Web電話帳を使用することで、名刺データ・会社情報・連絡先などの顧客情報を一括管理できるようになりました。

クラウドサービスを用いて情報共有できるWeb電話帳には、営業活動を手助けする機能が充実しています。そこで、Web電話帳について4つの魅力的な機能、評価の高いWeb電話帳サービスの概要について紹介します。

Web電話帳とは？代表的な４つの機能を解説

Web電話帳とは、ユーザー情報を管理できるクラウドサービスです。社員・顧客・業務委託先など連絡が必要な人の情報（名前・電話番号・メールアドレス・名刺等）を一括管理し、クラウド上で共有することで営業活動を効率化できます。

Web電話帳を利用することで、個人でバラバラに管理していた顧客情報を一括にまとめられることから、必要な顧客情報をいつでも簡単にチェックできます。

また、Web電話帳にはチャットツールや位置情報機能が搭載されているため、ハイスピードな営業活動を期待できる新たなツールだと期待されています。

機能1：閲覧権限の付与や利用状況を監視することで私的利用を防げる

Web電話帳は、登録した顧客情報を社内で共有できることから、誰がどんな情報を登録したのか一目で分かります。また登録情報や内容の変更などWeb電話帳に触れた情報は履歴として残るため、仕事に関係ない私的利用を防ぐことにつながり、仕事に特化した利用が可能です。

顧客情報が私的利用されると、個人情報の流出や会社の信用ダウンにつながりますが、社員それぞれの動きを管理するのは困難です。そのため、社員が個別に持ち出せないクラウド管理のWeb電話帳は、会社内のセキュリティ対策として効果を発揮します。

またWeb電話帳は管理者が「閲覧制限の指定」「編集の可否」を設定できます。部署ごとの情報をグループごとに管理できるなど、会社全体で1つのWeb電話帳が管理できるのも魅力です。

機能2：スマホ・スキャナーで名刺登録が可能

Web電話帳は、名前・電話番号・メールアドレスといった文字情報だけでなく、画像データも一括管理できます。スマホやスキャナーで読み込んだ画像データにも対応しているため、紙で受け取った名刺を画像化してWeb電話帳に登録することも可能です。

また、デスクの引き出しに溜まった名刺を電子化することで、名刺管理が必要なくなるのもWeb電話帳の魅力です。読み込ませた名刺の画像データを自動で文書データ化してくれるWeb電話帳もあるため、今までに溜め込んでいた名刺を効率的にデータ登録できます。

スマホ・スキャナーで読み込んだ名刺画像は、Web電話帳で見やすいように角度調整できます。自動調整機能を持つWeb電話帳も多いため、初心者でも簡単に名刺登録が可能です。

機能3：登録者と専用プラットフォームでコミュニケーションが取れる

Web電話帳のなかには、チャットやビデオ会議の機能を持つサービスもあります。Web電話帳に登録した人とチャット・ビデオ機能を使って、個人・グループ間でコミュニケーションを取れます。チャットツールは、メールに比べて連絡が取りやすく、ちょっとした用事でも書き込めるのが魅力です。

社員の情報を登録しておけば、社内チャットツールとして活用できるので、仕事効率化や社内連絡手段としても利用できます。

Web電話帳は電話帳やチャットツールがまとまっており、複数のツールを使い分ける必要がないため、手間を感じることなく使用できます。外出時にも使用できるので、円滑なコミュニケーションを図れるでしょう。

機能4：登録情報を社内でクラウド共有できる

Web電話帳は、クラウドを通じて社内で情報共有できることから、1つの顧客情報を登録したら社員全体でその情報を閲覧・編集できます。

1人で顧客管理を行うよりも、チームで管理し効率的に営業活動を行うほうが会社の利益につながります。急にとある顧客情報が必要になったときにも、Web電話帳を利用すれば一瞬で情報を確認できるので便利です。

クラウドで管理するデータは常時バックアップが取られているため、誤って登録した情報や削除した情報があってもすぐに復旧できます。

以下の記事でピックアップツールを紹介しているのでぜひご一読ください。

記事：社員や顧客の情報を社内でシェアできる「Web電話帳」サービス5選

Web電話帳で解決できる４つの課題

1．リモートワークでもWeb電話帳にアクセスできる

Web電話帳は、インターネット環境にあれば誰でも簡単に接続できます。PC・スマホなど複数のデバイスに対応しているため、社内・社外を問わず、登録した情報にすぐアクセス可能です。

従来の連絡先管理方法の場合、社用携帯に登録した情報から個別の連絡先を探し出したり、情報が見つからない場合には会社の人に問い合わせて連絡先を教えてもらったりする手間が発生しました。一方で、Web電話帳ならネット環境にあれば顧客情報を一瞬で把握できます。指定したデバイスのみ閲覧・編集できるように設定を行えるため、セキュリティ面でも安心です。

2．リアルタイムで登録情報を社内共有できる

従来、顧客情報は社用携帯で個別に管理するのが一般的でした。携帯所有者が個別に電話帳を登録するため、なかには顧客情報を自分は知らないけれど他の営業社員は知っているなど、個人ごとに顧客情報量に差が出ていました。

Web電話帳は顧客情報をクラウド上に一括管理できることから、顧客情報の個人差をなくし安定した品質の営業活動が行えます。

また個人が登録した情報はクラウド上で社内全体に共有されるため、テレアポを行う際には「誰が誰に連絡した」など連絡ブッキングを防げるのも魅力です。

3．顧客連絡先の私的利用を防止できる

会社によっては、仕事のみで利用する社用携帯が配布されます。社用携帯には顧客情報や社内情報を登録して営業や仕事報告などで利用するのが一般的です。しかし、各個人が携帯を管理するため、なかには顧客情報を会社外で使用したり、競合企業に漏らしたりしてしまう人もいます。

一方で、Web電話帳は、顧客情報を会社で一括管理するため、外部流出といったトラブルを防止できます。管理者権限により閲覧・編集等を制御できるのもWeb電話帳の魅力です

4．ヒューマンエラーによる情報漏洩を防止できる

個人で顧客情報を管理した場合、使い方によっては登録した情報が外部に流出して大きな問題に発展する場合があります。情報漏洩は、社用携帯を娯楽や個人的趣味といった私的利用したときに起こりやすいため万全なセキュリティ対策が必要です。

このとき役立つのが、データをクラウド上に管理できるWeb電話帳です。各個人の電話帳で顧客情報を管理するのではなくクラウド上で管理するため、情報漏洩のリスクを最小限におさえられます。

Web電話帳のサービスによっては、追加プランとして堅牢なセキュリティ対策が実施できるため、便利に利用しましょう。

Web電話帳の魅力を理解したらサービスを比較しよう

顧客管理を一括化するWeb電話帳は、営業ツールとして画期的な機能を搭載しています。顧客管理以外に、連絡手段として利用できるのも大きなメリットです。

Web電話帳はサービスによって少しずつ機能が変わってきます。どれを選べばいいか分からないときには、業界でのシェア・操作性・連携機能といった項目など「営業活動で重要視するポイント」を抽出したうえで比較を行うのがおすすめです。

ぜひ、製品選定にITreviewをご活用ください。