展示会やイベントの開催は、自社の認知拡大や売上アップにつながるチャンスです。積極的にイベントを実施したいと考える一方で、イベント管理の負担が大きいと感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベントの準備からアフターフォローまで、イベントの管理を楽にするツールと機能についてご紹介します。イベント管理ツールの選び方もあわせて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

多様化するイベント

今まで展示会やイベントは、対面式のリアルイベントが主流でした。しかし、2020年の緊急事態宣言以後、オンラインでのイベント開催が急激に増えています。

出典：2021年 Peatixイベント調査レポート｜Peatix Japan株式会社

オンラインイベントは場所を選ばずに開催できるため、多くの参加者を集めやすく、会場費などの経費を抑えられるのが魅力です。また、オフラインイベントをオンラインで中継する「ハイブリッドイベント」も注目を集めています。

イベント方法が多様化・デジタル化している現代では、イベント管理の負担が増えています。イベントの管理を効率化させるデジタルツールの導入が必須だと言えるでしょう。

イベント管理ツールの機能

次に、イベント管理ツールの代表的な機能を5つ紹介します。

顧客情報の管理

イベント参加者の会社名・氏名・連絡先などの情報を一元管理し、データベース化して集計できる機能です。参加率や来場者属性を分析でき、次回のイベント企画や自社のターゲット理解に活かせます。

イベント管理システム上で権限があれば誰でも情報を確認でき、情報を共有しやすいのもメリットです。サービスによっては、CRMと連動してオンラインイベントの参加申込登録から顧客管理できるツールもあります。

商談管理

商談管理機能では、顧客情報から成約の可能性が高いリード顧客の抽出・分析をでき、マーケティングオートメーションやCRMシステムと連携させて営業に活かせます。集客プラットフォーム機能を備えたツールもあり、告知ページを作成したりプラットフォームの登録顧客へイベントメールを送信したりして集客をサポートします。

スケジュール管理

イベントのスケジュールを管理できる機能です。イベントの告知や出店者の管理、書類管理や機材のレンタルまで展示会の準備は多岐にわたります。それぞれのタスクと進行状況をまとめて管理できるため、スムーズにイベントの準備を進められます。システム上で情報を共有できるため、社員同士で協力しやすくなるのもメリットです。

予約・決済管理

イベント管理システム上で、予約受付や決済を完結できる機能です。事前登録フォームを作成して、アンケートなど必要な項目を設定できます。予約が完了するとともに顧客情報がシステムに登録され、当日の来場受付や顧客管理機能とシームレスにつながるため効率的です。

予約と支払いがすべてシステムで完結するので、参加者の利便性も高まります。有料・無料、イベントの目的が違う複数の展示会を開催する場合、予約・決済管理機能が充実しているツールを選ぶとよいでしょう。

来場受付

QRコードやアプリ内でチケットを発行し、当日受付できる機能です。電子発行できるため、来場者の手間もかからず当日の来場状況もリアルタイムで確認できます。イベントや会場に合わせた複数の受付方法を併用することも可能です。

担当者と来場者を紐づけておくと顧客の来場を担当者に通知できるので、日常業務とイベント対応の両立もしやすくなります。

オンライン配信

ウェビナーやイベントの中継などができる、オンライン配信プラットフォーム機能です。オンライン配信のためのサイト構築や技術を必要とせず、プラットフォーム上で簡単にオンラインイベントを開催できるため、さまざまな業界で活用されています。

BtoB向けでは、Web上のバーチャル空間に展示会スペースを構築できるバーチャルショールームや、過去の配信をオンデマンドコンテンツとして残せる機能などを提供しており、顧客のエンゲージメントを向上させます。

BtoC向けでは、入場者数制限などの管理機能を提供しており、高画質・高音質な配信で大人数の集客イベントもスムーズに開催可能です。

サービスによって、集客機能があるもの、顧客管理に強みのあるもの、オンラインに特化したものなどさまざまです。自社に合ったシステムを選ぶのが重要です。

イベント管理システムを選ぶポイント

次に、イベント管理システムを選ぶポイントを3つご紹介します。

展示会の目的に合った機能を搭載しているか

1つ目のポイントは、展示会の目的に合った機能を備えているかどうかです。オンライン・オフラインなどの開催方法に加えて、集客力を上げたいのか、準備や受付業務を効率化させたいのかなど、イベントの目的によって必要な機能が変わります。

また、展示会後の顧客情報をどう活用するかも重要です。たとえばBtoBイベントの場合、商談管理機能やCRMとの連携など、成約につなげやすい機能があると展示会の効果が高まります。一般から広く人を集めたい場合は、集客プラットフォーム機能のあるツールが役立ちます。

料金が適正であるか

2つ目のポイントは料金です。イベント管理システムは、サービスによって機能や強みが異なることから料金の差が大きく、月額制や従量課金制など料金形態もさまざまです。

そのため、必要な機能をベースに、イベントの規模や予算を踏まえて料金が適正なのか検討する必要があります。そのためにも、自社に必要な機能の洗い出しを事前に行っておくことが大切です。

オプション機能を追加したり、自社に合わせてカスタマイズしてくれたりするサービスもあるため、見積もりを取って比較検討してみましょう。

システムの使いやすさ

3つ目のポイントは、入力のしやすさや管理画面の見やすさなど、担当者が扱いやすいシステムであるかどうかです。効率化のために導入したシステムが扱いにくければ、かえって業務負担が増えてしまいかねません。

参加者にとって使いやすいかどうかも、必ず確認したいポイントです。入力画面の負担が多ければ、参加者は途中で離脱してしまう可能性があります。参加率を高めるためにも、使いやすさは重要です。トライアル期間などで実際の画面を確認することをおすすめします。

イベントを管理できるシステムをまとめて比較

イベント管理システムは幅広い機能を搭載しており、目的を明確にしてツールを選ぶことが大切です。とはいえ、どのようなツールがあるか分からない人も多いのではないでしょうか。