マイナンバーは2016年に発行されて以降、社会保障や税金の手続きで用いられるようになりました。

マイナンバー法の「安全管理措置」に基づき、企業に所属する従業員および企業と契約を交わした個人事業主の番号を「企業」が管理する必要があります。また、企業が番号を管理する場合は、4つの方法で管理する必要があります。

しかし管理方法のノウハウがなく、マイナンバーをどのような方法で管理すればよいのか分からない方も多いのでは。今回は、企業が行うマイナンバー管理の概要と、マイナンバー法によって定められた4項目の管理方法について解説します。

法人によるマイナンバー管理とは

マイナンバーは、国民1人ひとりに与えられた12桁の個人番号です。企業が税金の処理をする際に、従業員のマイナンバーを利用してます。そのため、企業は従業員のマイナンバーを適切に管理しなくてはいけません。

国は安全管理措置のため、マイナンバーが企業から外部流出しないようにマイナンバー法を設けました。チェックすべきは以下の４つの観点です。

国は「安全管理措置」という名目で、管理するマイナンバーの情報が外部流出しないようにマイナンバー法が設けられました。管理方法は次の4項目に分けられます。

マイナンバーの管理項目1：取得

まず企業は、従業員や源泉徴収を選択した個人事業主から、マイナンバーに記載された個人番号を「取得」する必要があります。このとき本人に対し、文書を通じて利用目的を伝えておく必要があり、無断で取得することが禁じられています。

またマイナンバー取得時には、番号の間違いがあってはいけないことから、次の2つの確認が必要です。

• 身元確認書類（住民票、運転免許証、パスポート）
• 番号確認書類（マイナンバーカード、マイナンバー通知書）

併せてマイナンバーは、従業員本人だけではなく、扶養親族の個人番号についても取得が必要です。扶養親族のマイナンバーについては従業員によって確認されたものとみなされるため、企業が扶養親族の身元確認を行う必要はありません。

マイナンバーの管理項目2：利用

従業員や個人事業主から取得したマイナンバーは、2022年現在、次の3項目で利用できます。

• 社会保障
• 税金
• 災害対策

企業では、源泉徴収手続きなど、社会保障や税金に関わる手続きを行う必要があります。従業員および個人事業主から取得したマイナンバーの利用目的は、基本的にこの手続きが対象であり、他の目的で利用してはいけません。

人材派遣会社で勤務している場合、雇い主である派遣元の会社でマイナンバーが管理されていることから、派遣先の会社で別途マイナンバーを管理する必要はありません。

また、稀ではありますが、災害発生時など、避難行動要支援名簿を作成する際には、災害対策としてマイナンバーが利用できるようになっています。

マイナンバーの管理項目3：管理

取得したマイナンバーは、従業員や個人事業主が企業に従事している期間のうち、社会保障、税金、災害対策の手続きが必要な期間のみ保管が認められています。基本的にマイナンバー自体は従業員・個人事業主が個人で管理するものです。企業は各手続きに必要なマイナンバーを提出するまでの間、情報漏洩に気を付けつつ管理する必要があります。

また、上記目的以外でマイナンバーを管理することは禁止されています。事務手続きが必要な期間のみ管理するように注意しましょう。

マイナンバーの管理項目4：破棄

管理するマイナンバーは、社会保障や税金といった行政手続きが不要になれば、早急に破棄しましょう。従業員の退職や個人事業主の契約が終了するときには、廃棄期限を設け、復元できないように破棄するよう心がけてください。

マイナンバー管理を楽にしてくれる管理システムを探してみよう

企業は、従業員・個人事業主の社会保障や税金の手続きを行うために、マイナンバーを管理する必要があります。また、4つの管理方法では、それぞれ管理範囲・管理条件が定められており、マイナンバーを管理しているからといって、好きなことに利用できるわけではありません。

莫大な数のマイナンバー管理を行う企業であれば、管理に多大な労力が必要です。管理の手間を最小限に抑えて情報漏洩といったミスをなくしたいなら、マイナンバー管理システムを導入してみましょう。

「ITreview」では、マイナンバー管理システムのレビュー、システム情報をご紹介しています。マイナンバーを適切に管理できるか不安な企業は、気になるマイナンバー管理システムを比較検討してみてはいかがでしょうか。