請求書受取を電子化！【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

※デジタルビルダーシリーズのデジタルビルダー請求書についての記載です。

業者からの請求書を電子で受け取ることができる本製品ですが、業者側にアカウントの発行や管理が不要なことがよい点と感じています。

大小様々な業者と取引する必要がありますが、そのITリテラシーも様々なため、受取側での業者アカウントの管理が不要なことはメリットと感じます。

また、請求書PDFとは別に添付書類があればつけられる点もメリットです。請求書だけでは表現が難しい内容についても、添付書類で補足する運用をとることで、ある程度柔軟な対応が可能となります。

改善してほしいポイント

UIがいけてないです。必要な機能は揃っていますが、それだけで使いたくなるようなかっこよさ、スマートさまでを感じることはないです。
機能面のUIでいうと、明細画面が枠内でのスクロールで一目見て分からない(スクロールが必要)というのが、紙と違って不便という声があがってます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

1.工数減
月に何十枚何百枚もの請求書が届いていたため、間接部門の工数がまるっと無くなったことが何よりのメリットと認識してます。

【紙でのフロー】
送付(社外)→受取(間接)→開封(間接)→仕分け(間接)→部門内仕分け(間接)→受取(所長)

【電子でのフロー】
送付(社外)→受取(所長)

2.コスト減
また、電子的な送付が可能になったため、業者にとっては通信費のみとなり負担が減ったと思います。昨今の郵送コストの上昇もあるため、ときに速達で数百円かけて送付なんて事もざらにあるため、双方にメリットがあると考えられます。

3.時間短縮
そう多く発生することは無いですが、請求書内容に誤りがあった場合、再提出が必要な場合があります。紙でのやりとりの場合、少なくとも提出から受取まで2.3日かかっていたところが、電子の場合は即時になるためやりとりが迅速化されました。

4.提出締切の厳格化
紙でのやり取りの場合、郵送でのラグや、所長のさじ加減で提出期限があいまいになり、言った言わない、送った送ってないの無用なやりとりがありましたが、提出可能な日時の設定により、時間が過ぎたら提出できなくなるため事務処理の後戻りが減りました。

検討者へお勧めするポイント

請求書受取機能だけを見ても機能的には問題ないため導入を検討するのもありだと思います。
ただ、折角なら見積、発注、精算など、前後の工程をどこまで電子化するのか、何のソリューションで進めるのが良いか検討した上で、ソリューション選びをした方が導入の手間も少なくよいと思います。システム入れて使うのも、使ってもらうのも大変なので。。また、全部電子化するなら機能連携的な手間を考えて、極力同じシステムで賄えるものが、ユーザー視点でも導入視点でも障壁は少ないと思います。

続きを開く