プロジェクト管理のITreview Grid

 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの目標やスケジュール、プロジェクトチームのタスクを管理するシステムのこと。ワークロード(作業量、作業負荷)の可視化、生産性の監視、リソースの最適化などの各種ツール群によって構成されている。プロジェクトマネジャーは、これらのツールを使って複数のプロジェクト、及びチームとメンバーの状況を追跡して達成度や問題点を分析し、目標に向けた方向修正や改善活動に利用する。また、メンバーが自分に割り当てられた業務・作業内容、共同作業する他のメンバーの進捗を把握・管理するのにも使用される。製品・サービスの開発プロジェクトなど、プロジェクトを組織するあらゆる業種業界に適用することが可能。


プロジェクト管理の導入効果


プロジェクトの状況を分かりやすく可視化できる

 プロジェクト管理ソフトウェアでは、工数や実績のデータを入力するだけでガントチャートとして分かりやすく可視化され、プロジェクトの状況をつぶさに把握することが可能。プロジェクトの遅延や停滞につながる問題箇所を即座に発見し、その影響が及ぶ前に迅速な対応策を打てるので、プロジェクトをスムーズに遂行し、成功に導くことができる。

メンバー同士の情報共有が可能に

 プロジェクトを成功に導くには、メンバー同士がプロジェクトに関するあらゆる情報を共有し、現状を把握できるようにすることが重要になる。プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、入力したデータが直ちに反映され、メンバーはプロジェクトの現状をリアルタイムに確認できる。プロジェクトに必要な情報は全て一元化されるため、情報共有のためにファイルをメールで送信したりファイルサーバに置いたりする必要もない。また、専用のコミュニケーションツールを利用すれば、機密性の高いプロジェクトの情報交換もセキュアにやりとりできる。

プロジェクト管理の事前準備を効率化

 プロジェクト管理ソフトウェアを導入すれば、多くのプロジェクトの現場で利用されている表計算ソフトでの管理とは違い、スケジュール、進捗、リソースなどの管理項目を入力するシートをそのつど作成する必要がない。プロジェクトが始まる前に実施していた事前準備などの業務負担を大幅に軽減し、プロジェクト管理者の業務を効率化できるようになる。


プロジェクト管理の対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 ・製品・サービス開発プロジェクトを管理する各部門のプロジェクトマネジャーやメンバー


プロジェクト管理の機能一覧


タスク管理

機能 解説
タスクの作成と割り当て メンバーのタスクを作成し、詳細と期日を割り当てる
タスクの優先順位付け メンバーが作業を整理できるように、タスクの優先度を設定できる
アラート表示 期日超過や工数予算超過などをアラート表示する


工数管理

機能 解説
ガントチャート/プロジェクトマップ ガントチャートに目標、中間目標、納期、成果物、相互依存関係などを設定する
かんばん方式 タスクの数だけカードを作成し、進捗状況に合わせてカードを移動しながら管理する
カレンダービュー 詳細なスケジュール表に予定日と成果物を設定する
プロジェクト予算とリソース配置 プロジェクトに予算を関連付け、それに応じたタスクまたはリソースで割り当てる
プロジェクト予実管理 プロジェクトごとに売上予算・原価予算・売上実績・原価実績の登録・管理を行う
レポート作成 売上・原価・工数原価・損益率などの各種レポートを作成する
アクセス権限管理 チームやメンバーの役割に基づき、データ、機能、オブジェクトへのアクセス制限や閲覧制限を行う


情報共有

機能 解説
フォーラムやチャット タスク、問題、またはプロジェクト全体についてのアドバイス、意見を投稿できる
ドキュメント管理 プロジェクトやタスクに関連付けられたドキュメントを共有する
不具合情報の管理 バグや不具合の登録、ステータス、修正内容を管理する
ワークフロー プロジェクトで必要なタスクの承認プロセス効率化する
Wikiでの情報共有 プロジェクトメンバーに共有したい情報や文書を保管する
モバイル対応 モバイルに最適化されたWebサイトを通じ、外出先からプロジェクトやタスクを管理する


プロジェクト管理の選定ポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 プロジェクト管理ソフトウェアには、大きく分けてタスク管理を重視した製品や工数管理を重視した製品、情報共有を重視した製品がある。タスク管理を中心とした小規模プロジェクト向けの製品から複数社が関わる大規模プロジェクト向けの製品が存在し、対象プロジェクトの規模に応じてさまざまな機能が提供されている。

 また、システム開発の品質チェックに用いるテスト管理ツール、プロジェクトの会計処理に用いる会計管理ツール、プロジェクトの進捗を管理するスケジューラーなど、機能が限定されたものもある。

導入形態

 プロジェクト管理ソフトウェアにはオンプレミス型とクラウド型がある。オンプレミス型は、社内のサーバまたは管理者クライアントに導入する。ネットワーク環境がなくても利用でき、セキュリティリスクが低いというメリットがある。クラウド型は、Webブラウザからクラウドサービスに接続して利用する。コストを抑えながら容易に導入できることがメリットとなる。

価格形態・契約形態

 オンプレミス型は、初期投資コストが必要になるものが保守契約を除く運用コストがかからないため、複数の大規模なプロジェクトを長期間継続して運用する場合に適している。一方のクラウド型は、初期投資をかけずに利用したいツールだけを選択し、月額料金で利用できるので、少数・小規模なプロジェクト管理に適している。少人数での利用ならば、機能制限付きでフリー(無料)というツールもある。

オプション

 プロジェクト管理ソフトウェアでは、特定の機能やツールをオプションとして別に提供している場合がある。例えば、テスト管理ツールや会計管理ツールなど、管理するプロジェクトによって要/不要が分かれる機能、あるいはプロジェクト管理と連携して利用する外部システムとの接続機能などがオプション機能として提供されている。


プロジェクト管理のシステム要件、他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 オンプレミス型の場合は、社内の情報システム部門、品質管理部門が社内標準をあらかじめ導入し、セキュリティやガバナンスの観点から利用を義務付けることもある。クラウドサービスの場合は、プロジェクトマネジャーが選定し、利用するようなケースも多い。

導入時に必要なもの

 大規模なプロジェクト管理に適用する場合、従来のプロジェクト管理手法を踏襲または改善するために、プロジェクト管理項目やプロセスを事前に設計しなければならないことがある。また、プロジェクト管理ソフトウェアの利用を促進するために、Excelを使った自己管理、メールを使ったファイル共有といった従来の使い方をやめ、ルールを決めて利用を徹底させることが重要になる。

他製品との連携効果

 プロジェクト管理では、プロジェクトの原価や収支の管理が欠かせない。プロジェクト会計管理機能を備えた製品・サービスも多いが、ツールのみで全ての会計を可視化することは難しい。そのため、ERPパッケージなどの基幹業務システムと連携させることも多い。

プロジェクト管理のメニュー

プロジェクト管理の基礎知識

 プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトの目標やスケジュール、プロジェクトチームのタスクを管理するシステムのこと。ワークロード(作業量、作業負荷)の可視化、生産性の監視、リソースの最適化などの各種ツール群によって構成されている。プロジェクトマネジャーは、これらのツールを使って複数のプロジェクト、及びチームとメンバーの状況を追跡して達成度や問題点を分析し、目標に向けた方向修正や改善活動に利用する。また、メンバーが自分に割り当てられた業務・作業内容、共同作業する他のメンバーの進捗を把握・管理するのにも使用される。製品・サービスの開発プロジェクトなど、プロジェクトを組織するあらゆる業種業界に適用することが可能。


プロジェクト管理の導入効果


プロジェクトの状況を分かりやすく可視化できる

 プロジェクト管理ソフトウェアでは、工数や実績のデータを入力するだけでガントチャートとして分かりやすく可視化され、プロジェクトの状況をつぶさに把握することが可能。プロジェクトの遅延や停滞につながる問題箇所を即座に発見し、その影響が及ぶ前に迅速な対応策を打てるので、プロジェクトをスムーズに遂行し、成功に導くことができる。

メンバー同士の情報共有が可能に

 プロジェクトを成功に導くには、メンバー同士がプロジェクトに関するあらゆる情報を共有し、現状を把握できるようにすることが重要になる。プロジェクト管理ソフトウェアを使えば、入力したデータが直ちに反映され、メンバーはプロジェクトの現状をリアルタイムに確認できる。プロジェクトに必要な情報は全て一元化されるため、情報共有のためにファイルをメールで送信したりファイルサーバに置いたりする必要もない。また、専用のコミュニケーションツールを利用すれば、機密性の高いプロジェクトの情報交換もセキュアにやりとりできる。

プロジェクト管理の事前準備を効率化

 プロジェクト管理ソフトウェアを導入すれば、多くのプロジェクトの現場で利用されている表計算ソフトでの管理とは違い、スケジュール、進捗、リソースなどの管理項目を入力するシートをそのつど作成する必要がない。プロジェクトが始まる前に実施していた事前準備などの業務負担を大幅に軽減し、プロジェクト管理者の業務を効率化できるようになる。


プロジェクト管理の対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 ・製品・サービス開発プロジェクトを管理する各部門のプロジェクトマネジャーやメンバー


プロジェクト管理の機能一覧


タスク管理

機能 解説
タスクの作成と割り当て メンバーのタスクを作成し、詳細と期日を割り当てる
タスクの優先順位付け メンバーが作業を整理できるように、タスクの優先度を設定できる
アラート表示 期日超過や工数予算超過などをアラート表示する


工数管理

機能 解説
ガントチャート/プロジェクトマップ ガントチャートに目標、中間目標、納期、成果物、相互依存関係などを設定する
かんばん方式 タスクの数だけカードを作成し、進捗状況に合わせてカードを移動しながら管理する
カレンダービュー 詳細なスケジュール表に予定日と成果物を設定する
プロジェクト予算とリソース配置 プロジェクトに予算を関連付け、それに応じたタスクまたはリソースで割り当てる
プロジェクト予実管理 プロジェクトごとに売上予算・原価予算・売上実績・原価実績の登録・管理を行う
レポート作成 売上・原価・工数原価・損益率などの各種レポートを作成する
アクセス権限管理 チームやメンバーの役割に基づき、データ、機能、オブジェクトへのアクセス制限や閲覧制限を行う


情報共有

機能 解説
フォーラムやチャット タスク、問題、またはプロジェクト全体についてのアドバイス、意見を投稿できる
ドキュメント管理 プロジェクトやタスクに関連付けられたドキュメントを共有する
不具合情報の管理 バグや不具合の登録、ステータス、修正内容を管理する
ワークフロー プロジェクトで必要なタスクの承認プロセス効率化する
Wikiでの情報共有 プロジェクトメンバーに共有したい情報や文書を保管する
モバイル対応 モバイルに最適化されたWebサイトを通じ、外出先からプロジェクトやタスクを管理する


プロジェクト管理の選定ポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 プロジェクト管理ソフトウェアには、大きく分けてタスク管理を重視した製品や工数管理を重視した製品、情報共有を重視した製品がある。タスク管理を中心とした小規模プロジェクト向けの製品から複数社が関わる大規模プロジェクト向けの製品が存在し、対象プロジェクトの規模に応じてさまざまな機能が提供されている。

 また、システム開発の品質チェックに用いるテスト管理ツール、プロジェクトの会計処理に用いる会計管理ツール、プロジェクトの進捗を管理するスケジューラーなど、機能が限定されたものもある。

導入形態

 プロジェクト管理ソフトウェアにはオンプレミス型とクラウド型がある。オンプレミス型は、社内のサーバまたは管理者クライアントに導入する。ネットワーク環境がなくても利用でき、セキュリティリスクが低いというメリットがある。クラウド型は、Webブラウザからクラウドサービスに接続して利用する。コストを抑えながら容易に導入できることがメリットとなる。

価格形態・契約形態

 オンプレミス型は、初期投資コストが必要になるものが保守契約を除く運用コストがかからないため、複数の大規模なプロジェクトを長期間継続して運用する場合に適している。一方のクラウド型は、初期投資をかけずに利用したいツールだけを選択し、月額料金で利用できるので、少数・小規模なプロジェクト管理に適している。少人数での利用ならば、機能制限付きでフリー(無料)というツールもある。

オプション

 プロジェクト管理ソフトウェアでは、特定の機能やツールをオプションとして別に提供している場合がある。例えば、テスト管理ツールや会計管理ツールなど、管理するプロジェクトによって要/不要が分かれる機能、あるいはプロジェクト管理と連携して利用する外部システムとの接続機能などがオプション機能として提供されている。


プロジェクト管理のシステム要件、他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 オンプレミス型の場合は、社内の情報システム部門、品質管理部門が社内標準をあらかじめ導入し、セキュリティやガバナンスの観点から利用を義務付けることもある。クラウドサービスの場合は、プロジェクトマネジャーが選定し、利用するようなケースも多い。

導入時に必要なもの

 大規模なプロジェクト管理に適用する場合、従来のプロジェクト管理手法を踏襲または改善するために、プロジェクト管理項目やプロセスを事前に設計しなければならないことがある。また、プロジェクト管理ソフトウェアの利用を促進するために、Excelを使った自己管理、メールを使ったファイル共有といった従来の使い方をやめ、ルールを決めて利用を徹底させることが重要になる。

他製品との連携効果

 プロジェクト管理では、プロジェクトの原価や収支の管理が欠かせない。プロジェクト会計管理機能を備えた製品・サービスも多いが、ツールのみで全ての会計を可視化することは難しい。そのため、ERPパッケージなどの基幹業務システムと連携させることも多い。