることが多く、セキュリティが不十分だと情報漏洩リスクが高まります。例えば、アクセス制御やログ管理、データ暗号化が備わっていないサービスを導入した場合、不正アクセスや内部不正のリスク増大につながります。事例として、監査対応が必要な金融業界や製薬業界では、郵便物管理サービスにISO27001やSOC2などの認証を求めるケースもあります。セキュリティ機能を比較しないと、後々規制遵守に対応できず、追加コストが発生する可能性があります。

③：操作性・UIで比較する

郵便物管理サービスの比較ポイントの3つ目としては「操作性・UIで比較する」というものが挙げられます。直感的に利用できないツールを導入すると、社員の利用率が低下し、結局手作業に戻ってしまう可能性があります。具体的には、郵便物の登録や通知操作が数クリックで完了するか、スマートフォンからも利用できるかが判断基準になります。操作性が悪いことで生じる業務非効率は見過ごせない課題であり、特に現場担当者の作業負担を軽減できるUI設計を持つサービスを選定することが重要です。

④：通知・連携機能で比較する

郵便物管理サービスの比較ポイントの4つ目としては「通知・連携機能で比較する」というものが挙げられます。郵便物の到着通知がリアルタイムで行えたり、SlackやTeamsなどのビジネスチャットと連携できるかどうかは、導入効果に直結します。もし通知や連携が弱いサービスを選ぶと、結局担当者が個別に連絡する必要が生じ、業務効率化の効果半減につながります。特にテレワーク主体の企業では、システム連携によって社員が遠隔地からスムーズに確認・対応できる環境構築が重要です。

⑤：料金体系で比較する

郵便物管理サービスの比較ポイントの5つ目としては「料金体系で比較する」というものが挙げられます。料金には初期費用、月額費用、利用ユーザー数や郵便物件数に応じた課金体系があり、これを見誤ると予算超過が発生します。例えば、利用者数が増えると課金額が急増する従量課金制サービスを導入した場合、想定以上のコスト膨張が発生するリスクがあります。一方で固定料金型のサービスでは、利用件数が多い企業ほどコストメリットが高くなる傾向があります。料金比較を怠ると、ROIの低下につながり、長期的に運用できない可能性が出てきます。

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郵便物管理サービスの選び方

郵便物管理サービスの選び方

• ①：自社の解決したい課題を整理する
  
• ②：必要な機能や選定基準を定義する
  
• ③：定義した機能から製品を絞り込む
  
• ④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ
  
• ⑤：無料トライアルで使用感を確認する
  

①：自社の解決したい課題を整理する

郵便物管理サービスの選び方の1つ目のステップとしては「自社の解決したい課題を整理する」というものが挙げられます。導入目的を明確にせずにサービスを選定すると、実際の業務改善に結びつかず、投資効果が不透明な導入となってしまいます。具体的には、在宅勤務社員への郵便物転送を効率化したいのか、重要文書のセキュリティ強化を目的とするのか、それとも総務部門の工数削減を狙うのかを明確にする必要があります。課題を整理せずにサービスを選ぶと、必要な機能が不足したり逆に不要な機能にコストをかけてしまい、結果的に導入が失敗するリスクが高まります。

②：必要な機能や選定基準を定義する

郵便物管理サービスの選び方の2つ目のステップとしては「必要な機能や選定基準を定義する」というものが挙げられます。ここで基準を明確にしないと、営業担当者の提案に流されて不要な機能を含む高額プランを契約してしまい、コストと効果のバランス崩壊につながります。具体的には、郵便物のスキャン・電子化が必須なのか、外部システム(SlackやTeams、ワークフローシステム)との連携が必要か、あるいはアクセスログの取得や承認フローが必要かを整理します。選定基準を細かく定めておけば、候補サービスを客観的に評価しやすくなり、導入後のトラブルを防ぐことができます。

③：定義した機能から製品を絞り込む

郵便物管理サービスの選び方の3つ目のステップとしては「定義した機能から製品を絞り込む」というものが挙げられます。課題と機能要件を整理した後は、それに合致するサービスをピックアップし、比較検討を進めることが重要です。これを怠ると、導入後に使えない機能が多いミスマッチが発生します。例えば、電子化機能を重視する企業ではスキャン精度やOCR機能の有無を基準に絞り込み、逆にセキュリティ重視の業界ではアクセス制御や暗号化を備えたサービスを優先します。優先順位を設定し、要件を満たさないサービスは早期に候補から外すことで、効率的に最適解へと近づけます。

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

郵便物管理サービスの選び方の4つ目のステップとしては「レビューや事例を参考に製品を選ぶ」というものが挙げられます。公式サイトや営業資料だけでは分からない実際の使い勝手やサポート品質は、利用者の声から確認することが最も効果的です。これを怠ると、期待外れのサポート体制や機能不足に直面する可能性があります。事例としては、同業他社が導入して成功したポイントや、失敗事例で挙がる不満点を確認することが有効です。特に、総務部門や情報システム部門の口コミは、導入後の運用をリアルに反映しているため参考になります。

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

郵便物管理サービスの選び方の5つ目のステップとしては「無料トライアルで使用感を確認する」というものが挙げられます。契約前に試用しないと、実際の操作性や社員の利用率を把握できず、導入後に想定外の利用定着率の低下につながります。無料トライアルでは、UIの分かりやすさ、通知のスピード、電子化データの品質、モバイル端末からの操作性を確認することが重要です。さらに、総務担当者だけでなく利用部門の社員にも試してもらうことで、全社導入に耐えうるかどうかを判断できます。

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郵便物管理サービスの価格・料金相場

郵便物管理サービスの料金体系としては、大きく分けて「クラウド型(月額課金型)」と「オンプレ型(買い切り/ライセンス型)」の2種類が存在します。以下の表ではそれぞれの相場と特徴をまとめます。

費用相場	クラウド型(月額課金型)	オンプレ型(買い切り/ライセンス型)
小規模利用	月額5,000円〜2万円程度	初期導入費50万円〜100万円程度
中規模利用	月額2万円〜10万円程度	初期導入費100万円〜300万円程度
大規模利用	月額10万円以上	初期導入費300万円以上＋保守費用

クラウド型(月額課金型)の価格・料金相場

クラウド型の郵便物管理サービスの料金相場としては月額5,000円から10万円程度となる場合が一般的です。利用ユーザー数や郵便物件数に応じて料金が変動する従量課金制が多く、スモールスタートできるのが特徴です。初期費用を抑えてスピーディーに導入できる点が大きな利点であり、スタートアップ企業や中堅企業に適しています。一方で、利用規模が拡大すると課金額が膨らみやすく、長期的に見るとオンプレ型より高額になる可能性があります。

オンプレ型(買い切り/ライセンス型)の価格・料金相場

オンプレ型の郵便物管理サービスの料金相場としては、初期導入費50万円から300万円以上となる場合が一般的です。自社サーバー上で運用できるためセキュリティ性が高い点が特徴であり、金融業界や官公庁など規制が厳しい組織に採用されるケースが多くあります。ただし、サーバー運用や保守費用が別途必要となり、初期費用が大きいことがデメリットです。長期的な運用を前提にする場合や、大規模に利用する場合にコストメリットを発揮します。

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郵便物管理サービスの導入メリット

郵便物管理サービスの導入メリット

• 業務効率化とコスト削減
  
• セキュリティ強化と情報管理の透明化
  
• テレワーク対応と利便性向上
  

業務効率化とコスト削減

郵便物管理サービスのメリットの1つ目としては「業務効率化とコスト削減」というものが挙げられます。従来、郵便物の仕分けや転送は担当者が手作業で行っており、多大な時間と人件費が発生していました。これをシステム化することで、受領から通知までを自動化し、人件費の削減と時間短縮を同時に実現できます。事例として、大手メーカーでは郵便物仕分け時間を月50時間以上削減できたケースもあり、導入効果が定量的に見える点も強みです。

セキュリティ強化と情報管理の透明化

郵便物管理サービスのメリットの2つ目としては「セキュリティ強化と情報管理の透明化」というものが挙げられます。重要書類の受領履歴や開封履歴をデジタルで残せるため、誰がいつどの郵便物を受け取ったかが明確になります。これにより、内部統制強化やコンプライアンス遵守の支援につながります。金融業界や医療業界などでは、郵便物の管理体制を外部監査で問われることも多く、透明性の高い管理は監査対応の大きな武器となります。

テレワーク対応と利便性向上

郵便物管理サービスのメリットの3つ目としては「テレワーク対応と利便性向上」というものが挙げられます。出社を前提とした郵便受け取り業務は、リモートワークの普及によって非効率となりました。郵便物を電子化してオンラインで確認・承認できれば、在宅勤務でもスムーズに業務が進む環境を構築できます。事例として、全国に支社を持つ企業では、本社で受け取った郵便物を電子化してクラウドにアップロードし、地方支社や在宅社員が即時確認できる体制を実現しています。

郵便物管理サービスの導入デメリット

郵便物管理サービスの導入デメリット

• 導入コストや運用コストの負担
  
• システム障害や通信環境への依存
  
• 社員教育や運用定着に時間がかかる
  

導入コストや運用コストの負担

郵便物管理サービスのデメリットの1つ目としては「導入コストや運用コストの負担」というものが挙げられます。クラウド型は初期費用が安い反面、利用規模の拡大とともに月額料金が膨らみ、長期的には高額なランニングコスト負担になる可能性があります。オンプレ型の場合は逆に初期費用が大きく、予算確保が課題となります。中小企業やコスト意識の高い企業では、この点が導入のハードルになることがあります。

システム障害や通信環境への依存

郵便物管理サービスのデメリットの2つ目としては「システム障害や通信環境への依存」というものが挙げられます。クラウド型の場合、インターネット環境がなければ利用できず、障害発生時に郵便業務が停滞するリスクがあります。事例として、クラウドベンダーのシステム障害により数時間にわたり郵便物の受領確認ができず、業務遅延が発生したケースも報告されています。重要業務を支えるシステムであるため、冗長化やバックアップ体制を事前に確認する必要があります。

社員教育や運用定着に時間がかかる

郵便物管理サービスのデメリットの3つ目としては「社員教育や運用定着に時間がかかる」というものが挙げられます。どれほど機能が充実していても、社員が使いこなせなければ意味がありません。新しいシステム導入に抵抗を感じる社員も一定数存在し、利用定着率の低下が導入効果を阻害するリスクがあります。特に総務部門以外の社員も利用する場合、トレーニングやガイドライン整備が不可欠です。

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郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイント

郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイント

• セキュリティポリシーとの整合性確認
  
• 社内フローとの適合性検証
  
• ベンダーのサポート体制確認
  

セキュリティポリシーとの整合性確認

郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイントの1つ目としては「セキュリティポリシーとの整合性確認」というものが挙げられます。サービス提供者のセキュリティ基準が自社のポリシーと合致していなければ、導入後に利用制限やコンプライアンス違反が生じる恐れがあります。例えば、外部クラウド利用を制限している企業では、クラウド型を選ぶと内部規定に抵触する可能性があります。必ず情報システム部門や法務部門と連携し、事前に適合性を確認することが欠かせません。

社内フローとの適合性検証

郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイントの2つ目としては「社内フローとの適合性検証」というものが挙げられます。どれほど便利なサービスでも、社内の承認フローや既存のワークフローシステムと整合していなければ、業務効率化ではなく業務混乱の原因となってしまいます。事例として、承認フローが紙文化に依存していた企業では、電子化サービスを導入しても実運用に乗らず、結局併用で二重業務が発生したケースがあります。導入前に業務フローを見直し、適切な統合を検討することが重要です。

ベンダーのサポート体制確認

郵便物管理サービスの導入で注意すべきポイントの3つ目としては「ベンダーのサポート体制確認」というものが挙げられます。トラブル発生時に迅速に対応できるかどうかは、導入効果を左右する要因です。サポート体制の不備は長期的な運用リスクにつながります。具体的には、問い合わせ対応の時間帯、導入後の研修提供、障害時の復旧スピードを確認することが欠かせません。グローバル展開している企業であれば、多言語対応や24時間サポートの有無も重要な判断材料になります。

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郵便物管理サービスの最新トレンド

郵便物管理サービスの最新トレンド

• AIによる郵便物仕分け自動化
  
• 電子契約や文書管理システムとの統合
  
• モバイルアプリによる利便性向上
  
• ESG経営やペーパーレス化への対応
  
• データ分析による業務改善活用
  

AIによる郵便物仕分け自動化

郵便物管理サービスの最新トレンドの1つ目としては「AIによる郵便物仕分け自動化」というものが挙げられます。AI-OCRや画像認識技術の進化により、郵便物の宛名や内容を自動で読み取り、部署や担当者へ割り振ることが可能になっています。人的作業の削減と誤配防止を実現し、業務の効率化と正確性向上に直結します。

電子契約や文書管理システムとの統合

郵便物管理サービスの最新トレンドの2つ目としては「電子契約や文書管理システムとの統合」というものが挙げられます。郵便物をスキャンして電子化するだけでなく、電子契約システムやDMS(ドキュメント管理システム)と自動連携することで、受領から契約管理までをワンストップで完結できます。これにより、契約書類や請求書の管理が飛躍的に効率化され、内部統制や監査対応の質も向上します。

モバイルアプリによる利便性向上

郵便物管理サービスの最新トレンドの3つ目としては「モバイルアプリによる利便性向上」というものが挙げられます。スマートフォンから郵便物の受領通知確認や転送指示が可能になり、外出先や在宅勤務でも即時対応できる環境が整備されています。特に営業担当者や出張の多い社員にとっては利便性が大きく向上し、迅速な意思決定が可能となります。

ESG経営やペーパーレス化への対応

郵便物管理サービスの最新トレンドの4つ目としては「ESG経営やペーパーレス化への対応」というものが挙げられます。紙の利用削減や業務効率化は環境負荷低減につながり、持続可能な企業経営への貢献となります。事例として、郵便物電子化を推進することで年間数万枚の紙使用を削減できた企業もあり、ESGレポートに記載できる効果をもたらします。

データ分析による業務改善活用

郵便物管理サービスの最新トレンドの5つ目としては「データ分析による業務改善活用」というものが挙げられます。受領件数や部署ごとの配布量などをデータとして蓄積し、可視化・分析することで、業務プロセス改善やリソース最適化に活用できます。特に、大企業では郵便物の流通量が膨大なため、分析データを基に総務部門の体制や配送ルートを見直すことで、大幅な効率化を実現できます。

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