SFAツールを導入した後の効果を最大化するには、以下6つのステップが必要になります。
- 目的とKPIの再定義
- 入力ルールの標準化
- 定着化の徹底
- データ活用と改善アクション
- 他システムとの連携・拡張
- 定期的なチューニング
目次
目的とKPIの再定義
SFAツールを導入した目的や、KPIが適切に設定されているかどうかを見直してみましょう。これらの軸がぶれていると適切な運用を行えず、思ったような成果が現れないことがあります。
導入目的やKPIは企業によって異なりますが、具体的な例には以下のようなものがあります。
| 導入目的 | 受注率向上商談リードタイム短縮営業スキルの標準化 |
| KPI | 商談件数成約率売上高新規顧客獲得数顧客単価リードタイム |
KPIは「商談数を前年比120％にする」など、具体的な数値を設定するのがポイントです。
なお、こうしたKPIの設定は経営戦略の策定にも役立ちます。実際、ITreveiwでも「ダッシュボードによる数値管理が定量的な判断をサポートしてくれるため、戦略的な意思決定に役立った」といったレビューが見られます。
入力ルールの標準化
SFAツールへの入力ルールを標準化し、シンプルに運用できる環境を整えましょう。SFAツールのレビューでも「ひとつひとつの項目への入力が手間に感じるので、もう少し簡単に入力できるようにしてほしい」といった要望が上がっていることから「入力が面倒」と思われるとツールの使用率が低下するおそれがあります。入力項目を必要最小限に絞り、現場の負担を軽減することが大切です。
入力ルールを設けた後も、現場からのフィードバックを基にルールやワークフローの修正・改善を繰り返していけば、現場にとって本当に使いやすいSFAツールを実現できるようになります。
定着化の徹底
SFAツールの導入効果を高めるには、現場への定着化にも取り組む必要があります。、
具体的な取り組み例には以下のようなものがあります。
| 導入成果を可視化し、成功体験を共有する | 成果が見えると成功体験を実感しやすくなる |
| 従業員側のメリットを明確にする | 入力の手間が省けるのはもちろん、案件管理や引き継ぎも楽になると伝える |
| マネージャーが率先してツールを利用する | 管理職が活用することにより、現場での運用ルールも定着しやすくなる |
「会社から言われて仕方なく使っている」という状態では、現場になかなか浸透しません。ツールを導入することで、従業員側が得られるメリットを積極的に発信していきましょう。
導入によって得られた成果の実例を提示すれば、ツールを利用するメリットを想像しやすくなり、自主的にツールを使ってもらえる可能性が高くなります。
例えばITreviewにはSFAツールの導入によって「商談状況をリアルタイムで把握できるようになり、営業の質が改善した」「営業情報の属人化から脱却できた」といった成功体験が数多く掲載されているので、そうした事例を集めて提示してみるのも一つの方法です。
また、マネージャーが率先してツールを活用し、その効果を示せば、自然と社内でのツール利用を促せます。
データ活用と改善アクション
SFAツール導入後の成果や数値といったデータを分析し、改善のためにどのようなアクションが必要なのかを検討します。具体的には、データから商談が停滞した理由や失注した原因といったボトルネックを分析し、それを解決するためにどのような対策を講じれば良いかを考えましょう。
場合によっては、データの収集・分析から改善アクションの立案までを担う専門チームを立ち上げるといった環境を整備するのも、有用な対策になります。
他システムとの連携・拡張
SFAとの関連性が高いCRM（顧客管理システム）と連携すると、顧客の最新情報や過去のやり取りを手軽に把握できるようになり、よりニーズに合った提案を行いやすくなります。
また、MA（マーケティングオートメーション）と連携すれば営業部門とマーケティング部門で情報共有することで、協力して見込み客を育てやすくなります。
なお、CRMに関しては顧客情報の管理という点でSFAと共通する部分が多いことから、近年は2つの機能を併せ持ったツールが増えてきています。SFAツール単体では不足していると感じたら、CRMとの連携を検討するか、2つの機能を統合したツールを検討してみるとよいでしょう。
また、他システムとの連携の可否はSFAツールによって異なります。既存のシステムと併用したい場合は、現在利用しているSFAツールが連携可能かどうかを確認し、必要に応じてオプションの追加などを検討しましょう。
定期的なチューニング
現場からのフィードバックや成果データなどを基に、SFAツールを定期的にチューニングするルールを設けましょう。
導入後に見直しや改善が必要となる項目は以下の通りです。
| 入力項目 | 不要な項目が増えていないか |
| ワークフロー | 現場の営業プロセスとのずれがないか |
| データの収集・分析 | 必要な指標を定期的に収集・分析できているか |
| カスタマイズ | 運用負荷に見合った効果を得られているか |
入力項目やカスタマイズに関しては、不要なものを削除してスリム化し、よりシンプルに使える環境を整えると効果的です。また、SFA導入に合わせたワークフローの見直しや、データをより効率的に収集・分析できる方法の立案なども併せて行いましょう。
なお、場合によってはSFAツールそのものの見直しが必要になることもあります。例えばユーザーインターフェース（UI）が複雑で分かりにくく、定着化が滞る原因になっている場合は、直感的に操作できるUIを採用したツールへの乗り換えを検討しましょう。
SFAツール導入後は、定着のための工夫や見直しを行うことが大切
SFAツールの効果を最大化するには、目的やKPIの見直しを行うとともに、入力項目を減らす、従業員に利用のメリットを提示する、データを活用して必要な改善を行うといった工夫が必要です。
また、相性の良いシステムと連携すれば、より効率的にSFAツールの効果を高めることができるでしょう。
