【2025年】Web出願システムのおすすめ10製品（全12製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

Web出願システムの基礎知識

Web出願システムとは、インターネットを通じて申請・応募などの手続きを行える仕組みのことです。大学や専門学校への入学願書、各種資格試験、行政手続き、企業の採用活動など、従来は紙で行っていた申請業務をすべてオンラインで完結できるようにするツールを指します。

業務効率の向上や人的ミスの削減が大きな利点であり、特に教育機関や自治体では、Web出願を導入することで膨大な書類処理を削減し、運営側の負担を大きく軽減しています。事例としては、大学入試のWeb出願により、受験生がスマートフォンから簡単に申請でき、決済や書類提出までを一元管理する仕組みを実現しているケースが増加しています。

Web出願システムの定義
・学校入試における受験者からの出願の受付
・受験者ごとの合否確認
・受験料の決済

Web出願システムの機能一覧

基本機能

Web出願システムの比較ポイント

①：対応できる申請形式の柔軟性

②：決済機能や帳票出力の有無

③：スマートフォン対応の有無

④：セキュリティや個人情報保護体制

⑤：運用負担やサポート体制

Web出願システムの選び方

①：自社の解決したい課題を整理する

②：必要な機能や選定基準を定義する

③：定義した機能から製品を絞り込む

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

Web出願システムの価格・料金相場

初期費用型（オンプレミス）の価格・料金相場

月額制（クラウド型）の価格・料金相場

Web出願システムの導入メリット

入力ミスや書類不備の削減

業務工数・人的リソースの削減

出願者の利便性向上

Web出願システムの導入デメリット

初期導入費用や運用コストの発生

専門知識を持つ人材の確保が必要

システム障害時の業務停止リスク

Web出願システムの導入で注意すべきポイント

操作性・UI/UXの使いやすさ

データ連携のしやすさ

法令対応・個人情報保護体制

Web出願システムの最新トレンド

スマホ完全対応によるUX改善

キャッシュレス決済との統合

マイナポータル連携の拡大

AIによるエラーチェック機能の実装

クラウド基盤でのスケーラビリティ強化

Web出願システムの機能一覧

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基本機能

機能	解説
オンラインの出願受付	受験者はWeb出願システムを利用して、入学試験の申し込みができる。必要な個人情報を入力し、提出書類をアップロードすることで、簡単に出願手続きが完了する。
合否確認	受験者はシステムにログインすることで自分の合否結果を確認できる。オンラインで通知できるため、合否通知の手紙の作成・発送などの業務が不要となる。
受験料の決済	Web上で受験料の決済ができる機能。クレジットカード決済やコンビニ決済、電子マネー決済など、複数の決済方法に対応しているものがある。また、受験料の入金状況も確認できる。
説明会の申込み受付、入学手続き機能	Web上でオープンキャンパス説明会への申し込み受付ができる。またサービスによっては出願や説明会申し込みで利用した情報をそのまま利用し、Web上で入学手続きもオンラインで完結させることができる機能がある。

Web出願システムの比較ポイント

Web出願システムの比較ポイント

• ①：対応できる申請形式の柔軟性
• ②：決済機能や帳票出力の有無
• ③：スマートフォン対応の有無
• ④：セキュリティや個人情報保護体制
• ⑤：運用負担やサポート体制

①：対応できる申請形式の柔軟性

Web出願システムの比較ポイントの1つ目としては「対応できる申請形式の柔軟性」というものが挙げられます。出願内容には、入力式・選択式・アップロード型など多様なフォーマットが求められるため、対応形式の幅広さは非常に重要です。

柔軟性のないシステムを導入してしまうと、用途に合わせたカスタマイズができず、かえって業務効率が低下するおそれがあります。例えば、学校法人では志望理由書や推薦状などPDFアップロード対応が必須な場面も多いため、フォーム設計の柔軟性を確認しておくことが欠かせません。

②：決済機能や帳票出力の有無

Web出願システムの比較ポイントの2つ目としては「決済機能や帳票出力の有無」というものが挙げられます。入学検定料や申請手数料の徴収が伴う場合、クレジットカード決済・コンビニ払いなど多様な決済手段をサポートしているかは非常に重要です。

また、受理された出願情報をCSVや帳票形式で出力できるかどうかによっても、業務の効率性が大きく異なります。帳票印刷や基幹システムへの連携を考慮する場合は、出力形式の多様性と柔軟性が求められます。

③：スマートフォン対応の有無

Web出願システムの比較ポイントの3つ目としては「スマートフォン対応の有無」というものが挙げられます。特に受験者や応募者側が若年層である場合、スマートフォンから簡単に操作できるUI設計が不可欠です。

スマートフォン対応が不十分だと、途中離脱や誤入力が増え、出願完了率の低下につながる可能性があります。レスポンシブデザイン対応かどうか、確認画面やエラー表示の視認性など、細部までチェックすることが求められます。

④：セキュリティや個人情報保護体制

Web出願システムの比較ポイントの4つ目としては「セキュリティや個人情報保護体制」というものが挙げられます。氏名、住所、顔写真、成績情報など、極めてセンシティブな情報を取り扱う以上、万全な情報セキュリティ体制が必須です。

SSL/TLS暗号化通信の有無やデータセンターの運用体制、アクセスログ管理、IP制限などの機能が実装されているかをチェックしましょう。特に教育機関や自治体では、Pマーク取得やISMS認証などの実績も評価ポイントとなります。

⑤：運用負担やサポート体制

Web出願システムの比較ポイントの5つ目としては「運用負担やサポート体制」というものが挙げられます。申請フォームの作成や問い合わせ対応、システムトラブル時のリカバリなど、運用上の負担をどれだけ軽減できるかは導入の成否を分けます。

専任担当者がいない組織では、初期設定やマニュアル整備、サポート体制が手厚いベンダーを選定することが特に重要です。24時間対応のヘルプデスクやFAQ機能の提供があるかなども比較材料に含めましょう。

Web出願システムの選び方

Web出願システムの選び方

• ①：自社の解決したい課題を整理する
• ②：必要な機能や選定基準を定義する
• ③：定義した機能から製品を絞り込む
• ④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ
• ⑤：無料トライアルで使用感を確認する

①：自社の解決したい課題を整理する

Web出願システムの選び方の1つ目のステップとしては「自社の解決したい課題を整理する」というものが挙げられます。例えば「紙ベースの願書処理が煩雑」「受験料の徴収業務が属人化している」など、現在抱えている業務課題を洗い出すことが最初の一歩です。

課題の明確化がなされていないままシステム導入に踏み切ると、必要な機能が不足したり、期待した効果を得られなかったりといった失敗に繋がります。

②：必要な機能や選定基準を定義する

Web出願システムの選び方の2つ目のステップとしては「必要な機能や選定基準を定義する」というものが挙げられます。前段で整理した課題に対して、具体的にどのような機能が必要かをリストアップし、それに基づいて選定基準を設定することが重要です。

例えば、「クレジットカード決済が必須」「PDFアップロードができる」「操作画面のカスタマイズが可能」などの具体的な要件を洗い出し、ベンダー比較の軸としましょう。

③：定義した機能から製品を絞り込む

Web出願システムの選び方の3つ目のステップとしては「定義した機能から製品を絞り込む」というものが挙げられます。複数の製品が存在する中で、先に定義した必須機能と照らし合わせることで、効率的に候補を絞ることができます。

Excelなどで要件マトリクスを作成し、機能の有無を可視化することで選定プロセスが明確になります。

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

Web出願システムの選び方の4つ目のステップとしては「レビューや事例を参考に製品を選ぶ」というものが挙げられます。類似業種の導入事例や実際の利用者の声を確認することで、導入後の運用イメージをより具体的に把握することができます。

教育機関向けの導入実績が多い製品や、自治体での採用実績があるサービスは、信頼性が高い傾向にあります。

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

Web出願システムの選び方の5つ目のステップとしては「無料トライアルで使用感を確認する」というものが挙げられます。管理画面の操作性や出願者側のUXなどは、実際に触れてみなければ分かりません。

導入前にデモ環境を試用できるベンダーを選ぶことで、運用部門や広報部門との合意形成もしやすくなります。

Web出願システムの価格・料金相場

Web出願システムの料金体系としては、「初期費用型（オンプレミス型）」と「月額制（クラウド型）」の大きく2種類に分けられます。以下の表ではそれぞれの価格帯と特徴をまとめています。

費用相場	初期費用型（オンプレミス）	月額制（クラウド型）
小規模導入	30万円〜50万円程度	月額1万円〜3万円程度
中規模導入	80万円〜150万円程度	月額3万円〜10万円程度
大規模・カスタム導入	200万円以上	月額10万円以上

初期費用型（オンプレミス）の価格・料金相場

初期費用型のWeb出願システムは、一括で費用を支払い、自社サーバーや専用インフラに構築するスタイルです。価格相場としては、小規模なフォーム設置だけであれば30万円〜50万円程度、中規模な大学入試や行政向けの本格運用では100万円を超えることも一般的です。

長期的なライセンス費用や月額費用が不要になる一方で、初期導入時に大きなコストがかかるため予算の確保が課題になります。また、保守やセキュリティ対応を自社で担う必要があるため、ITリソースが限られている組織にはやや不向きな形式です。

月額制（クラウド型）の価格・料金相場

月額制のクラウド型Web出願システムは、ベンダーが提供するクラウド環境を利用する形式で、導入コストを抑えて利用できるのが特徴です。相場としては月額1万円〜10万円前後で、利用ユーザー数や申請件数によって価格が変動します。

クラウド型は初期費用が抑えられ、運用・保守もベンダーに任せられるため、小中規模の学校や自治体での導入事例が多くなっています。また、法改正への対応やシステムアップデートが自動で行われる点も、大きなメリットです。

Web出願システムの導入メリット

Web出願システムの導入メリット

• 入力ミスや書類不備の削減
• 業務工数・人的リソースの削減
• 出願者の利便性向上

入力ミスや書類不備の削減

Web出願システムのメリットの1つ目としては「入力ミスや書類不備の削減」というものが挙げられます。システム上で入力内容のバリデーションチェックや必須項目の設定ができるため、人為的なミスを防ぐことが可能になります。

例えば、郵送による出願では記入漏れや手書きミスが発生しやすいですが、Web出願ではリアルタイムでエラーメッセージを表示し、正確な情報入力を促すことができます。結果として、出願内容の確認や修正にかかる対応時間が大幅に短縮されるのです。

業務工数・人的リソースの削減

Web出願システムのメリットの2つ目としては「業務工数・人的リソースの削減」という点が挙げられます。紙の出願書類を開封し、情報をデータ化して管理する作業が不要になるため、担当者の作業負担が大きく軽減されます。

さらに、申請内容を自動でデータベースに反映したり、帳票出力を自動で行ったりする機能により、事務処理の自動化を実現し、コア業務に集中できる環境を整えることができます。

出願者の利便性向上

Web出願システムのメリットの3つ目としては「出願者の利便性向上」という点が挙げられます。インターネット環境さえあれば、24時間いつでもどこからでも手続きが可能となり、申請者側の満足度が高まります。

特にスマートフォンやタブレットからでも使いやすい設計が施されている場合、若年層やITリテラシーが高くない層にも利用しやすくなるという利点があります。

Web出願システムの導入デメリット

Web出願システムの導入デメリット

• 初期導入費用や運用コストの発生
• 専門知識を持つ人材の確保が必要
• システム障害時の業務停止リスク

初期導入費用や運用コストの発生

Web出願システムのデメリットの1つ目としては「初期導入費用や運用コストの発生」が挙げられます。特にオンプレミス型の場合、システム開発・設計・導入に数百万円の初期費用が必要となる場合もあります。

クラウド型でも月額費用が継続的に発生するため、長期的な予算計画が求められる点に注意が必要です。

専門知識を持つ人材の確保が必要

Web出願システムのデメリットの2つ目としては「専門知識を持つ人材の確保が必要」という点が挙げられます。設定やメンテナンス、障害時の対応など、システムに精通したスタッフが必要になるケースがあります。

特にカスタマイズ性の高いシステムを選んだ場合は、設計や管理に一定のITスキルが求められるため、人材確保や外部委託を検討する必要があります。

システム障害時の業務停止リスク

Web出願システムのデメリットの3つ目としては「システム障害時の業務停止リスク」が挙げられます。Webベースのサービスである以上、サーバーダウンやネットワーク障害が発生すると、申請が一時的に行えなくなる可能性があります。

そのため、可用性の高いインフラ構成や、障害発生時のバックアップ対応策が整っているかを事前に確認しておくことが重要です。

Web出願システムの導入で注意すべきポイント

Web出願システムの導入で注意すべきポイント

• 操作性・UI/UXの使いやすさ
• データ連携のしやすさ
• 法令対応・個人情報保護体制

操作性・UI/UXの使いやすさ

Web出願システムの導入で注意すべきポイントの1つ目としては「操作性・UI/UXの使いやすさ」が挙げられます。申請者が迷わずに操作できるかどうかは、出願完了率や利用者満足度に直結します。

説明不足な画面設計や複雑な操作手順があると、途中離脱やクレームにつながるリスクがあるため、操作画面のデモを確認してから導入を検討しましょう。

データ連携のしやすさ

Web出願システムの導入で注意すべきポイントの2つ目としては「データ連携のしやすさ」です。出願データを他のシステム（学生情報管理システム、人事管理システムなど）と連携させたい場合、CSV形式やAPI連携の柔軟性が求められます。

連携が困難な場合、二重入力や手作業が発生し、かえって業務効率が悪化する可能性があるため、既存システムとの相性は必ず確認しておく必要があります。

法令対応・個人情報保護体制

Web出願システムの導入で注意すべきポイントの3つ目としては「法令対応・個人情報保護体制」が挙げられます。特に教育機関や自治体では、個人情報保護法やマイナンバー法などへの適合が必須です。

ベンダーが最新法令に準拠しているか、セキュリティガイドラインを公開しているかなど、信頼性の高い運営体制が整っているかどうかをチェックしましょう。

Web出願システムの最新トレンド

Web出願システムの最新トレンド

• スマホ完全対応によるUX改善
• キャッシュレス決済との統合
• マイナポータル連携の拡大
• AIによるエラーチェック機能の実装
• クラウド基盤でのスケーラビリティ強化

スマホ完全対応によるUX改善

Web出願システムの最新トレンドの1つ目としては「スマホ完全対応によるUX改善」が挙げられます。申請者の過半数がスマートフォンを利用している現代において、モバイルファーストのUI設計は必須となっています。

画面のレスポンシブ対応はもちろん、ボタンの大きさや入力補助の精度など、ユーザー体験を高める工夫が求められています。

キャッシュレス決済との統合

2つ目のトレンドは「キャッシュレス決済との統合」です。クレジットカード決済だけでなく、PayPayやLINE PayなどのQRコード決済にも対応するシステムが登場しています。

多様な決済手段を用意することで、申請者の利便性が向上し、出願完了率の改善にも貢献しています。

マイナポータル連携の拡大

3つ目のトレンドは「マイナポータル連携の拡大」です。行政手続きにおいては、マイナンバー制度との連携によって本人確認の迅速化や証明書提出の簡素化が進められています。

特に自治体や国家資格関連の出願では、マイナポータルとの連携機能が差別化ポイントとなっています。

AIによるエラーチェック機能の実装

4つ目のトレンドは「AIによるエラーチェック機能の実装」です。機械学習を用いた入力補助や、不備の検知・通知といったAI機能を取り入れることで、ミスの少ない出願プロセスを自動化する試みが進んでいます。

将来的には、AIが入力項目の提案やFAQ対応までを担うシステムも登場する見込みです。

クラウド基盤でのスケーラビリティ強化

最後のトレンドとしては「クラウド基盤でのスケーラビリティ強化」が挙げられます。ピーク時にアクセス集中しても安定稼働を実現するため、AWSやAzureなどのクラウドサービスを活用した弾力的な拡張性が求められるようになっています。

とくに入試や採用の出願締切日など、トラフィックが偏る場面において、そのスケーラビリティが成否を分ける要因となるでしょう。