名刺管理 のカテゴリーレポート
2023 Winter

　名刺管理とは、紙の名刺をデータ化して社内で一元管理しながら情報共有するシステムをいいます。一般的には紙の名刺を写真撮影、またはスキャナーで読み取り、画像データをOCR（光学文字認識）によってテキストデータ化する機能、データ化した情報から会社名、所属部署、役職、氏名などを項目ごとに分類してデータベースに格納、蓄積する機能、またそれらの情報を検索する機能などを備えています。モバイルアプリとして提供されているものも多く、商談が終ってすぐ名刺情報をデータベースに取り込めるのが利点です。

　企業の営業部門では顧客管理の重要性が非常に高くなっており、名刺管理システムを顧客管理ツールとして活用したり、既に導入済みのSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携させて利用したりする企業も年々増加しています。

導入メリット1：社内で顧客の名刺情報を共有できる
　名刺管理をシステム化する最大のメリットは、名刺情報を社内で共有できる点にあります。名刺管理を個人任せにしていると、別部署の営業担当者が同じ顧客に二重営業を行ってしまったり、営業担当者が退職した際、顧客とのこれまでのつながりや人脈を引き継げなかったりとビジネスに悪影響を及ぼしかねません。名刺管理を導入すれば、そうした事態を避けて企業が顧客と良好な関係でつながり続けることができます。

導入メリット2：名刺情報を入力する手間を省き、最新の状態が保てる
　名刺情報を表計算ソフトに入力して管理する企業も少なくないでしょう。しかし、名刺情報を手入力するには工数がかかり、入力ミスも生じます。その点、名刺管理システムを利用すれば、スマートフォンで写真撮影したりスキャナーで取り込んだりした画像データをOCR（光学文字認識）機能でテキストデータに変換することで、入力作業を伴うことなくデータベースに格納できます。また、クライアントの担当者の部署や役職、所在地が変わっても、新しい名刺を登録すれば、名寄せ機能により、新しい所属の情報に自動更新し、常に最新の状態に保っておくことも可能です。