メールの誤送信にはどんなリスクがある？原因と予防方法を解説

執筆：ITreview Labo編集部

2022.10.20

業務が忙しいときほど、ついやってしまいがちなのがメールの誤送信です。日常的に発生しやすい誤送信ですが、対策を施しておかなければ重大なインシデントに発展しやすいミスでもあるため予防が必要です。

本記事ではメールの誤送信によって起こりうるリスクや誤送信の原因、有効な予防方法、メール誤送信対策ツールについて解説します。

ビジネスメールの誤送信に伴うリスク
メール誤送信の主なケース
メールの誤送信が起こる原因
メール誤送信を防止する対策方法４つ
ケアレスミスを回避するために対策の仕組み化を

ビジネスメールの誤送信に伴うリスク

ビジネスメールの誤送信は、ちょっとした操作ミスによって最も簡単に発生してしまう手違いですが、そこからもたらされるリスクは決して軽視できません。主なリスクとしては、以下の事態が挙げられます。

個人情報の漏洩
添付ファイルから機密情報が漏洩
ランサムウェアなどサイバー犯罪の誘発

誤送信したメールに個人情報が含まれていれば、第三者への直接的な個人情報流出となります。添付ファイルが社外秘のプロジェクトに関する内容であれば、機密情報の漏洩につながります。

社内外を問わず、個人情報の流出は企業の信頼性に大きな傷を残すこととなるため、その損失を取り返すことは容易ではありません。

機密情報の流出などが発覚すれば、クライアントによる契約の打ち切りや、ビジネスモデルの崩壊などにも発展する可能性があり、絶対に回避する必要があります。

また、社員のIDやパスワードを記したメールを間違って配信してしまえば、不正アクセスのきっかけを第三者に与えてしまい、重大なサイバー犯罪を招いてしまう可能性もあるでしょう。

メール誤送信の主なケース

メールの誤送信とは一口に言っても、手違いのあり方に違いがあります。よくあるケースは、宛先設定を間違えて関係のない人物に送信してしまうものです。また、意図せずして社内情報をまとめたファイルを添付してしまい、第三者に情報が流出してしまうこともあるでしょう。

日常的にさまざまな人物とのやり取りを全てメールで実行している場合、宛先を間違えてしまうリスクは大きくなります。目的や連絡相手に合わせてツールを使い分けることで、誤送信が起こるリスクを小さくできます。

また、BCC・CCの設定を間違えて、不特定多数の人間に重要度の高い情報を配信してしまうこともあります。一人の人間に間違えて送信してしまうだけであれば、まだ収拾がつくかもしれませんが、不特定多数の人間に誤送信したとなると、重大なインシデントに発展しかねません。

これまでに自社でどのような誤送信トラブルがあったか、一度見直しておくことをおすすめします。

メールの誤送信が起こる原因

メールの誤送信が起こってしまう原因には、以下のような複数の要因が挙げられます。

メール運用が仕組み化されていない
チェック体制が整備されていない
PPAPなどの慣習的で煩雑な制度が残っている

メール運用のあり方が社内で決まっておらず、各人がそれぞれ自分なりのやり方でメールを扱っていると、会社側で意図していなかった情報流出を招いてしまう可能性があるため、非常に危険です。

また、重要な情報を含むメールを送信する場合、上司や責任者によるダブルチェックを行っていないと、送り主がついつい宛先間違いなどを犯していた場合、発見が遅れてしまいます。

メールのセキュリティ手法としては、PPAPと呼ばれる方法が国内では広く用いられてきました。PPAPとは、パスをかけたZIPファイルを先に送信し、後からパスワードを送信するという手法です。しかし、宛先がどちらも間違っていたり、サーバーごとメールが盗み見られたりしていたら意味がないため廃止が進んでいます。

むしろPPAPは業務を煩雑にし、余計なミスを犯しやすい環境をもたらしてしまうことから、すぐにルールを改定すべき手法です。

メール誤送信を防止する対策方法４つ

1・送信前のチェックリストを用意する

メールの誤送信を防ぐため、すぐにできる方法としては、まず送信前に確認する項目を作成し、仕組み化することが挙げられます。チェックリストを用意し、メール送信のたびにチェックを行うことで、ケアレスミスを回避できます。

２・送信前のダブルチェック体制をつくる

あるいはメールを送信する際にはあらかじめ上司や責任者のダブルチェックを受け、個人のケアレスミスでインシデントが発生しないよう制度を整える必要があるでしょう。

３・社内SNSやチャットを導入してメールの利用回数を減らす

また、社内SNSやチャットを導入することでメールの利用機会を減らし、メールの誤送信リスクを根本から回避するという方法もあります。社内SNSやチャットは、外部の関係者や第三者にメッセージやファイルを誤って送信してしまうリスクが極めて低いため、コミュニケーションに伴うインシデント発生率を大幅に抑制できます。

コミュニケーションにおいて、メールよりレスポンスに優れており、リモート環境下でのチームワーク活性化の面でも良い効果が期待できます。

４・メール送信前に作動するチェック用のソフトを入れる

多くの企業では社員のメールアドレスに社名と関係のある単語が挿入されています。そこで、のto欄に他社のアドレスと思われる文字列が記入された際に、注意喚起を促すソフトをいれることも有効な手段のひとつです。特にメールを使って外部との連絡を頻繁にする営業やカスタマーサクセスなどの部署では必須のツールとなるでしょう。