山口県における地方公共団体で利用数TOPツール

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・掲示板にアップロードした際に、一定の顧客やメインとなる関係者に自動的に通知が行えるようにしてほしい。（掲示板に一定のプルダウンを搭載し、協議、回覧など区分ごとに、通知メール先を設定できるようにしてほしい）
その理由
・現時点では、協議簿などの回覧は配信先を設定できるが、掲示板では個別に登録者を選択する必要がある。
・その機能がわかりづらく、通知先を登録しなくても掲示板に登録は可能であるため、顧客や対象者宛てに通知が届かないことがある。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・遠方の顧客との協議において、移動時間を含めて協議時間を短縮できた。
・大容量の資料を本システムを活用することでアップロードでき、協議前までに関係者で確認し、協議の際に要点を述べ、事前に準備した議事をもとに確認に要する時間を大幅に短縮できる。
・資料の事前共有のメリットとして、協議当日は内容を把握・理解して協議が行えるため、主題に沿った協議が可能となる。
・掲示板のやり取りを一括出力可能であり、掲示板内で完結した協議も議事録として活用できる。
課題に貢献した機能・ポイント
・掲示板機能
・掲示板機能を完了時に一括出力できる機能

検討者へお勧めするポイント

昨今の人材不足において、顧客も従来同様の仕事があるとすると、人手が足りない状態ではこのようなツールを効率的に活用することで、密度の高い協議が実施できると考える。また、確認したいときに確認できるとともに、オンラインでも他のツールと合わせて利用することで資料共有できるなど、デスク上で利用できるツールは今後必須のアイテムと考えます。