ビジネス向けの連絡ツールとして最適なメール作成・管理

改善してほしいポイント

文字化けすることがあります。HTML形式/テキスト形式を選択して作成できて、本文中に画像を挟み込みたいときはHTML形式を使いますが、受け取る相手によっては文字化けしてしまうことがあるようです。

また、パスワードが掛かったZipファイルを添付して送信されてくるメールの場合、特に受信が遅いです。
パスワード付きのメールで1件、パスワードだけのメールで1件、別々に連絡が入る場合、パスワードだけ先に受信され、添付付きのものは数分は掛かってしまうことがあります。
お客様とメールを見ながら電話でやりとりすることもありますが、相手から「今メールを送りました」とお話しされてもこちら側ではメールがまだ届かない…一度電話を切ってから確認し、改めて折り返すという事も何度かあります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

一度に複数のお客様に同じようなメールを送る場合、テンプレートを作っておくことでメール作成がかなり楽になります。見積りや、会社案内などの一斉案内の場合、宛名を変えるだけでいいのでデスクワークに掛ける時間が削減できます。
フォルダで企業ごと、案件ごとに分類しておけば、受信ボックスにメールが溜まって新着メールに埋もれてしまったり、検索が面倒になることがありません。オフィス向けのメールシステムとして、時間ロスも無く、メールの整理整頓もできるので　複数の社員で共用する場合でも混同せずに使用できます。

検討者へお勧めするポイント

メールでのやり取りが多いデスクワーク業務にはお勧めです。溜まったメールの整理もフォルダ管理で簡単にできますし、署名設定や自動返信、テンプレートのツールを使えば1件1件、１からメールを立ち上げて文章を練って作成…といったメールにかかる時間や手間をカットできるので、その分、他の業務に手が回せます。また、営業担当をしている場合でも、デスクワークを削減することでセールスに時間を割けるので、効率アップは間違いないです。