プロジェクト管理ツールの導入で多く挙げられる課題と解決策は、以下の通りです。
| 課題 | 解決策 |
|---|---|
| 現場の抵抗感・定着しない | 導入目的の明確化スモールスタートツールの勉強会の実施 |
| ツールが複雑すぎる | 自社規模に合ったシンプルなツールの選定ツールマニュアル・動画の作成・配布 |
| 運用ルールが曖昧になる | 担当者・更新するタイミングの明確化 |
| 業務プロセスに合っていない | 既存ツールと連携可能なツールの選定業務フローの事前確認 |
| 情報の分散・更新忘れが発生する | 運用ルールの明確化従来のデータ管理ルールの廃止チャット機能の活用 |
| 導入コスト・ROIが見えない | 入前のKPI設定継続的な効果測定 |
| 経営層が関与しない | 経営層のツール使用・定着への関与日常的なツール使用の機会創出（レポート提出用に使用するなど） |
目次
現場の抵抗感・定着しない
プロジェクト管理ツールに対する現場の抵抗感や、社内の定着の悪さが課題として挙げられます。
新しいツールを導入すると、操作の不安や業務負担の増加が障壁となり、現場での活用が進みにくくなるケースがあります。ITreviewでも「高度なタスク管理はできるものの、他のメンバーにツールの使用を浸透させるまでに時間がかかった」との声が見られます。
このような課題には、以下の対策を講じましょう。
【事前準備の段階】
導入目的を社内に共有する
現場の社員にツール選定の打ち合わせに参加してもらう
【導入時の対策】
最低限の機能からスタートする
小さな成功体験を積み重ねる
【導入後の継続サポート】
ツールの勉強会・説明会を定期的に開催する
まずは導入目的を明確に共有した上で、従業員が操作に混乱しないよう、最低限の機能からスタートします。ツールの勉強会や説明会を実施し、小さな成功体験を積み重ねることも重要です。
ツールが複雑すぎる
業務改善目的で導入したものの、プロジェクト管理ツールが複雑すぎて使いこなせないケースです。例えば、必要以上に機能が多い・初期設定に時間がかかる・操作しにくいといった状態を指します。
ツールの機能が多すぎると、従業員から「使い方が分からない」と不満の声が出る可能性があります。ITreviewでも、製品の口コミで「初見ではやや分かりにくい」「権限やワークフローの設定を探すのが大変」といった声が寄せられています。
こうした問題の解決策は、以下の通りです。
- 自社のプロジェクト規模・文化に合ったツールを選ぶ
- 必要な機能だけを搭載したツールを導入する
- 運用ルールをおおまかに決めておく
- ツールマニュアル・動画を作成し、従業員に配布する
- 操作に関する不明点にすぐ回答できる体制を整えておく
自社のプロジェクトやタスクに適したツールを選定し、機能を多く入れすぎないように注意しましょう。
改善策の進め方としては、まずは運用ルールを策定した上で、マニュアルや動画を従業員に配布し、操作方法を周知します。不明な点が生じた際は、担当者がすぐに回答できる体制を整えると良いでしょう。
業務の見える化と情報共有を大きく前進させるツール
現場仕事がちょっとラクになる相棒
運用ルールが曖昧になる
プロジェクト管理ツール導入で多く挙げられるのが、運用ルールが曖昧で社内での活用が進まない点です。具体的には、いつ誰が情報を更新するのか、何を入力対象とするのかといったルールが明確になっていないと、責任の所在が曖昧になり、情報の鮮度が落ちてしまいます。
ITreviewでも「職種ごとに利用頻度や使い方が異なるため、使用する人が限られてしまうリスクがある」「担当者や期日の徹底など、部署共通の型を学ぶ機会が必要」との声が見られます。
このような課題を防ぐには、担当者や更新タイミングを事前に定め、社内で共通の運用ルールを周知しましょう。
業務プロセスに合っていない
プロジェクト管理ツール自体が自社の業務プロセスに合っておらず、かえって業務負担が増えたケースです。
例えば、導入したツールが既存システムと連携できないと、両方のシステムに情報を二重入力する手間が発生し、作業工程が増えてしまいます。実際の製品レビューでも、カスマイズ性がないと独自の運用フローに合せるのが難しいという声が見られます。
このような課題は、以下の対策で解決を図りましょう。
- 既存ツールと連携できるか（API連携機能の有無）
- 自社の業務フローに対応できるか
- 二重入力が発生しないか（既存ツールと新しいツールで被るデータがないか）
API連携や外部サービス連携機能の有無を確認すると、既存ツールとの連携がスムーズにできます。
ツール導入をきっかけに業務プロセスを見直すのも方法の一つです。
情報の分散・更新忘れが発生する
運用体制が整っていないと、新たにツールを導入しても情報の分散や更新忘れが発生しやすくなります。ITreviewで紹介している製品の口コミでも、「誰かが更新しないと結局口頭での確認が必要となる」という声が寄せられています。
このような問題の解決策は、以下の通りです。
- 運用ルールを明確にする
- 更新担当者を決める
- 従来のデータ管理に関するルールを廃止する
- チャット機能を活用してチームの体制を整える
まず運用ルールを明確にし、更新担当者を決定しましょう。従来のデータ管理ルールを廃止し、情報の集約先を1カ所に絞り込むことも重要です。
社内チャットツールなどを活用し、タスクの進捗報告やツールへの入力（更新）をリマインドするなど、現場の運用体制を整えましょう。
導入コスト・ROIが見えない
導入コストに対するROIが見えにくい点も、多く見られる課題の一つです。ROIはReturn On Investmentの略で、投資コストに対してどれだけの利益が得られたのかを示す指標を意味します。
ツール導入には、月額使用料や運用費用が発生します。従業員満足度やヒューマンエラーの減少などの評価項目は数値化しにくく、ROI（投資対効果）に見合っているかを確認できない場合があります。
具体的な解決策としては、導入前の重要業績評価指標（KPI）の設定と定量効果の継続的な測定です。代表的なKPIには「タスク完了までの時間を30分短縮する」「1件当たりの対応日数を2日から1日に短縮する」などがあります。数値化しやすい指標を設定すれば、ツールの導入効果を客観的に把握することが可能です。
また、SaaSツールの導入評価では、TCO（総所有コスト）を評価軸とする場合があります。TCOとは、ツールの導入費用や運用コスト、廃棄費用など利用開始から終了までに発生する全てのコストを合算したものです。
ROIと合わせてTCOを評価することで、投資に対する効果だけでなく、長期的なコスト負担を踏まえた導入判断がしやすくなります。
経営層が関与しない
経営層が管理ツールの使用に関与せず、現場任せになっているケースです。経営層が導入目的や方針を社員に示していないと、ツールの使用が現場に浸透しにくくなります。
このような課題の解決策は、以下の通りです。
- 社内会議でツールを使用する
- レポートや日報をツール経由で提出してもらう
- 経営層がツールの使用に慣れる
単に導入の背景を伝えるのではなく、経営層がツールを積極的に使用することで、社内全体でツールを活用する文化が生まれます。
プロジェクト管理ツールは自社の環境や運用体制に合ったものを選ぼう
プロジェクト管理ツール導入の課題は、社内の定着不足や業務との不一致、ROIの見えにくさ・経営層の関与不足などが挙げられます。これらの課題への対応策を十分に検討していないと、社内にツール活用が定着せず、期待していた導入効果を得られない場合があります。導入目的や運用ルールを社内で共有し、経営層と現場が連携しながら運用体制を整えましょう。
ITreviewでは、各プロジェクト管理ツールの特徴や口コミをご確認いただけます。自社に合ったツールを選ぶ際は、ぜひご活用ください。
