SFAのITreview Grid

 SFA(Sales Force Automation)とは、営業活動における商談状況や顧客情報を管理するツールのことを指す。勘や経験に頼り俗人化することが多かった従来の営業スタイルに対し、顧客情報、案件情報、商談進捗(しんちょく)など営業活動に関するあらゆる情報をデータ化し、営業組織全体で共有することで、営業活動の生産性を向上させる。SFAは営業活動全般をサポートするのに対し、CRMは顧客情報を中心に管理することを目的としている点が異なるが、最近はCRMとの融合も進んでいる。


SFAの導入効果


営業活動に必要なあらゆるプロセスと情報を可視化

 営業部門の担当者がそれぞれ顧客や案件の情報を個別に管理していると、活動内容がブラックボックス化してしまい、担当者が不在の際、誰も応対できず顧客対応が滞ることが往々にしてある。SFAを導入すれば、そうした営業活動のあらゆるプロセスと情報が可視化され、誰がどんな行動をとっているのかがひと目で分かるので、担当者不在時の引き継ぎも容易に実行できる。

組織としての実績と知見を蓄積・共有できる

 SFAを導入すると、営業マネジャーが各担当者からわざわざ情報を収集しなくとも、各担当者が入力した営業情報が集計、可視化されるため、組織全体の営業活動情報を確認、共有できるようになる。営業成績の高い担当者の商談実績を知見として蓄積・共有し、その情報を別の担当者が応用することで、組織全体の営業活動の品質を高め、新規顧客獲得や案件化率を向上させられるようになる。

異常値発見と業績把握により迅速な意思決定が可能

 SFAでは長期間にわたって進捗に変化のない案件や、次にすべきアクションを行えていない案件、見積金額に不手際のある商談などの異常値がつぶさに発見できる。そのため、問題のある案件や商談のプロセスを見直したり、原因を分析したりできるようになる。また、担当者ごとの業績もリアルタイムに把握できるため、営業成績の振るわない担当者をマネジャーが支援して改善策を講じるなど、迅速なフォローが可能になる。また、案件の異常値や課題がSFAから把握できるため、マネジャー層は迅速な意思決定も行えるようになる。

人的ミスをなくし報告業務の時間を短縮

 SFAでは営業プロセスの中でやるべき事項が明確化されているため、「うっかり忘れてしまった」という人的ミスを防止できる。また、外出先のモバイルデバイスから商談の進捗状況を報告できるようにしておけば、営業活動後にわざわざ帰社して報告するといった作業時間を短縮できる。


SFAの対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 ・自社の事業拡大に取り組む営業部門、または経営層


SFAの機能一覧

進捗やプロセスを可視化する商談管理機能

機能 解説
案件管理 顧客、営業担当者、商品、見積、売上金額など、案件ごとに必要な情報をひも付けて管理する
商談管理 商談の訪問日、面会者、活動などの商談内容を記録し、現在の進捗状況が確認できるように管理する
プロセス管理 顧客の購買サイクルに合わせた営業プロセスをシナリオ化し、プロセスの現在地点を可視化する
データ共有 営業活動に必要な提案資料、製品カタログなどデータを格納できる共有データストレージ
顧客管理 企業情報、案件、売上推移、商談履歴、クレームなど顧客を起点としたあらゆる情報を管理する


営業実績をリアルタイムに把握する業績管理機能

機能 解説
予実管理 営業プロセス、担当者ごとに予算や受注予定金額、実績などを積み上げ、数字やグラフに可視化する
レポート出力 表計算ソフトを使って作成した企業独自形式の帳票に合わせる形でカスタマイズしたレポートを出力する
ダッシュボード 営業活動を通じて蓄積した顧客、案件、予実データをダッシュボードに可視化し、経営判断に活用する
外部システム連携 外部システムから入手したデータを取り込んだり、外部システムにデータを渡したりする


外出先での確認や報告を可能にする活動支援機能

機能 解説
スケジュール管理 部下の活動状況を把握したり、上司の同行スケジュールを調整したりなど、組織全体のスケジュールを共有・管理する
ワークフロー 商談の決裁に必要な一連の処理手続きをワークフローとして定義する
モバイルアプリ、モバイル対応 スマートフォン用のモバイルアプリを利用し、スケジュールや商談内容を確認したり商談の現場で営業活動を報告したりする




SFA選定のポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 SFAには、多くの製品・サービスが存在するが、「営業部門の業務を効率化する」という基本的な思想は、いずれも変わらない。機能面では、顧客管理機能やスケジュール機能、データ分析機能、モバイルデバイス対応といった部分で差異がある。また、ルート営業の訪問計画を効率化したり、空いた時間に近隣の既存顧客に立ち寄ったりするのに役立つ地図連携機能や、営業活動内容を報告すると、自動的に関係者のタイムラインに投稿する機能を有している製品・サービスもある。

導入形態

 SFAには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品は、自社内の閉じたネットワークで運用できるため、顧客情報管理などのセキュリティ面が強固で、カスタマイズ性も高い。一方、クラウドサービスは主にSaaS(Software as a Service)として提供されており、ハードウェアインフラを用意することなく、初期投資を抑えながらすぐに運用を開始することができる。

価格形態・契約形態

 SFAの価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は1ユーザーあたり5〜10万円。クラウドサービスの場合は1ユーザーあたり月額数百円〜2万円程度とサービスによって開きがある。条件付きながら無料(フリートライアル)で利用できるSFAサービスもある。また、クラウドサービスの中には、初期費用として10〜20万円程度が必要になるものもある。

オプション

 SFAのオプションとして高度なデータ分析機能や詳細なレポート機能、基幹業務システムなどとの連携機能、名刺情報を顧客情報に取り込む機能などを設定している製品・サービスがある。


SFAのシステム要件、他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 SFAは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが圧倒的に多い。初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングから設定方法のコーチ、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入時に必要なもの

 SaaS型のSFAは、Webブラウザでサービスにアクセスすれば利用できるため、デバイスを問わない場合が多い。オンプレミス環境に導入するパッケージ製品の場合は、サーバにシステムを導入する必要がある。

他製品との連携方法

 SaaS型のSFAはスケジュール管理機能をグループウェア、名刺管理機能を名刺ソフト、データ分析機能をセルフサービスBIなどと連携させているもある。既に利用しているものがある場合、SFAと連携可能かを確認すべきだろう。

 また、これまで顧客情報や日報、案件情報などを表計算ソフトや別システムで管理していた場合には、CSV形式でデータを取り込むといった方法が一般的だ。CSV形式で情報をインポートできるかという点も導入前には確認しておきたい。

SFAの基礎知識

 SFA(Sales Force Automation)とは、営業活動における商談状況や顧客情報を管理するツールのことを指す。勘や経験に頼り俗人化することが多かった従来の営業スタイルに対し、顧客情報、案件情報、商談進捗(しんちょく)など営業活動に関するあらゆる情報をデータ化し、営業組織全体で共有することで、営業活動の生産性を向上させる。SFAは営業活動全般をサポートするのに対し、CRMは顧客情報を中心に管理することを目的としている点が異なるが、最近はCRMとの融合も進んでいる。


SFAの導入効果


営業活動に必要なあらゆるプロセスと情報を可視化

 営業部門の担当者がそれぞれ顧客や案件の情報を個別に管理していると、活動内容がブラックボックス化してしまい、担当者が不在の際、誰も応対できず顧客対応が滞ることが往々にしてある。SFAを導入すれば、そうした営業活動のあらゆるプロセスと情報が可視化され、誰がどんな行動をとっているのかがひと目で分かるので、担当者不在時の引き継ぎも容易に実行できる。

組織としての実績と知見を蓄積・共有できる

 SFAを導入すると、営業マネジャーが各担当者からわざわざ情報を収集しなくとも、各担当者が入力した営業情報が集計、可視化されるため、組織全体の営業活動情報を確認、共有できるようになる。営業成績の高い担当者の商談実績を知見として蓄積・共有し、その情報を別の担当者が応用することで、組織全体の営業活動の品質を高め、新規顧客獲得や案件化率を向上させられるようになる。

異常値発見と業績把握により迅速な意思決定が可能

 SFAでは長期間にわたって進捗に変化のない案件や、次にすべきアクションを行えていない案件、見積金額に不手際のある商談などの異常値がつぶさに発見できる。そのため、問題のある案件や商談のプロセスを見直したり、原因を分析したりできるようになる。また、担当者ごとの業績もリアルタイムに把握できるため、営業成績の振るわない担当者をマネジャーが支援して改善策を講じるなど、迅速なフォローが可能になる。また、案件の異常値や課題がSFAから把握できるため、マネジャー層は迅速な意思決定も行えるようになる。

人的ミスをなくし報告業務の時間を短縮

 SFAでは営業プロセスの中でやるべき事項が明確化されているため、「うっかり忘れてしまった」という人的ミスを防止できる。また、外出先のモバイルデバイスから商談の進捗状況を報告できるようにしておけば、営業活動後にわざわざ帰社して報告するといった作業時間を短縮できる。


SFAの対象ユーザー


導入検討、利用ユーザー
 ・自社の事業拡大に取り組む営業部門、または経営層


SFAの機能一覧

進捗やプロセスを可視化する商談管理機能

機能 解説
案件管理 顧客、営業担当者、商品、見積、売上金額など、案件ごとに必要な情報をひも付けて管理する
商談管理 商談の訪問日、面会者、活動などの商談内容を記録し、現在の進捗状況が確認できるように管理する
プロセス管理 顧客の購買サイクルに合わせた営業プロセスをシナリオ化し、プロセスの現在地点を可視化する
データ共有 営業活動に必要な提案資料、製品カタログなどデータを格納できる共有データストレージ
顧客管理 企業情報、案件、売上推移、商談履歴、クレームなど顧客を起点としたあらゆる情報を管理する


営業実績をリアルタイムに把握する業績管理機能

機能 解説
予実管理 営業プロセス、担当者ごとに予算や受注予定金額、実績などを積み上げ、数字やグラフに可視化する
レポート出力 表計算ソフトを使って作成した企業独自形式の帳票に合わせる形でカスタマイズしたレポートを出力する
ダッシュボード 営業活動を通じて蓄積した顧客、案件、予実データをダッシュボードに可視化し、経営判断に活用する
外部システム連携 外部システムから入手したデータを取り込んだり、外部システムにデータを渡したりする


外出先での確認や報告を可能にする活動支援機能

機能 解説
スケジュール管理 部下の活動状況を把握したり、上司の同行スケジュールを調整したりなど、組織全体のスケジュールを共有・管理する
ワークフロー 商談の決裁に必要な一連の処理手続きをワークフローとして定義する
モバイルアプリ、モバイル対応 スマートフォン用のモバイルアプリを利用し、スケジュールや商談内容を確認したり商談の現場で営業活動を報告したりする




SFA選定のポイント


ツールごとの違い(製品思想、機能)

 SFAには、多くの製品・サービスが存在するが、「営業部門の業務を効率化する」という基本的な思想は、いずれも変わらない。機能面では、顧客管理機能やスケジュール機能、データ分析機能、モバイルデバイス対応といった部分で差異がある。また、ルート営業の訪問計画を効率化したり、空いた時間に近隣の既存顧客に立ち寄ったりするのに役立つ地図連携機能や、営業活動内容を報告すると、自動的に関係者のタイムラインに投稿する機能を有している製品・サービスもある。

導入形態

 SFAには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品は、自社内の閉じたネットワークで運用できるため、顧客情報管理などのセキュリティ面が強固で、カスタマイズ性も高い。一方、クラウドサービスは主にSaaS(Software as a Service)として提供されており、ハードウェアインフラを用意することなく、初期投資を抑えながらすぐに運用を開始することができる。

価格形態・契約形態

 SFAの価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は1ユーザーあたり5〜10万円。クラウドサービスの場合は1ユーザーあたり月額数百円〜2万円程度とサービスによって開きがある。条件付きながら無料(フリートライアル)で利用できるSFAサービスもある。また、クラウドサービスの中には、初期費用として10〜20万円程度が必要になるものもある。

オプション

 SFAのオプションとして高度なデータ分析機能や詳細なレポート機能、基幹業務システムなどとの連携機能、名刺情報を顧客情報に取り込む機能などを設定している製品・サービスがある。


SFAのシステム要件、他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 SFAは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが圧倒的に多い。初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングから設定方法のコーチ、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入時に必要なもの

 SaaS型のSFAは、Webブラウザでサービスにアクセスすれば利用できるため、デバイスを問わない場合が多い。オンプレミス環境に導入するパッケージ製品の場合は、サーバにシステムを導入する必要がある。

他製品との連携方法

 SaaS型のSFAはスケジュール管理機能をグループウェア、名刺管理機能を名刺ソフト、データ分析機能をセルフサービスBIなどと連携させているもある。既に利用しているものがある場合、SFAと連携可能かを確認すべきだろう。

 また、これまで顧客情報や日報、案件情報などを表計算ソフトや別システムで管理していた場合には、CSV形式でデータを取り込むといった方法が一般的だ。CSV形式で情報をインポートできるかという点も導入前には確認しておきたい。