プロジェクト管理のコツ｜業務効率化に向けたポイントを解説

2022.01.07

プロジェクト管理は、複数の関係者が関わることや納期が集中することで管理しきれないことがあります。タスク管理の煩雑さから、プロジェクトに関わる関係者同士のコミュニケーションがうまくいかないことが主な原因です。

この記事では、円滑なプロジェクト管理を実現するための手法について解説します。プロジェクト管理で目標達成するには、ツールの活用が必須です。プロジェクト管理ツールの必要性やメリット・デメリットも合わせて紹介します。タスクをうまくこなせなくて困っている方は、プロジェクト管理のヒントとして参考にしてください。

プロジェクト管理とは？

プロジェクト管理とは、事業目標の達成に向けてプロジェクトを管理する手法のことです。プロジェクト管理では、計画方針を定めてプロジェクト全体を統合的に管理する必要があります。プロジェクトマネジメントの担当者は、プロジェクトマネジャー（PM）です。PMは、プロジェクトチーム全体のタスクを管理しなければなりません。PMが担うタスク管理は、次のとおりです。

・プロジェクト企画の予算・納期スケジュールの作成

・開発の作業計画（仕様策定・設計・テストなど）に必要な各工程と工数設定

・ワークロード（作業量・作業不可）のチェック

・人員・設備の整備（リソースの最適化）

・プロジェクト稼働後の進捗状況のチェック

・問題発生時の解決策や改善策の作成記録

・クライアントへの状況報告レポートの作成

・開発部署との連携・生産性の監視

プロジェクトマネジャーは、プロジェクトの中心として、タスクすべてを管理しなければなりません。プロジェクト管理は、ツールを導入した効率化が必要になります。

プロジェクト管理を成功させるポイント

クライアントの求める成果物を期日までに納品して初めて、「プロジェクトは成功した」といえます。プロジェクト要件・納期・予算を満たさなければ成功となりません。

プロジェクト管理を成功させるためには、プロジェクトを俯瞰的に捉えるポイントを押さえ、メンバーとのコミュニケーションを取り、“ワンチーム”になることが必要不可欠です。プロジェクト管理はメンバーが同じ方向性を持ち、情報を共有化し、課題を明確にするのに欠かせません。

ここではプロジェクトを成功させるために重要なポイントについてご紹介します。

情報共有の徹底

プロジェクトのメンバーは全員がその進み具合を共有して把握しておく必要があります。情報共有が行われていないと進捗状況を把握できず、対応も遅れる恐れがあります。進捗状況は定期的に進捗会議をしたり、工程をチャート化したりして、作業工程の確認や情報の追加更新が円滑に行えるようにします。プロジェクトの情報共有をするためには、ビジネスチャットやプロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

予算管理の徹底

あらかじめ決めた予算と実際にかかった費用に大きな差異が出ないように注意しなければなりません。設定した予算内に収まるように、無駄な費用は極力カットし、日々の予算管理を徹底することが大切です。初期段階では全体像を見通すことが難しい場合もあるため、特にプロジェクトマネージャーはプロジェクトの実行段階においては定期的にプロジェクトを監視しておかなければなりません。

スケジュール管理

スケジュール管理ではマイルストーンの設定が効果的です。目的達成までの間にいくつかのチェックポイントを設けて進捗度を設定することで、作業工程を管理する必要があります。管理工程を作るためには、まず作業工程を細分化し、各作業に対してタスクを設定します。

チームメンバーの管理

プロジェクトは複数人のメンバーで進めることがほとんどのため、メンバー間のコミュニケーションが非常に重要になります。メンバー各自がそれぞれ何が得意で何が苦手なのかといった能力はもちろん、頑張りすぎたり、怠けたりしないかなどの性格も把握しておくとよいでしょう。一部の人にだけ負荷がかからないように会議やプロジェクト管理ツールで確認し合い、メンバー同士で業務量を調整することが大切です。

期待レベルの品質・成果の提供

クライアントの期待レベルを満たす成果物の品質・成果を提供することが最終的な目標です。そのためにプロジェクトの成功に向けて品質管理が行われます。プロジェクトマネージャーが中心となって品質をキープする計画を策定し、必要に応じて業務プロセスの改善などの修正を実施しましょう。

リスクヘッジ対策

プロジェクトを進行していると予期せぬトラブルは起こるものです。万が一の事態に対策を練ることが必要です。事前に考えられるリスクをすべて洗い出し、どうすれば対処できるかをあらかじめ想定しておきましょう。起こり得るリスクの確率やそのダメージの大きさなどから優先順位をつけて対策を考えることをおすすめします。

プロジェクト管理ツールの導入

効率よく作業を進めるためには、プロジェクト管理ツールの導入をおすすめします。進捗状況の更新・共有ができるので、メンバー全体で作業漏れや遅延を防げます。また、コミュニケーションのロスなど人為的なミスが発生するリスクを減らしてくれます。

プロジェクト管理を効率化するツールとは？

プロジェクト管理を効率化するツールとは、組織全体が円滑にプロジェクトを進めるための管理ツールのことです。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトで扱う複数のデータを横断した管理が必要になります。主な管理項目は、次のとおりです。

コスト管理
スケジュール管理
メンバー管理

プロジェクト管理ツールは、各リソースの進捗状況を可視化して、プロジェクトに関わるメンバー間の円滑な情報共有を実現します。ツール導入により、業務効率とコミュニケーションの向上が期待できるでしょう。

プロジェクト管理ツールが必要な理由

プロジェクト管理にツールを必要とする理由は、次の3つが挙げられます。

プロジェクトの視覚化
プロジェクト管理の効率化
メンバー間の情報共有

プロジェクトの視覚化

プロジェクト管理は、プロジェクトの視覚化が不可欠です。プロジェクトでは、チーム全体で素早く正確に判断することが求められます。迅速に判断する場合は、タイムラインやかんばん方式、カレンダーなど可視化しやすいレイアウトで統一することも必要です。ツールを活用すると、プロジェクトの進捗状況を簡単に視覚化できます。

プロジェクト管理の効率化

最近は、プロジェクト管理の効率化が明暗を分ける時代になってきました。IT技術が向上するとともに、企業のシステム管理は、常に精度の高さを求められています。その具体的な理由は、次のとおりです。

予算管理・品質管理・納期管理を正しく処理するため
顧客先のITツール導入によりKPIの精度が上がっているため
利益の拡大に管理業務の効率化が欠かせないため

プロジェクト管理ツールは、業務効率を正しく向上させて、顧客先のシステムとの連携をはかり利益を拡大していく手法として欠かせない選択になります。

メンバー間での情報共有が重要

テレワークが進む現在では、メンバー間の情報共有が大きな課題となっています。特にコロナ禍を機にテレワークにおける効率性が問われるようになり、遠隔での情報共有の精度向上が求められています。プロジェクト管理ツールは、クラウド上のデータ共有で離れたメンバー同士のコミュニケーションが円滑になるため、情報共有の精度が上がることが期待されています。

プロジェクト管理ツールの基本機能

プロジェクト管理ツールの基本機能を紹介します。

プロジェクト管理（タスク管理）

プロジェクト管理ツールには、タスク管理を効率化する機能があります。

・タスク作成・割り当て機能：メンバーごとのタスクの作成・詳細な作業や納期などの割り当て

・タスク優先順位付け機能：メンバー全員のタスクを整理するためにタスクの優先度の設定が可能

・アラート表示機能：工数予算超過の地点や納期期日超過のときにアラートで自動通知

工数管理

プロジェクトの工数管理では、次の機能が利用可能です。

ガントチャート/プロジェクトマップ機能	「目標」「中間目標」「納期」「成果物」などの工程管理設定
カレンダービュー機能	詳細なスケジュールカレンダーに成果物を設定
かんばん方式機能	タスクをカード化して進捗に合わせて移動する個人の工程管理
プロジェクト予算とリソース配置機能	プロジェクトの予算とタスクやリソースを割り当てる機能
プロジェクト予算実績管理機能	予算（売上・原価）と実績（売上・原価）をプロジェクト登録・管理
レポート作成機能	各種レポートの作成（売上・原価・工数原価・損益率など）
アクセス権限管理機能	データや機能、オブジェクトへのアクセス権限の制限

情報共有

情報共有では、次のような機能があります。

フォーラムやチャット機能	意見交換の場・タスクや問題などについて提案やアドバイスの投稿可能
ドキュメント管理機能	ドキュメントをプロジェクトやタスクに関連付けて作成可能
不具合情報の管理機能	バグなど不具合情報の登録・修正データの管理が可能
ワークフロー機能	タスクの承認プロセス処理の効率化が可能
Wikiによる情報共有機能	メンバーと共有する情報コンテンツの保存が可能
モバイル対応機能	モバイル端末による外出先での管理操作が可能

プロジェクト管理ツールのメリットとデメリット

プロジェクト管理ルールには、仕事の計画・管理・実行がしやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。一方、目的が曖昧なまま「ただ便利そうだから」と導入すると、かえってデメリットになる恐れもあります。プロジェクト管理ツールの活用におけるメリットとデメリットを知っておくことが大切です。

プロジェクト管理ツールのメリット

プロジェクト管理ツールのメリットは、次のとおりです。

・進捗管理の工数を削減できる

・可視化された進捗状況をひと目で把握できる

・プロジェクトメンバー間のデータ共有とコミュニケーションが円滑になる

・面倒な集計や分析を自動化できる

プロジェクト管理ツールは、管理に必要なフォーマットが自動作成できるため、進捗管理の工数を削減できます。ツールに用意されているインターフェースを活用すれば、処理負荷を減らした時間削減が可能です。

また、プロジェクト管理ツールでは、クラウド上のデータをリアルタイムで共有・編集できます。そのため、進捗情報をメンバー間ですぐに把握できることがメリットです。テレワークの需要が高くなる現代では、プロジェクトメンバー間のデータ共有とコミュニケーションを円滑にします。

さらに定型的な入力作業を自動化できるため、面倒な集計や分析作業から解放されることがメリットです。

プロジェクト管理ツールのデメリット

プロジェクト管理ツールには、次のようなデメリットがあります。

・既存ツールとの機能の重複が発生する

・データ入力のズレがあると余計なコストがかかる

・導入時は学習コストを必要とする

プロジェクト管理ツールでは、既存ツールにある機能と“機能かぶり”を起こすこともあります。既存ツールに依存していれば、どちらも使う選択肢になり、複数のツールをまたいだ利用となるでしょう。機能についてはツール導入前に調べておく必要があります。

また、目的や運用ルールなどが明確でないと、チーム間のデータ入力にズレが発生して余計なコストがかかります。そのため、ツール導入前のルール設定が重要です。ルールだけではなくプロジェクト管理ツールは、導入時の学習コストがかかります。プロジェクトメンバーがツールに馴染んだり、自社向けのツールとして最適化したりするまでの時間と労力が必要です。

プロジェクト管理ツールの活用事例

プロジェクト管理ツールを導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。

選択肢・テンプレートを用意して導入の促進ができた

「これまでは全社のプロジェクト管理基盤の標準がなかったが、チケット管理のテンプレートを用意し、導入が促進できた。遅延したチケットを定期的にアラートを出す機能のAPIを使ってGASで実装し、チャットグループでのリマインドさせるようにすることで、納期遅延を防いだ。まず迷ったら無償版から利用してみるのがおすすめです。恐らくファンになると思います」
▼利用サービス：Backlog
▼企業名：ARアドバンストテクノロジ株式会社 ▼従業員規模：300-1000人未満 ▼業種：ソフトウェア・SI
https://www.itreview.jp/products/backlog/reviews/70024

個々の作業やプロジェクトの流れが見える化できる

「世界中で使われているので、世界各国にいるチームと共通ツールとして使うことができる。シンプルながらもファイル添付やメッセージ、進捗状況のアップデートなど必要な機能が付いているので、長年愛用している。リモートで働いているため、個々の作業やプロジェクトの進捗状況がわかりにくかったが、Trelloにより個々の作業などが見える化するので、全体のプロジェクト管理にも役立つ。複数のプロジェクトの場合、タスクリストが複雑化しやすいが、プロジェクトごとにカードを管理できるので、たくさんのプロジェクトもスムーズに管理できる。個々の作業やプロジェクトの流れが見える化できる」
▼利用サービス：Trello
▼企業名：Alconsot ▼従業員規模：50-100人未満 ▼業種：情報通信・インターネット
https://www.itreview.jp/products/trello/reviews/73382

各自の作業依頼を可視化できるツール

「開発依頼をする際にRedmine上でチケットを切ることにより管理が行いやすくなっております。担当者を割り当て可視化できる点もとても便利です。各自の作業依頼が可視化できるためタスク漏れが防止できます。工数が全員で把握できるので業務の巻取りも行えとても便利です」
▼利用サービス：Redmine
▼企業名：株式会社SUPER STUDIO ▼従業員規模：50-100人未満 ▼業種：情報通信・インターネット
https://www.itreview.jp/products/redmine/reviews/13016

チーム開発でタスク管理するのに便利なツール

「チームで開発を実行する時、各タスクをチケットで表す事で、現在のステータスの管理ができます。これによって、今までEXCELで管理していたアナクロな方法ではなく、誰でも同時に状況を管理する事が可能になりました。承認機能もあり、簡単なワークフローとしても利用可能です。チケットをガントチャートとして表示させることもできるので、進捗管理が容易になりました。今までホワイトボードに進行表を手書きで書いていましたが、JIRAにそのまま移行でき、PCさえあれば、どこにいてもタスクの状況が見えるようになりました。作業依頼を、チケットで作成し、担当者をアサインする事で「あいまいな依頼内容」や「受けた受けてない」といった行き違いが無くなりました。カンバン方式や、スプリント開発方式にも対応していますので、経験のあるメンバーならば、すぐに利用できると思います。ストーリーポイントやリストに表示する項目をカスタマイズ可能な点もおすすめです」
▼利用サービス：Jira Software
▼企業名：楽天株式会社 ▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：情報通信・インターネット
https://www.itreview.jp/products/jira-software/reviews/59030

タスクごとのディスカッションが円滑にできる

「タスクの依存関係を作り出せる（有料機能）。サブタスクが作り出せる。アサインはタスクごとに１人しかできないが、フォロワーを作り通知させられる。タスクごとのディスカッションがとてもスムーズ。適切な人に通知され膨大な並行タスクでも受信ボックスを見れば見逃さない」
▼利用サービス：Asana
▼企業名：Cantas株式会社　▼従業員規模：20人未満　▼業種：情報通信・インターネット
https://www.itreview.jp/products/asana/reviews/14522

プロジェクト管理ツール導入のポイント

プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントを紹介します。

導入形態で選ぶ

プロジェクト管理ツールは、導入形態で選ぶことが大事です。導入形態は、クラウド型ツール（インターネット経由のシステム構築）とオンプレミス型ツール（自社サーバ運用のシステム構築）に分かれます。

・クラウド型ツール

クラウド型ツールは、製品のサービス提供元のサーバ環境をインターネット経由で利用する導入形態です。オンプレミス型よりもコストがかからずに手軽に導入できるため、導入企業は増加傾向にあります。

	・サーバ機器の用意が不要・導入コストがかからない・契約さえ済めばすぐに利用可能
	・決められたメニュー以外は選べない・カスタマイズ性と柔軟性が低い

・オンプレミス型ツール

オンプレミス型ツールは、自社でサーバやネットワーク機器を用意して、自社管轄の場所に設置・運用する形態です。従来の自社サーバ内にシステムを構築します。

	・自社サーバのため自由なカスタマイズが可能・外部ネットワークを使用しないためセキュリティ性が高い
	・初期導入コストがかかる・稼働がなくても電気代や保守費がかかる

自社が求める機能で選ぶ

プロジェクト管理ツールはさまざまな機能を備えていますが、製品ごとに利用できる機能が違うため、自社の求める機能と合致しない機能がたくさんあっても意味がありません。自社に必要な機能を明確にして、優先順位をつけて選ぶようにしましょう。

自社リソースを考慮した操作性で選ぶ

自社リソースを考慮した操作性で選ぶことがポイントです。プロジェクトメンバーの誰もが操作できるツールでなければ、効率化どころか非効率化になるでしょう。操作性で選ぶ際は、試用版のあるツールで実際に操作して判断することも大事です。

価格（妥当なコストで導入可能か）で選ぶ

妥当なコストで導入可能かどうか価格で判断することも重要です。価格は無料で利用できる製品から数百万円する製品までさまざまです。ツールの契約形態は、パッケージ版とクラウド型に分けられます。

パッケージ型は、初期導入においてシステムごと自社で買い取り、オンプレミス型ツールとして自社サーバで運用する形態。自由度は高い分、費用として導入時に数十万～数百万円かかる買い切り型の契約です。

クラウド型は、製品の利用が月額課金となるサブスクリプション方式で契約します。費用は、月額単位で無料～数十万円。クラウド型ツールであれば、月額課金での契約費用になります。どちらの契約形態でも、ツールの費用以外にツール導入や運用にかかる人的コストや、システム保守コストも視野に入れて検討することが必要です。

PMBOKへの対応可否で選ぶ

PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）への対応可否で選ぶこともポイントでしょう。PMBOK（ピンボック）は、プロジェクト管理を実行するうえでの手法や知識をまとめたプロジェクトマネジメントの世界標準。プロジェクト管理の基準や知識を体系的にまとめているため、製品のPMBOK対応が選定基準になります。

セキュリティおよびバックアップ体制で選ぶ

セキュリティおよびバックアップ体制で選ぶことも大事です。プロジェクトで活用するデータを守るためには、システムのセキュリティ面やデータのバックアップなど事前に把握しておきましょう。クラウド型の場合は、データの保存場所やSSLによる暗号化されたデータ通信環境など、チェックが必要です。

プロジェクト管理ツールを活用・定着させるためのポイント

プロジェクト管理ツールを活用して組織に定着させるためのポイントを紹介します。

スケジュール管理の重要性を理解する

プロジェクト管理ツールを活用するには、スケジュール管理の重要性を理解しなければいけません。いくら優秀なツールを導入しても、メンバーがスケジュール管理に取り組まなければ、ツールの機能が生かされないからです。ツールの導入に合わせて、目標達成と期限厳守による収益向上をめざし、組織の共通理解が必要になります。

コスト管理に対して意識を高める

コスト管理に対して意識を高めることが重要です。初期段階におけるコスト管理だけではなく、プロジェクトを進めていく中で予算内に収める意識を高めます。予算内に収めたコスト管理に対して目的意識を高めれば、ツールで設定した目標も達成しやすくなるでしょう。

品質管理の重要性を理解する

プロジェクト管理ツールを社内に定着させるためには、品質管理の重要性の理解が必要です。品質管理は工程や成果物の品質を管理します。品質を保つには、失敗要因を把握して成果物と要求の内容を一致させることが大事です。品質管理の重要性を理解していれば、顧客満足度を上げることにつながるでしょう。

資源の割り当てを重要視する

プロジェクト管理では、資源の割り当てが大切です。人的資源を最小限に抑える割り当ての重要性を理解する必要があります。人的資源を最小限に抑えるには、プロジェクトリーダーに資源管理の権限を与えることが重要。人的資源を抑えられれば、結果的に決済も迅速になります。

成果物の管理ルールを制定する

成果物の管理ルールを制定することは、顧客満足度を上げるために必要なポイントです。プロジェクトの成果物は、最終的に納品した成果物だけではありません。プロジェクトを進めるプロセスで発生する成果物もあります。プロセスから生まれる成果物に対応することは、顧客満足度を上げることにつながるでしょう。そのため、状況に合わせた成果物の管理ルールの制定が必要です。

まとめ

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネージャーの業務負担を軽くするだけではなく、メンバー間の情報共有の精度も高めます。結果的に、プロジェクトチームが効率化され、メンバー間の円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。特にテレワークの多い会社や組織では、生産性の向上が大きく期待できます。

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