図面に関連書類を紐づけて一元管理

改善してほしいポイント

人の手での作業としてどのような操作を行っているのかを分析して、無駄な動き、ミスに繋がるものを改善して欲しいです。①図面登録は弊社ではスキャンしたものを登録しています。以前はジョブ一覧でファイル名をすぐ確認できたが、1アクション増えたためジョブ一覧を開かなくなりました。②図面登録の際に書類種別の登録が必須なのが不便に感じます。たまに登録するPDFを選択した時点で登録したつもりになり、図面エンジンへの取り込みが完了していなかったり、アップロード開始ボタンがページの下の方にあるため、1件1件登録するたびにいちいちスクロールするのがめんどくさいと感じます。③案件登録は書類一覧の画面から行っています。以前はジョブ一覧から行っていましたが、ジョブ一覧の仕様が変更になり、PDFに複数の取引先の図面が混ざっている場合に個別に登録できなくなったからです。書類一覧から登録する場合、その画面で案件が作成されたかどうかが確認できないため、トップページに戻って案件が作成されたか確認しています。案件登録の取りこぼしがないよう非常に注意しており、いつか人的ミスに繋がるのではないかと思っています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

メインで使うのは実績図面を確認する時です。リピート注文時に参考にすることで見込加工時間を予測でき、生産計画に利用したり、見積に費やす時間を削減できます。また、登録時に多様な情報を入力することで、現場に詳細が不明な材料が入っても、条件を絞り込んで特定することもできます。類似図面検索機能を使うことで、担当者によって品名が異なっても（プレートやベース、シャフトやピンなど）、ほぼ同じ製品を検索できるようになり、見積金額のブレをなくすことにつながっています。
過去の図面探しは「履歴図面を印刷して欲しい」や「過去の注文時の材料をどのようなものを買ったのか」など、色々な要望が付随することがあるのですが、ジーエン図面であればシステム内で図面を印刷でき、関連書類を入れておくことでどのように製作したのか全体の流れが分かります。これはすごく助かっています。

検討者へお勧めするポイント

シンプルで使いやすい・割安で導入しやすい・人に教えやすい・自社向けにカスタマイズしやすい・クラウドなので、どのパソコンからでもアクセスできる点です。
いままでは、PCの機能の範囲で試行錯誤していましたが、情報の共有が難しい、パソコンの動作不良時にデータに異常が起きる、管理が煩雑などの理由で図面管理が滞っていました。ジーエン図面を導入したことで、それらの課題をシンプルに解決できました。
弊社もそれほどマメな人間ばかりではないが、それでも使えているので、うちで使えるならどの会社でも使えるんじゃないかと思います。