【2026年】外国人雇用管理システムのおすすめ10製品（全17製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

外国人雇用管理システムの基礎知識

外国人雇用管理システムとは、外国籍人材の雇用に関する各種情報を一元管理し、適切な労務・在留資格・契約状況を把握するためのシステムのことです。外国籍従業員の在留資格確認や契約更新、法令対応を効率的に進められる点が大きな特徴です。

外国人雇用の分野では、複雑な在留資格制度や提出書類、雇用管理に関するコンプライアンス遵守が求められます。高度化する法令対応の負担を軽減できる仕組みが整備されているため、企業の人事・労務担当者の業務効率化に直結します。

例えば、在留カードの期限管理や、法定提出書類の期限アラート、技能実習生の計画管理など、多様な外国籍人材に必要な情報をシステム上で可視化できます。具体的には、製造業における技能実習生の入国準備、飲食業での特定技能人材の更新管理、IT企業におけるエンジニア採用の手続き管理など、幅広い現場で活用されています。法令遵守と管理工数削減の両立を実現する基盤として、多くの企業で導入が加速しています。

外国人雇用管理システムの定義
在留資格など各種法律に従い、外国籍の従業員の適切な労務管理と権利保護を目的として以下の機能を備える
・各従業員ごとの在留カード・パスポートなどの期限管理機能
・各従業員ごとの在留資格に応じた関係省庁への提出書類作成・管理機能

外国人雇用管理システムの機能一覧

基本機能

外国人雇用管理システムの比較ポイント

①：在留資格・法令対応機能の充実度で比較する

②：外国籍従業員・技能実習生・特定技能など対象範囲で比較する

③：多言語サポートや翻訳機能の有無で比較する

④：既存システムとの連携性で比較する

⑤：コストと運用負荷で比較する

外国人雇用管理システムの選び方

①：自社の解決したい課題を整理する

②：必要な機能や選定基準を定義する

③：定義した機能から製品を絞り込む

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

外国人雇用管理システムの価格・料金相場

クラウド型の価格・料金相場

オンプレ型(買い切り型)の価格・料金相場

外国人雇用管理システムの導入メリット

在留資格管理のミス防止が可能になる

管理工数を大幅に削減できる

コンプライアンス遵守体制を強化できる

外国人雇用管理システムの導入デメリット

導入コストが発生する

運用ルールの整備が必要になる

従業員のITリテラシーに依存する部分がある

外国人雇用管理システムの導入で注意すべきポイント

制度変更への対応スピードを確認する

データ保護とセキュリティ要件を評価する

現場運用との適合性を見極める

外国人雇用管理システムの最新トレンド

生成AIによる書類自動作成・自動翻訳の高度化

データ連携基盤の強化と統合管理の高度化

コンプライアンス管理ツールとしての進化

外国人雇用管理システムの機能一覧

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基本機能

機能	解説
在留カード・パスポート期限管理	外国人従業員の在留カードやパスポートの有効期限を管理し、期限が近づくと自動で通知する機能。従業員ごとの期限一覧を確認でき、適切な更新手続きを行うための機能を提供する。
書類作成・管理機能	従業員の在留資格に応じて、必要な書類を簡単に作成・管理できる機能。関係省庁への提出書類のフォーマットが用意されており、入力欄を埋めるだけで書類が作成できる。
労働条件管理	外国人従業員の労働条件を管理し、法令に基づく労働基準や待遇が適切に実施されているか確認できる機能。労働時間、休日、賃金などの情報を一元管理し、問題が発生した際に迅速に対応できる。

外国人雇用管理システムの比較ポイント

外国人雇用管理システムの比較ポイント

• ①：在留資格・法令対応機能の充実度で比較する
• ②：外国籍従業員・技能実習生・特定技能など対象範囲で比較する
• ③：多言語サポートや翻訳機能の有無で比較する
• ④：既存システムとの連携性で比較する
• ⑤：コストと運用負荷で比較する

①：在留資格・法令対応機能の充実度で比較する

結論として、外国人雇用管理システムを比較するうえで最重要となるのが法令対応の正確性と在留資格管理の精度です。これは、外国籍人材を雇用する企業にとって最も重大なコンプライアンス領域となるためです。

理由として、在留資格の有効期限切れや申請漏れは企業側の重大な法令違反リスクにつながるため、正確な情報管理が欠かせません。具体的には、在留カードの期限アラート、自動リマインド、申請に必要な書類チェックリスト、自動更新スケジュール管理を備えるシステムであるかがポイントです。

事例としては、製造業で技能実習生を多数受け入れる企業が、在留資格の更新漏れによる法的リスクを回避するため、アラート機能を備えた管理システムを導入し、人的ミスの発生率を大幅に低減しています。在留資格管理の自動化によるリスク最小化は、どの企業にとっても不可欠な比較軸です。

②：外国籍従業員・技能実習生・特定技能など対象範囲で比較する

結論として、対象人材の種類に応じて管理機能が十分に対応しているかが比較の重要ポイントです。外国人雇用には複数の制度が存在し、それぞれ求められる管理項目が異なるためです。

理由として、技能実習・特定技能・高度人材など、制度ごとに必要書類や申請フローが大きく異なるため、対象範囲に特化した機能が整備されているかが導入効果に直結します。具体的には、実習計画の進捗管理、特定技能試験の合否管理、家族帯同許可の有無など、制度固有の項目をシステムが網羅している必要があります。

事例としては、建設業で技能実習生と特定技能人材が混在しているケースでは、制度横断で統合管理できるシステムが導入され、複数制度を同時進行で管理する負担削減が実現します。

③：多言語サポートや翻訳機能の有無で比較する

結論として、多言語対応は外国籍人材の多様性が進む現場では必須の比較ポイントです。

理由として、日本人スタッフと外国籍社員が適切にコミュニケーションを取りながら手続きを進めるには、多言語UIや翻訳機能が欠かせないためです。事務担当者のみならず、外国籍従業員本人が情報を確認する場面も多いため、母国語表示できる環境は大きな利点になります。

具体的には、日本語・英語・ベトナム語・中国語など主要言語に対応し、在留資格情報や契約内容、就労条件を従業員が自国語で確認できるシステムが評価されています。多文化共生の現場に適した運用基盤を整備することが、企業の管理精度向上に直結します。

④：既存システムとの連携性で比較する

結論として、既存の人事労務システムや勤怠管理システムとの連携性は、運用効率を左右する重要項目です。

理由として、外国人雇用管理だけが独立して運用されると、情報の重複入力やミスが発生しやすくなるためです。人事データや勤怠情報、契約更新データなどとシームレスに連携することで、企業全体の業務効率が向上します。

事例としては、大手企業で既存のHRシステムとAPI連携し、在留資格情報を自動同期することで、重複入力の排除と管理コストの削減が実現しています。

⑤：コストと運用負荷で比較する

結論として、システム導入と運用の総コストが自社の規模・体制に適しているかが重要です。

理由として、高機能であるほど費用が増大しやすく、中小企業や受け入れ人数が少ない企業では投資対効果が低くなる可能性があるためです。

具体的には、利用人数や管理対象者数に応じた料金体系か、システム運用に専門人材が必要か、サポート体制が十分かなど、総合的なコスト負担を比較する必要があります。運用負荷を抑えながら効果を最大化できる価格設計かどうかが判断基準となります。

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外国人雇用管理システムの選び方

外国人雇用管理システムの選び方

• ①：自社の解決したい課題を整理する
• ②：必要な機能や選定基準を定義する
• ③：定義した機能から製品を絞り込む
• ④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ
• ⑤：無料トライアルで使用感を確認する

①：自社の解決したい課題を整理する

結論として、自社の課題を明確化することが最初のステップです。目的を具体化した要件整理がシステム選定の精度を高めるためです。

理由として、外国人雇用管理には在留資格管理、契約管理、技能実習計画、翻訳支援、勤怠連携など多様な分野が関わるため、課題が曖昧な状態では必要な機能が定まりません。

具体的には、更新管理漏れを防ぎたいのか、書類作成の工数を削減したいのか、多言語対応を強化したいのか、人材のスキル情報を一元管理したいのかなど、課題ごとに必要な仕組みは異なります。導入目的の整理が選定成功の起点となります。

②：必要な機能や選定基準を定義する

結論として、課題に対応した機能要件を明確化することが最適なシステム選定に不可欠です。

理由として、外国人雇用管理システムは製品ごとに得意領域が異なるため、必要な領域から優先順位をつける必要があります。

具体的には、在留期限管理、自動アラート、技能実習対応、特定技能対応、翻訳機能、帳票作成、HRシステム連携、監査対応ログなど、多岐にわたる機能の中から基準を設定します。要件定義の精度が導入効果の最大化につながるという点が重要です。

③：定義した機能から製品を絞り込む

結論として、要件に基づき候補を3〜5製品程度に絞り込むことが現実的な比較につながります。

理由として、多数の製品を比較すると評価基準が曖昧になり、判断軸がぶれやすくなるためです。候補を適切な数に絞ることで深い比較が可能になります。

具体的には、在留管理特化型、技能実習特化型、HR連携強化型などカテゴリ別に候補を選び、各製品の強みを比較します。体系化された絞り込みが最適な導入判断につながる点がポイントです。

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

結論として、実際の利用者レビューや導入事例を確認することが失敗しない選定の重要要素です。

理由として、システムの操作性・使いやすさ・サポート品質は公式情報だけでは判断が困難なためです。

具体的には、人事担当者の評価、外国籍従業員の利用状況、運用のしやすさ、アップデート頻度などを確認し、同業界・同規模の企業事例を優先して参考にします。実利用の声は客観的な判断材料として有効です。

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

結論として、無料トライアルの活用は導入のミスマッチを防ぐ最も確実な方法です。

理由として、機能が充実していても操作性やUIが自社に合わなければ現場定着しにくく、導入効果が低下するためです。

具体的には、在留期限の登録作業、帳票出力、翻訳機能の精度、アクセス権限管理など、実際の業務フローに沿って操作検証を行います。運用現場での定着を見極める最終工程として重要です。

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外国人雇用管理システムの価格・料金相場

外国人雇用管理システムの料金体系は、大きく分けてクラウド型とオンプレ型があり、管理対象人数や機能範囲によって料金が変動します。

以下に代表的な料金相場をまとめています。

区分	小規模(〜50名)	中規模(50〜300名)	大規模(300名〜)
クラウド型(月額)	10,000〜30,000円	30,000〜80,000円	80,000円〜200,000円
オンプレ型(買い切り)	50万円〜100万円	100万円〜300万円	300万円〜800万円

クラウド型の価格・料金相場

結論として、クラウド型は初期費用を抑えつつ柔軟に利用できる料金体系が特徴です。

理由として、月額課金のため導入ハードルが低く、人数増減にも柔軟に対応できる点がメリットとなります。

具体的には、月額1〜3万円のプランでは在留資格管理やアラート機能を中心とした基本機能が提供され、5〜10万円以上のプランでは技能実習対応、多言語サポート、勤怠・給与連携など高度機能が利用可能です。コストの最適化と段階的導入に適したモデルとして選ばれています。

オンプレ型(買い切り型)の価格・料金相場

結論として、オンプレ型は長期利用で費用を抑えたい企業に適した選択肢です。

理由として、システムを自社環境で運用するため、ランニングコストを抑えられ、セキュリティ要件の厳しい企業にも適しているためです。

具体的には、初期費用50〜300万円程度で導入されるケースが多く、大規模企業ではカスタマイズを含めて数百万円規模で構築されます。高いセキュリティ要求と長期運用に適した料金体系が特徴です。

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外国人雇用管理システムの導入メリット

外国人雇用管理システムの導入メリット

• 在留資格管理のミス防止が可能になる
• 管理工数を大幅に削減できる
• コンプライアンス遵守体制を強化できる

在留資格管理のミス防止が可能になる

結論として、システム導入により在留期限管理のミスを大幅に削減できます。期限管理の自動化によるリスク回避が最大の利点です。

理由として、在留資格の更新漏れは重大な法令違反につながり、企業の信頼や事業継続に影響するため、人的管理では限界があります。

具体的には、在留期限アラート、申請スケジュール自動作成、必要書類のチェック機能などにより、更新作業を確実に進められます。企業では、期限管理ミスの発生率が大幅に低下し、法令リスクの最小化が実現しています。

管理工数を大幅に削減できる

結論として、大量の書類作成や情報管理を効率化でき、担当者の負担が軽減します。

理由として、外国籍人材の管理は情報量が多く、Excel管理では限界があるためです。

具体的には、帳票自動出力、在留カード画像の自動読み取り、申請書類テンプレートの生成などにより、管理作業の効率が飛躍的に向上します。事務負担の削減と業務スピード向上が実現します。

コンプライアンス遵守体制を強化できる

結論として、法令遵守に必要な情報を正確に整備でき、不備によるリスクを回避できます。

理由として、技能実習・特定技能など制度ごとに求められる管理項目が多く、すべてを人力で管理するのは困難なためです。

具体的には、監査対応ログの保存、法定書類の出力、実習計画の進捗管理などが自動化され、監査対応の精度向上と業務負荷軽減が実現しています。

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外国人雇用管理システムの導入デメリット

外国人雇用管理システムの導入デメリット

• 導入コストが発生する
• 運用ルールの整備が必要になる
• 従業員のITリテラシーに依存する部分がある

導入コストが発生する

結論として、システム導入には一定の費用負担が必要です。初期費用と月額費用のW負担が発生する可能性があるためです。

理由として、高機能なシステムほど費用が高く、カスタマイズが必要な場合はさらにコストが増加します。

具体的には、クラウド型の中規模プランでは年間数十万円規模、オンプレ型では数百万円の導入費用が発生するケースもあります。投資対効果を検証しながら導入を検討することが重要です。

運用ルールの整備が必要になる

結論として、運用ルールが整備されていないと情報が分散し、管理精度が低下します。

理由として、複数の担当者がシステムを扱う場合、入力ルールが統一されていないとデータ品質が不均一になるためです。

具体的には、在留資格情報の入力基準、書類データの保存ルール、アクセス権限の設定など、運用体制の構築が求められます。運用負荷の増加を抑えるための体制整備が欠かせません。

従業員のITリテラシーに依存する部分がある

結論として、操作に慣れるまで時間がかかる場合があります。

理由として、在留資格管理は専門性が高く、システム操作も一定の知識を必要とするためです。

具体的には、多機能な製品ほど操作が複雑になり、人事担当者や外国籍社員の理解度に差が出る可能性があります。導入時の研修やマニュアル整備がポイントです。

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外国人雇用管理システムの導入で注意すべきポイント

外国人雇用管理システムの導入で注意すべきポイント

• 制度変更への対応スピードを確認する
• データ保護とセキュリティ要件を評価する
• 現場運用との適合性を見極める

制度変更への対応スピードを確認する

結論として、法令変更に迅速に対応できるシステムかどうかが重要です。制度更新に強い製品選定が必要になるためです。

理由として、外国人雇用は制度改定が頻繁で、技能実習制度の見直しや特定技能の追加分野など、最新情報への対応が必須となります。

具体的には、アップデート頻度、法令対応の反映スピード、通知機能の有無などを確認する必要があります。最新制度に適応できるシステムが運用の安定性につながります。

データ保護とセキュリティ要件を評価する

結論として、個人情報を扱うため高いセキュリティ基準が求められます。

理由として、在留カード画像・パスポート情報・契約書類など、極めて重要なデータを扱うため、不正アクセスや漏えいリスクを防ぐ必要があります。

具体的には、暗号化、アクセス制御、認証方式、データバックアップなどの項目を確認し、セキュリティ要件を満たす製品選定が不可欠です。

現場運用との適合性を見極める

結論として、現場の業務フローとシステムの仕様が合致しているかが導入成功の可否を左右します。

理由として、技能実習生や特定技能人材を多数受け入れる企業では、受け入れ機関との連携や配属管理など独自業務が多く、汎用システムでは対応できない場合があるためです。

具体的には、配属変更管理、寮管理、監査準備など、業界固有の業務への適合を確認する必要があります。

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外国人雇用管理システムの最新トレンド

外国人雇用管理システムの最新トレンド

• 生成AIによる書類自動作成・自動翻訳の高度化
• データ連携基盤の強化と統合管理の高度化
• コンプライアンス管理ツールとしての進化

生成AIによる書類自動作成・自動翻訳の高度化

結論として、AI技術の進化により書類作成と翻訳の自動化が加速しています。AI活用による作業効率の最大化が進んでいます。

理由として、申請書類の作成負担が大きい領域ではAIによる自動化が効果的で、ミス防止にもつながるためです。

具体的には、AIが在留カード情報を読み取り、自動で申請書に反映したり、高精度な多言語翻訳で外国籍社員との手続きコミュニケーションが容易になります。

データ連携基盤の強化と統合管理の高度化

結論として、HRシステムや勤怠・給与との連携が標準化し始めています。

理由として、外国人雇用管理を他システムと連携することで、情報の整合性が高まり、運用効率が劇的に向上するためです。

具体的には、APIによるリアルタイム同期、自動データ補完、ワークフロー統合など、複数システムを跨いだ一元管理が進んでいます。

コンプライアンス管理ツールとしての進化

結論として、単なる管理ツールからコンプライアンスリスク管理ツールへ進化しています。

理由として、監査対応や法定書類管理を高度化するニーズが増加しているためです。

具体的には、監査ログの保全、自動レポート作成、実習計画進捗の可視化など、法令遵守を支える機能が強化されています。リスクマネジメントを支える基盤としての価値が高まる傾向が続いています。

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