社内における顧客情報の管理・共有を、エクセル等のアプリケーションで行うことでさまざまな課題を感じてはいないでしょうか？
この記事では、顧客や社員の連絡先情報を簡単に管理・共有できる、Web電話帳のおすすめサービス5選をご紹介します。連絡先情報の管理・共有に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてください。
「Web電話帳」サービスとは？
Web電話帳とは取引先の担当者や自社の社員など、日常的に連絡を取る必要のある人たちを中心に、その連絡先情報をクラウドで管理・共有するためのサービスです。「クラウド電話帳」とも呼ばれています。
ビジネス上で使用する電話帳をエクセル等のアプリケーションで管理している企業も多いでしょう。しかし、エクセルは1つのファイルを組織的に共有することが難しく、部署ごと、あるいは社員ごとに電話帳を管理しているケースが少なくありません。
これでは、必要なときに必要な連絡先情報を得ることが難しいでしょう。Web電話帳を使ってクラウドで管理すると、連絡先情報の管理・共有におけるさまざまな課題を解決できます。
「Web電話帳」サービスで解決できる課題
Web電話帳を使って組織全体の連絡先情報をクラウド上で保管することにより、情報の正確性を高めることができます。
例えば、取引先担当者の連絡先情報が変更になったケースを考えてみましょう。その方は連絡先が変更になったことを、自社の営業部担当者だけに伝えたとします。連絡先情報をエクセル等で管理している場合、取引先担当者の最新情報が更新されているのは営業部のみということになってしまいます。
他部署の社員が取引先担当者に連絡を取りたい場合、適切なコミュニケーションが取れず、情報伝達に時間がかかります。こうした状況は、自社にとっても取引先にとっても望ましくはありません。
一方、Web電話帳を使っていれば、自社の営業部担当者が取引先担当者の連絡先情報を更新することで、誰でも最新情報を確認できます。
おすすめの「Web電話帳」サービス5選
それでは、おすすめのWeb電話帳を5つご紹介します。それぞれの特徴を知り、自社に合ったWeb電話帳を選んでみてください。
PHONE APPLI PEOPLE
PHONE APPLI PEOPLEは、スマホ・スキャナ・複合機を利用して名刺情報から連絡先を登録できるWeb電話帳です。連絡先情報を登録しておくことで、端末内に連絡先を登録しておかなくても、誰から電話がかかってきたかを判断できます。
・PHONE APPLI PEOPLEの参考価格
| 初期費用 | 50,000円 |
| 月額費用 | 300円～/1ユーザー |
・PHONE APPLI PEOPLEの参考レビュー
会社の社員数規模が大きくなればなるほど必要なツール。他事業所他部門の社員に急に連絡が取りたい時でも、常にPCやスマホで電話帳を保持している環境を実現しているので、出先から自部門に連絡して「どこどこの誰々の連絡先を教えて」というやり取りは一切発生しない。
PHONE APPLI PEOPLEへのレビュー「社内電話帳がどこからでも検索、利用可能」より
Gluegent Apps
Gluegent Appsは、総合コミュニケーションツールであるGoogle Workspaceの拡張アプリケーションです。そのうち、「共有アドレス帳」はWeb電話帳としての役割を果たし、Microsoft 365でも利用可能となっています。Google WorkspaceやMicrosoft 365にWeb電話帳を追加したいという企業におすすめです。
・Gluegent Appsの参考価格
| 初期費用 | 要お問い合わせ |
| 月額費用 | 100円/1ユーザー |
・Gluegent Appsの参考レビュー
WEB電話帳ってこんなに使いやすかったっけ？と思いました。
Gluegent Appsへのレビュー「面識ない社員も把握できる」より
必要最低限の機能でストレスもあまりありません。
rakumoコンタクト
rakumoコンタクトは1ユーザーあたり月額50円の格安で利用できるWeb電話帳です。また、Google Workspaceと連携可能となっています。Active Direcotryや社内データベースとの連携もでき、人事データベースの管理を効率化できます。
・rakumoコンタクトの参考価格
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 50円/1ユーザー |
・rakumoコンタクトの参考レビュー
こちらの製品は単独での導入ではなく、他のrakumo製品を導入したときにパッケージになっていたので導入しました。rakumoカレンダーやワークフローなどを検討する時に、コンタクトの利便性も考慮のうえで、他社の製品と比較すると良いのではないでしょうか。
rakumoコンタクトへのレビュー「GoogleWorkspaceの組織と連動した連絡先が便利」より
階層型アドレス帳 AddressLook
階層型アドレス帳 AddressLookは、OutlookまたはOutlook on the Webで利用可能なWeb電話帳です。連絡先情報を階層型で管理できるため、組織体系の把握にも役立ちます。お気に入り機能でよく利用する連絡先を登録すれば、素早くコミュニケーションが取れます。
・階層型アドレス帳 AddressLookの参考価格
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 月額35,000円～/500ユーザーまで501名からは1ユーザーごとに70円～を追加 |
・階層型アドレス帳 AddressLookの参考レビュー
部署の課長以上にメールを送りたいときに、詳細検索モードで部署名と役職を入れれば対象者が簡単に出てくるのでメール配信が非常に円滑に行える。
階層型アドレス帳 AddressLookへのレビュー「うろ覚えでもメールが送れる」より
また、異動者宛に誤って届いた郵便物なども、名前を入力すればどの部署に異動したか簡単に調べられるので、郵便物の転送にも用いている。
SMARTアドレス帳
SMARTアドレス帳は、IPアドレスごとにアクセス端末を制限できるため、細かいセキュリティ設定が行えるWeb電話帳です。また、4段階の権限設定によってアクセス権限を設定することも可能で、企業のやりやすい方法でセキュリティを強化できます。
・SMARTアドレス帳の参考価格
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 月額100円/1ユーザー |
・SMARTアドレス帳の参考レビュー
新規採用者、退職者等で社用携帯の貸与先は日々変わっていってしまう。
SMARTアドレス帳へのレビュー「企業一括アドレス帳として優秀」より
当商品を採用前までは、新規貸与時に最新のアドレス帳をインストールの上貸与していたが、
その後のメンテナンスは社員任せであったため、端末を転用した際等混乱を招くことがあった。
当商品を導入後は各社員は一切作業をすることなくなったうえに常に最新の情報を各端末に
配信できるため、効率は非常に良くなった。
「Web電話帳」サービスの正しい選び方
「Web電話帳は結局のところどれを選べばいいの？」と悩まれている方も多いでしょう。
Web電話帳を機能面で比較する際は、まず「Web電話帳で何がしたいか？」を固めるところから始めてみてください。連絡先情報をクラウド上で管理したいだけなのか、あるいはセキュリティ対策も強化したいのか。企業がWeb電話帳で実現したいことによって、選ぶべき機能が異なります。
また、Web電話帳によってはオプションでカレンダー共有機能や勤怠管理機能を追加することもできます。社内外のコミュニケーションを最適化する上で、Web電話帳以外に必要な機能についても整理しておくと良いでしょう。
コスト面で比較する際は、Web電話帳を利用する社員数を明らかにした上で、「Web電話帳にいくら予算を割けるか？」を考えてください。Web電話帳はどのサービスも月額料金が明確なので、「ユーザー数×月額料金」でコストを計算します。
最終的には機能面とコスト面のバランスを考慮しながら、導入すべきWeb電話帳を選びましょう。
