田中 智隆
曙綜合法律事務所｜その他｜その他専門職｜20人未満｜ユーザー（利用者）｜契約タイプ 有償利用
先方と自然にやりとりしつつ、日程調整の時間の短縮を行えます。
良いポイント
日程調整を行う際、テンプラスは、Googleカレンダーと連動しており、時間帯の条件を設定するだけで、空いている時間帯の候補日を複数出してもらえ、それをクライアントに提示することで日程調整できます。
よくある日程調整サービスでは、先方にシステムのリンクを送り、そこで空いている時間を選択してもらうというようなサービスがありますが、これは、送る側としては時間の短縮になるかもしれませんが、場合によっては「相手にすべて投げる」というような印象を与えるもので、失礼な印象にもなりかねません。
この点、テンプラスを用いた日程調整では、こちらが空いている日程を自動的に出し、それをコピーして先方に送ることになるので、候補日を出す時間短縮を可能としながら、「相手に全て投げる」というような印象を避けることができ、自然なやりとりの流れで日程調整を行うことが可能です。
改善してほしいポイント
テンプラスでは、Googleカレンダーと連動しており、Googleカレンダーのスケジュールから、自動的に空いている時間帯の候補を複数出してくれますが、Googleカレンダーに予定を登録する際にその予定の前後の移動時間等のバッファも登録していないと、そこが加味されずに、日程の候補日が出されてしまい、移動時間などがなく予定が連続してしまうおそれがありますし、また、前の予定が数分でも延びた場合は、直ちにその次の予定の時間に遅刻することになってしまうので、予定の前後のバッファに留意して予定を組む必要があると思いました。
そこで、予定の前後の移動時間や休憩時間などのバッファを加味してくれる機能があると便利だと思いました。
このような機能が追加されると、移動時間を加味しないで予定を組んでしまうことや、連続した打合せで、前の予定が伸びたときに後の予定を侵害するリスクなども減ると思いました。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
クライアントと日程調整をする際、今までは自分でスケジュールを確認して、空いていてる時間帯をいくつか探しだし、候補日として２～３日程ほどクライアントに提示するという方法をとっており、その行程が意外と手間や時間がかかり、複数のクライアントと日程調整が重なると、かなりの時間と労力を日程調整に費やしているという実感でした。
そこで、テンプラスを導入しましたところ、Googleカレンダーと連動しており、時間帯の条件を設定するだけで、空いている時間帯の候補日を複数出してもらえ、それをクライアントに提示すればよいので、日程の候補日を提示するまでの時間・労力が大幅に短縮されました。
また、その際、あるクライアントに提示した候補日は調整中の仮の予定として自動的に登録されるので、同時に別のクライアントと日程調整をする際も、その調整中の仮の予定を除外して候補日を出してくれるので、重複がないか確認する手間もなくなり、また、ダブルブッキングしてしまうおそれもなくなりました。
日程調整に費やす手間・時間はかなり短縮されたと思います。
検討者へお勧めするポイント
テンプラスは、Googleカレンダーと連動しており、日程調整をする際には候補の時間帯の条件を設定するだけで、空いている時間帯の候補日を複数出してもらえますので、日程の候補日を提示するまでの時間・労力を大幅に短縮できます。
また、その際、調整中の日程は仮の予定として自動的に登録されるので、別のクライアントと日程を調整する際、候補日の重複がないか確認する手間もなくなり、また、ダブルブッキングしてしまうおそれもなくなります。
このように日程調整の手間を省きつつ、、相手にシステム上から空いている日時を選択してもらうというような「相手にすべて任せてしまう」というような印象の対応を避けることができ、自然なやりとりを行いつつ、日程調整を行うことが可能です。
さらには、オンラインミーティングを行う際には、日程が決まったら、自動的にMeetやZoomのリンクを発行してもらうことができ、これらの設定を行う手間も省くことが可能となっています。
