社内のペーパーレス化を上流（取締役会）から推進できました

改善してほしいポイント

・録音データの音声文字起こしの精度がイマイチで、PCスペックによって資料閲覧画面がフリーズしてしまう役員がいるため、動作速度の改善をお願いしたいです。
・議事録の回覧や署名の順番待ちがなくなった一方で、署名を忘れてしまう役員もいるため、アラート機能を充実させてほしいです。
・1会議体あたりの会議資料の容量制限があり、追加オプションを行わないとオーバーしてしまうため、議題ごとに資料が多く容量も大きい場合は、こちらで圧縮するなどの対応が必要です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・取締役会という上流から社内のペーパーレス化を推進
年間の印刷枚数を数万枚、コストを数十万円、1回に2〜3時間要していた作業をほぼゼロにすることができました。
・事務局の業務負担の軽減
上記に加え、印刷するまでの「資料待ち」が無くなったため、別の業務にリソースを割くことができています。
・報告者の資料作成における負荷の軽減・安易に差し替え可能
執行役員や部門長がシステムにログインし、自ら資料を差し替えることが可能なため、事務局以外の部門も業務効率化に寄与しています。
・セキュリティ対策の強化に寄与
株主からの閲覧請求や監査対応、登記に必要な議事録などの場合は紙を完全に無くすことはできませんが、紙資料の持ち帰りを禁止し、物理的な情報漏洩リスクを防いでいます。
・他ツールと比較しても圧倒的な導線の分かりやすさ
複数の競合ツールと比較検討しましたが、セキュリティ面では国内にサーバーがあること、運営会社が上場企業であること、機能面で圧倒的な導線の分かりやすさが群を抜いていました。初回から高齢の役員でも問題なく使いこなしております。

検討者へお勧めするポイント

・他社ツールとの比較
他社ツールは外資系のシステムを日本語化したものや、会計ソフトと連携するものが多いですが、こちらは国産で取締役会、監査役会、執行役員会に特化したシステムのため、圧倒的に使いやすいです。
・導入企業へのヒアリング
当社も導入にあたり、既に導入済みの上場企業のご担当者様に、従来の課題がどのように解消されたのかやメリット・デメリットを伺い、それを踏まえて社内でコンセンサスを得ましたので、皆様も一度ヒアリングすることをお勧めいたします。