請求書受領サービスの導入によって業務効率化の具体的な効果を上げた事例には、以下のようなものがあります。
- 請求書処理時間の大幅削減
- 入力ミス・確認工数の削減
- ペーパーレス化による業務の可視化
- 法改正への対応がスムーズ
- コスト削減
目次
請求書処理時間の大幅削減
| 課題 | 効果 |
|---|---|
| 紙の請求書処理に時間がかかる | 請求書処理の自動化 処理義務の簡素化 |
ITreviewに掲載されているレビューには、実際に請求書処理時間の短縮を実現した事例が報告されています。
請求書の収集や管理が一本化されたため、処理業務全般が簡素化され、業務効率化に成功しました。また、必要に応じてプリントアウトもできるため、事務処理が楽になったという意見も上がっています。
入力ミス・確認工数の削減
| 課題 | 効果 |
| 手入力によるミス発生監査対応が煩雑 | サービス内での請求書作成により入力ミスが減少 監査対応の負担軽減 |
ITreviewには、請求書受領サービスの導入によって、独自フォーマットの請求書にありがちな計算ミスや、入力ミスなどのヒューマンエラーの削減に成功したという事例が挙がっています。
ユーザーは、個人事業主からもらう請求書には計算ミスや記載事項の漏れが多く、修正依頼や再提出に時間がかかることを課題に感じていましたが発注情報とのひも付けが可能なサービス内で請求書を作成してもらうことで、人的ミスをほぼなくすことに成功したそうです。さらに、監査時に請求書のPDFを電子データとしてそのまま送付できるため、都度PDF化する必要がなく、時間と手間を省けたという意見もあります。
ペーパーレス化による業務の可視化
| 課題 | 効果 |
| 大量の紙請求書の処理負荷 多様な形式の請求書が届き、処理が煩雑 紙の保管・検索に時間がかかる |
データ化により検索が迅速化 紙保管の削減でオフィススペースを有効活用 社内承認フローの効率化 |
ここでいう業務の可視化とは、請求書の受領状況や承認状況・保管場所をシステム上でいつでも確認しやすい状態にすることを指します。
ITreviewでは、紙で届いていた請求書をペーパーレス化し、承認ルートを事前にシステムへ登録することで、処理負担を大幅に削減した事例が紹介されています。
以前は請求金額を確認して確認印を押し、担当部署に回すという業務フローを採用していましたが、サービス導入後は、自動で取り込まれた請求書に電子サインの承認を行うだけで済むようになったそうです。
また、他のレビューでは、「さまざまな部署が混在していて請求方法や書式がバラバラになっていたものの、サービス導入によって請求書のフォーマットの統一化に成功した。過去の請求書も簡単に検索できるようになった」という感想も寄せられています。
法改正への対応がスムーズ
| 課題 | 効果 |
|---|---|
| 法律改正に合わせてルールや様式の変更が発生 新ルールを把握していないことによる法違反 |
法律改正に合わせた自動アップデート コンプライアンスの強化 |
ITreviewには「法改正への対応をスムーズに行えるようになった」という感想が寄せられています。
請求書に関しては、電子帳簿保存法やフリーランス新法などさまざまな法が関わっているため、改正が行われたら、その都度対応しなければなりません。
クラウド型のサービスなら、ベンダー側が法改正に対応してくれるため、利用者側の負担が軽減されるという声があります。また、電子帳簿保存法に対応したサービスを利用することで法対応への不安が軽減され、安心感を得られるというレビューもあります。
コスト削減
| 課題 | 効果 |
|---|---|
| 印刷代、保管場所の費用がかかる残業代が発生する | 印刷代などの削減業務効率化による人件費削減 |
ITreviewでは、書類の印刷代や保管場所、人件費といったコスト削減に役立ったというレビューが掲載されています。
あるレビューでは「ペーパーレス化に伴う、証憑の格納スペースを減少できた」という意見が掲載されています。
紙の請求書は保管スペースを圧迫する要因となりますが、請求書受領サービスを利用すればデータとして保管できるため、物理的なスペースの問題解消に役立つでしょう。
また、月末や月初に集中する会計システムへの入力作業の軽減に成功したことで、人件費の削減につながったケースもあります。それまで3人×4時間×3日間かかっていた作業が、3人×1時間×1日まで短縮されたそうです。
月末や月初の繁忙期は残業代が増えやすい傾向にありますが、請求書受領サービスの導入で業務効率化を進めれば、時間外手当の負担も軽減できるでしょう。
請求書受領サービスを導入すれば業務効率化や人的ミスの防止、コスト削減に役立つ
ITreviewには、請求書受領サービスの導入によって効果を上げた例が多数見られます。
具体的には、請求書受領サービスを利用することで、請求書の取り込み自動化や、電子データ管理が可能になり、業務効率化や人的ミスの防止に役立つといった声があります。
また、電子データ化することで印刷代や保管スペースが不要になる上、業務工数の短縮による人件費削減により、さまざまなコストの削減にもつながるでしょう。
