2016年にマイナンバーが発行されて以降「安全管理措置」の規定によって、社会保障、税金で利用する従業員のマイナンバー管理は、企業が行うものと定められています。

マイナンバー管理は、企業に従事する人事・労務担当者が行うことが多く、全従業員の情報を大切に保管する必要があります。しかし、人事・労務担当者の人数が少ない場合、マイナンバー管理が業務の重荷となりキャパオーバーしている企業も多いでしょう。そこで役立つのが、マイナンバー管理の負担を軽減してくれる「管理システム」です。

今回は、企業が行うマイナンバー管理を楽にする「管理システム」の概要と、選ぶポイントについて解説します。レビュー数が多いオススメの管理システムも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

マイナンバー管理の課題

マイナンバー管理を行う課題は、大きく分けて次の3つが挙げられます。

• 紛失・情報漏洩
• データ管理方法
• 保管場所

マイナンバーの管理方法は企業によって異なり、紙媒体や電子データなど様々な場所で保管されています。しかし、大切な書類を紛失したり、不正アクセスによって情報漏洩が起きたりすることも予想されます。最悪の場合、マイナンバーが悪用される事態に発展する可能性もあるので、企業はデータの管理方法や保管場所など、複数の課題に対して対策する必要があります。

企業が管理するマイナンバーには、従業員だけでなく扶養親族の分も含まれています。個人情報の漏洩を起こさないためにも、確実な管理体制を意識してください。

マイナンバー管理を楽にしてくれる「管理システム」とは

従業員とその扶養親族のマイナンバー情報を合わせたとき、何百、何千もの情報を管理しなければならない会社も多いでしょう。それに対して、少人数の人事・労務担当者で管理するのは負担が大きいです。そこで、マイナンバー管理を楽にするために「管理システム」を導入してはいかがでしょうか。

マイナンバーの管理システムを利用することによって、莫大なマイナンバーの情報を決められたルールで管理でき、必要な時に簡単に情報を見つけ出せます。また、セキュリティ対策に優れたクラウド管理を行うマイナンバー管理システムもあることから、情報漏洩などのリスクをおさえられます。

なかには、サブスクリプション形式で利用できる安価な管理システムも提供されているので、従来の管理方法を改善し、高品質なマイナンバー管理を行うために導入を検討してみてください。

マイナンバー管理システムを選ぶポイント

マイナンバー管理システムを探すとき、複数の企業から管理システムが提供されていることに気が付きます。システムは、それぞれ金額や機能、デザインなどが異なり、どれを選んでよいか分からなくなります。では、システムを選ぶポイントとして、次のことを意識してみてはどうでしょうか。

• 操作性が自社で使いやすいか
• 管理システムの持つ機能に満足できるか
• システム管理以外でどのようなことに使えるか

大切なのは「使いやすさ」「必要機能」が企業の目的にマッチしていることです。どんなに高性能でも、使いづらいシステムだと大きなミスが起きることが予想されます。

管理システムは人事・労務担当者の複数人で管理するだけでなく、業務の引継ぎが発生することも想定して相性の良いものを選びましょう。

ITreviewで人気！「マイナンバー管理」機能を持つシステム3選

ここでは、ITreviewの中でレビュー数が多く、人気が高い3つのマイナンバー管理システムをご紹介します。

SmartHR

「SmartHR」は、シェア数・満足度ともに高い人気を誇るクラウド人事労務ソフトです。登録社数が50,000社を超えており、次のような有名企業でも導入されています。

• NISSIN
• イオン
• JR九州グループ

マイナンバー管理ができるほか、従業員情報の一括管理や、給与明細の発行など、人事・労務担当者の業務をルール化できることから、汎用性の高いサービスです。

・SmartHRの参考価格

お問い合わせ

・SmartHRの参考レビュー

入社時もアカウントさえ用意しておけば入社者が事前に必要書類の提出、マイナンバーの処理など済ませておけるため、入社後にあれこれせずスムーズに入社～業務開始まで行けるところが強みで、会社側も必要書類を伝えておけば後は入社者が入力するため、双方の工数削減になるところが企業としてのメリットと思います。

SmartHRへのレビュー「ある程度大きな管理部門であれば導入して間違いなしです。」より

人事労務 freee

「人事労務 freee」は、労務事務の作業を全て一元管理できるサービスとして人気を集めています。初めて管理システムを導入する企業に対し、導入アドバイザリーやサポートデスクによる万全のサポートが行われるので、安心して導入しやすいサービスです。

マイナンバー管理ができるほか、給与計算や勤怠管理、年末調整など、多岐にわたる複雑な労務事務の作業を全て一元管理できるのが特徴です。

・人事労務 freeeの参考価格

お問い合わせ

・人事労務 freeeの参考レビュー

給与明細のメール配信や年末調整の詳細情報記入、毎日の勤怠管理や有給日数の管理、社会保険/住民税/所得税の計算、さらにはマイナンバー管理など、全てを一括で行えたので、アウトソーシングに頼る事無しに人事管理ができます。人事関連はリソースの掛かる業務ですので、非常に使い勝手の良いクラウドアプリケーションです。

人事労務 freeeへのレビュー「起業者へ勧める、”使える”人事管理クラウドアプリケーション」より

ジョブカン労務HR

「ジョブカン労務HR」は、シリーズ累計導入実績が15万社を超える人気の人事労務ソフトです。次のような大手企業からも利用されており、信頼のおけるソフトだと言えます。

• TamaHome
• ミスタードーナツ
• テレビ東京

ジョブカン労務HRには、人事労務のあらゆる書類のテンプレートが用意されていることから、マイナンバー管理のほかにも様々な書類作成が行えるのが特徴です。

・ジョブカン労務HRの参考価格

従業員6－50名：400円（月）、無料体験期間30日、無料プランあり

・ジョブカン労務HRの参考レビュー

①個人情報だけでなく、マイナンバーも収集、管理できるので、ペーパレスとなり、入力ミスも減少している。
②個人マスタを利用して、ひな形に反映させた労働条件通知書などが作成可能でWORDの差込印刷を使用しなくてもよくなった。

ジョブカン労務HRへのレビュー「年末調整等の情報の収集と書類作成機能が便利」より

ITreviewでマイナンバー管理システムを探してみよう

2016年のマイナンバー発行に伴い、多くの企業で人事労務の作業が増加したのではないでしょうか。マイナンバーは重要な個人情報であることから、紛失・情報漏洩が発生してしまうと大きな問題になります。そこで、万全のセキュリティ体制が整っている「管理システム」で管理するのがオススメです。
自社にマッチする管理システムを選んでいくためにも、以下のリンクから各製品の比較をしてみてください。