営業担当者の属人化が進み、営業体制を統一できずに困っている企業も多いでしょう。解決策を探しているなら、営業支援に役立つSFAを導入してみてはいかがでしょうか。

本記事では、SFAの概要や導入するメリット・デメリットについてご紹介します。Excelを用いた管理手法からSFAに変更する魅力も解説しますので、営業活動における課題解決の参考にしてください。

SFA（営業支援システム）とは？

SFA（Sales Force Automation）とは、営業支援システムのことです。社外で独自に動く営業担当者の活動を「見える化」し、営業活動を管理したりデータを蓄積して利用したりします。集めた情報を分析して新たな営業手法を確立するなど、属人化しやすい営業活動を一元管理できるのが特徴です。

PCやスマホなど複数のデバイスで利用できることから、営業担当者の外出時にも情報共有を行えます。クラウドを通じてシステムを利用できるため、テレワークを実施している企業でも気軽に導入可能です。営業活動を支援するために、近年では導入を進める企業が増えています。

SFAツールで利用できる機能

SFAは営業活動を効率化するシステムです。また、営業活動だけに留まらず、情報管理や資料作成、分析といった機能を有しています。まずはSFAツールで利用できる機能についてご紹介しますので、何のために導入すべきツールなのか確認してみてください。

管理機能

SFAには、情報を集約管理する「管理機能」が備わっています。例えば、以下のような機能を使って、営業情報を管理できます。

• 営業担当者管理
• 顧客管理
• 案件管理
• 行動管理
• 売上管理
• タスクスケジュール管理

SFAを利用することによって、営業活動に必要な情報をほとんど集約できます。今までバラバラに管理していた情報の一元化、従業員間のリアルタイムでの情報共有を通して、連携のとれた営業スタイルを確立できるでしょう。

また、SFAを利用すれば、管理者が受注状況や売上状況を素早くチェックできます。どのエリアまで営業をかけたのか把握できるため、営業計画の根拠資料として役立てられるのも魅力です。

資料作成機能

SFAの多くは、営業担当者の見積書、請求書作成を効率化する「資料作成機能」を搭載しています。何度も作成が必要な見積書、請求書のテンプレートを設定できるほか、過去の作成データを管理できるのも魅力です。

日報や報告書も作成・共有できるため、外出時のスキマ時間を有効活用できます。スマホなどの手持ちデバイスを使って資料を作成することで、移動時間が多い営業活動の効率化、残業時間の縮減効果も期待できるでしょう。

集計・分析機能

SFAに入力した情報は「集計・分析機能」を利用して、今後の営業活動に役立てられます。例えば、営業活動で得たデータをすべて蓄積し、ビッグデータとして活用すれば、顧客の行動やニーズの分析に役立つでしょう。また、顧客情報を分析すれば、自社サービスがどのような層から求められているのか判断できます。

情報の集計・分析は、PDCAサイクルを回す上でも欠かせないプロセスです。IT化やDX化が進む現代において特に重要なビッグデータを収集できる点でも、SFAは有効なツールだといえるでしょう。

SFAを導入するメリット

営業活動を支援してくれるSFAを導入するメリットは、大きく3項目に分けられます。営業活動の問題解決に役立つポイントをご紹介するので、自社が抱える課題に当てはめながら確認してみてください。

社員・顧客を一元管理できる

企業によっては、営業活動を各営業担当者に一任し、各自が独自のルートで営業活動を展開している場合があります。しかし、担当者の成績に差が生じたり、顧客に十分な営業をかけられなかったりと、効率的な営業活動が行えません。また、各担当者がそれぞれ顧客を管理しており、営業活動の属人化が進みやすいといえるでしょう。

一方、SFAを導入して社員・顧客の管理を行えば、営業担当者の活動が共有されるため、顧客情報の属人化を防止できます。情報を一元管理すれば、営業に必要となる情報を集約し、営業の抜けや漏れをチェックできるでしょう。

業務を「見える化」できる

担当者が独自に活動している企業だと、営業スケジュールや進捗状況などがブラックボックス化します。なかには、業務時間中のサボりや押しつけといった課題が生まれる場合もあるでしょう。

SFAを導入すれば、営業担当者の行動をすべて「見える化」できます。営業スケジュールはもちろん、進捗状況なども把握できるため、営業活動の慢性的な課題解決に効果を発揮するでしょう。

根拠に基づく営業活動を実施できる

手当たり次第に営業をかけたり、行き当たりばったりの行動を取ったりする担当者もいます。しかし、その活動方法だと失敗するリスクが高く、うまく利益に直結しない可能性もあるでしょう。

SFAを導入して情報収集・分析すれば、根拠に基づく営業活動を展開できます。顧客が求めるニーズや世の中の動向と自社商品・サービスを照らし合わせて、効果的な営業活動を展開できるでしょう。

SFAを導入するデメリット

営業活動を効率化するSFAですが、導入する上で3つのデメリットがあります。運用効果に関わるポイントなので、あわせて確認してみてください。

情報が揃っていないと活用できない

SFAは、自社および顧客の情報を集めて利用できるツールです。よって、情報が揃っていない企業だと、SFAをうまく活用できないことがあると覚えておきましょう。

特に、設立されたばかりの会社などは、顧客情報が少なく正しい分析を行えません。ある程度、営業活動が安定化し、企業規模が大きくなってから利用することをおすすめします。

導入に時間がかかる

SFAは営業全体に関わるシステムであることから、導入によって営業スタイル自体が変化します。また、費用が発生することから、営業利益と導入コストの分析が欠かせません。

稟議承認や運用開始までの設定にも時間を要するため、全体の動きを把握した上でSFAの導入を検討しましょう。

SFAが社員に定着しない場合がある

営業担当者の中には、ITツールが得意な人もいれば苦手な人もいます。また、今までの営業スタイルから切り替えることができず、SFAが定着しない可能性もあるでしょう。

社内研修を実施したり、運用時のルール決めを確実に行ったりすることが解決につながります。SFAは営業スタイルのターニングポイントとなるため、時間をかけて定着させていきましょう。

Excelで管理するのはダメ？SFAの魅力とは

Excelを用いて営業情報を管理・分析している企業も多いでしょう。確かに、表計算ツールがあれば費用をかけずに情報を蓄積・分析できます。ただし、営業担当者全員が使いこなせなかったり、外出時に利用できなかったりするのがネックです。

Excelなどの操作担当者が限られるシステムの場合、営業活動の属人化を解決できません。一方で、クラウドを通じて利用できるSFAは、移動が多い営業担当者でも利用しやすい点が魅力です。

情報管理に手間がかかるのなら「SFA」を導入して業務効率化を目指そう

営業活動の中では、数多くの取引先・顧客とのやり取りが必要です。個人で活動する営業スタイルだと、どうしても属人化してしまいます。SFAを導入すれば、営業活動の属人化を回避して情報管理の手間を解消できます。

またSFAは、資料作成、分析などにも幅広く利用できるシステムです。近年では、IT化・DX化の波を受けて、導入を開始する企業が増えています。営業活動の効率化を実現するために、貴社でもSFAの導入を検討してみてください。