良いポイント
【優れている点・好きな機能】
・取締役会の招集から議事録の電子署名まで、「ミチビク」1つで完結
従来は事務局が招集の準備や運営、議事録の署名までを行う際、メール、紙の印刷、PDFやWordでの議事録作成、回覧・署名押印など複数のツールを使用する必要があり、事務局の工数が増大していました。加えて、外国籍の取締役に個別対応していたため、工数が2倍かかっていました。導入により、役員（取締役・監査役）および報告者である執行役員や部門長、事務局がすべて同じシステムにアクセスし、同じ資料を「共通言語」として共有できる点が大きなメリットとなりました。
・英語対応が可能
ミチビクはボタン1つで英語に切り替えられるため、英語の資料を格納すれば外国籍の役員でも問題なく利用でき、国内在住の役員との資料共有の速度に差が生じない点が利点で、実際にポジティブなフィードバックを得ています。
・他会議体での利用が可能
当社では取締役会に役員研修会の資料を追加したり、執行役員会にも利用範囲を広げています。1会議体あたりの資料印刷に2〜3時間を要していた作業がなくなったため、事務局の負担軽減につながりました。
改善してほしいポイント
・録音データの音声文字起こしの精度がイマイチで、PCスペックによって資料閲覧画面がフリーズしてしまう役員がいるため、動作速度の改善をお願いしたいです。
・議事録の回覧や署名の順番待ちがなくなった一方で、署名を忘れてしまう役員もいるため、アラート機能を充実させてほしいです。
・1会議体あたりの会議資料の容量制限があり、追加オプションを行わないとオーバーしてしまうため、議題ごとに資料が多く容量も大きい場合は、こちらで圧縮するなどの対応が必要です。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
・取締役会という上流から社内のペーパーレス化を推進
年間の印刷枚数を数万枚、コストを数十万円、1回に2〜3時間要していた作業をほぼゼロにすることができました。
・事務局の業務負担の軽減
上記に加え、印刷するまでの「資料待ち」が無くなったため、別の業務にリソースを割くことができています。
・報告者の資料作成における負荷の軽減・安易に差し替え可能
執行役員や部門長がシステムにログインし、自ら資料を差し替えることが可能なため、事務局以外の部門も業務効率化に寄与しています。
・セキュリティ対策の強化に寄与
株主からの閲覧請求や監査対応、登記に必要な議事録などの場合は紙を完全に無くすことはできませんが、紙資料の持ち帰りを禁止し、物理的な情報漏洩リスクを防いでいます。
・他ツールと比較しても圧倒的な導線の分かりやすさ
複数の競合ツールと比較検討しましたが、セキュリティ面では国内にサーバーがあること、運営会社が上場企業であること、機能面で圧倒的な導線の分かりやすさが群を抜いていました。初回から高齢の役員でも問題なく使いこなしております。
検討者へお勧めするポイント
・他社ツールとの比較
他社ツールは外資系のシステムを日本語化したものや、会計ソフトと連携するものが多いですが、こちらは国産で取締役会、監査役会、執行役員会に特化したシステムのため、圧倒的に使いやすいです。
・導入企業へのヒアリング
当社も導入にあたり、既に導入済みの上場企業のご担当者様に、従来の課題がどのように解消されたのかやメリット・デメリットを伺い、それを踏まえて社内でコンセンサスを得ましたので、皆様も一度ヒアリングすることをお勧めいたします。
