SFA（営業支援システム）の導入を検討している企業も少なくないでしょう。しかし、どの部署で導入・運用するのが最適なのか分からず、困っている担当者も多いはずです。そのような企業は、コミュニケーション頻度が高く、売上情報に精通する「営業部」でSFAを導入してみてはいかがでしょうか。

本記事では、SFAが営業部に最適な理由や、利用する目的、要件定義についてご紹介します。また、SFA導入で失敗しないコツも解説しますので、システム導入の参考にしてください。

SFA（営業支援システム）は営業部の業務効率化におすすめ

SFAは別名「営業支援システム」と呼ばれるように、営業部の業務効率化に貢献します。特に営業部は外出して活動するシーンが多く、担当者が独自スケジュールで活動したり、顧客のブラックボックス化が進んだり、情報共有が不足しがちです。SFAは、これらの課題を解決できる以下の機能を搭載しています。

• 営業担当者管理
• 顧客情報管理
• 案件管理
• 行動管理
• 売上管理
• タスクスケジュール管理

SFAがあれば、今まで周囲が把握できなかった情報をPC・スマホで簡単に共有して、顧客ニーズや営業手法の分析に役立てられます。情報を一元管理できるプラットフォームとして利用できるので、営業部の業務効率化に効果を期待できるでしょう。

また、SFAは営業部の利用がメインですが、他部署と情報を共有することによって、受注状況や売上状況のチェックに役立ちます。把握しづらい営業部の活動を「見える化」できることから、近年では導入する企業が増えている状況です。

SFAを導入する目的とは？

次に、SFAを導入する目的を3項目に分けてご紹介します。自社が抱える課題を解決できる項目がないか確認してみてください。

社内の情報を一元管理する

企業が利益を得るためには、営業活動が欠かせません。営業活動を進める上では、顧客情報の取得や受注状況の管理、また売上目標額の達成状況を把握する必要があります。また、業務受注や支払いのためには、営業部が見積書・請求書を準備しなければなりません。

しかし、企業によっては個人プレーに走る営業担当者も多く、誰がどのように営業活動を行っているのか把握できない場合もあります。そこで役立つのがSFAです。

SFAはさまざまな情報を一元管理できるため、営業活動全体の効率化を促進できます。また、今までバラバラだった情報を一元管理できることから、営業部と他部署との情報共有不足を課題に抱える企業にもおすすめです。

情報を分析して売上UPを目指す

SFAは、顧客情報を含めたさまざまな情報を入力してビッグデータとして蓄積可能です。しかも、ただ情報を蓄積するのではなく営業活動の分析に役立てられます。例えば、営業エリアの抜けを見つけたり、新規顧客獲得に必要な営業手法を検討したりと、ビッグデータから分析した情報を使って根拠に基づく営業活動を行えるのがメリットです。

業務の無駄を削減できることはもちろん、効率的な営業活動を実施できるため、売上UPを目指す企業におすすめのツールだといえるでしょう。

業務ノウハウを蓄積する

活動が属人化しやすい営業部ですが、SFAを導入することによって、営業担当者の能力UPにつながります。例えば、SFAに次の情報を蓄積すれば、他の営業担当者とノウハウを共有できるのがメリットです。

• 商談成功事例
• 営業手法
• アプローチの手順

「個人で営業スキルを高めるもの」だと思われがちな営業部ですが、SFAがあれば新人教育や属人化防止に活用できます。よって、営業担当者ごとにスキルの差が激しい企業や新人教育に役立てたいと考える企業で導入するのがおすすめです。

SFA導入の成功に欠かせない要件定義とは？

営業活動を効率化できるSFAですが、利用する営業担当者が正しく利用できなければ、導入後の効果が大きく変化してしまいます。そこで、SFA導入を成功させるためにも、事前に要件定義を行っておきましょう。

ここでは、要件定義の基礎知識と参考例をご紹介します。SFA導入前の準備として参考にしてください。

解決策・目的の明確化

要件定義とは、具体的な運用方法を決めることです。まずは、自社が抱える営業部の課題を抽出しましょう。また、抽出した課題とSFAを比較して、どのような解決策を生み出せるか検討することが大切です。

なかには「なんとなく流行っているから、とりあえず導入しよう」と導入後に運用方法を考える企業もあります。しかし、どんな課題を解決したいのか決まっていないと、使い方が定まらず効果を得られないでしょう。要件定義でどのように運用すべきかを明確化すれば、導入したにもかかわらず使わなくなるといったリスクを回避できます。

要件定義の参考例

SFAの要件定義は、次のポイントをおさえて計画してみてください。

• 解決策・目的の明確化
• KPIの設定
• 定着化

KPIの設定では、導入することによって、どう売上につなげていくかを計画しましょう。どの機能を利用するか、どのように情報共有するかなど、ルール決めできればSFA導入の準備が整っていきます。

また、SFAを利用する営業担当者にSFAを定着させることも大切です。事前にSFAの必要性などを説明し、導入前から社内で周知しておくことをおすすめします。

SFA導入で失敗しない2つのコツ

便利に利用できるSFAですが、導入後にうまく運用できず、利用を止めてしまう企業も少なくありません。そこで最後に、SFA導入で失敗しないコツを2つご紹介します。

SFAの導入を目的にしない

企業によっては「最近SFAが流行っているから」と、導入を先走る場合があります。しかし、システムは導入することが目的ではなく、正しく運用して売上に貢献させるのが目的です。SFAを導入するなら、事前に要件定義を行うほか最終目標を設定し、目標に向かって運用を進めるように注意してください。

社内講習を行ってSFAを定着させる

便利に利用できるSFAですが、うまくシステムが定着せず、導入したけれど誰も使ってくれない状況が生まれる場合があります。SFAが定着しない主な理由は以下の通りです。

• 使い方が分からない
• ルールが定まっておらず何をやればいいのか分からない
• 誰が使うシステムなのか分からない

SFAを社内で定着させるためには、周知、社内講習、ルール決めが欠かせません。システム利用の土台を整備しておくことが導入成功につながるため「どうやったら社内で定着するか」を意識して準備を始めてみましょう。

営業効率化に役立つSFAを導入するなら利用目的や要件を明確化しよう

SFAは、営業活動を効率化する便利なシステムです。しかし、事前に目的や要件を整理しなければ、うまく定着せず、導入に失敗する可能性があります。

そこでまずは、営業課題の抽出に取り組んでみてはいかがでしょうか。営業の問題点が見えてくれば、自然と解決策を導きだせます。SFAの機能と照らし合わせつつ、自社の課題解決に役立つシステムを探していけば、営業担当者が受け入れやすいシステムを探し出せるでしょう。

営業活動の属人化、ブラックボックス化にお悩みなら、ぜひSFAの導入を検討してみてください。