企業が抱える課題はいくつもありますが、その中でも文書の管理・保管は場所を必要とすることから、多くの企業が頭を悩ませているでしょう。この課題を即座に解決してくれるのが「ペーパーレス化」です。
近年では国が推進する「働き方改革」や「DX（デジタル・トランスフォーメーション）」により、紙問題の解決が急がれています。そこで今回は、電子化した文書をクラウド上で管理できる「文書管理システム」をご紹介します。便利な機能や利用するメリット・デメリットについて解説しますので、ペーパーレス化を早急に実施したい方は参考にしてください。
ペーパーレス化が解決する企業の課題
紙媒体の文書を取り交わして業務を進めている企業も多いでしょう。しかし、近年のペーパーレス化の波に乗ることができれば、文書の管理・保管に発生する手間を大きく削減できます。
ペーパーレス化が解決する企業の課題は次の通りです。
- 社内で管理・保管している文書をデータ化でき、保管スペースが不要になる
- 紙媒体だと時間のかかる契約書などの文書をメールで送信できる
- 印刷費用や用紙購入費用を削減できる
ペーパーレス化を進めることによって、今まで文書で管理していた紙の資料を、すべて電子データとしてクラウド管理できます。契約手続きが必要な場合には、電子文書を作成してメールで簡単に送付することが可能です。
近年では、紙でのやり取りを必須とする企業が減っていることもあり、ほとんどの企業がペーパーレス化を受け入れています。
ペーパーレス化に役立つ機能が備わっている
文書管理システムには多くの場合、以下のような機能が設けられています。
- どのPCでも接続できるクラウド管理機能
- 直感的に電子データを整理できるフォルダ管理機能
- データ削除などのトラブルに対応したバックアップ機能
データを効率的に保管し、万が一の際には復元できるのが一般的です。もちろん、秘匿性の高い文書を保管できるように、システム側でデータを持たないようにしているためセキュリティ面でも安心です。
文書管理システムのメリット
文書管理システムには、どのようなメリットがあるでしょうか。利便性に特化した4つのポイントがあるのでひとつずつチェックしていきましょう。
- 社内文書をすべて電子化できる
- 高性能な検索機能により欲しい文書データを簡単に探せる
- シュレッダーによる書類の破棄に手間がかからない
- 電子帳簿保存法に対応している
紙文書の場合、管理場所の確保が必要だったり、資料を探すための時間が無駄でした。文書管理システムを使って電子化すれば、管理スペースが不要になり情報の検索も簡単になります。破棄に関してもシュレッダー作業ではなくパソコン上の操作だけです。
さらに、国税に関する法律として義務付けられている国税関係帳簿書類の管理方法を定めた法律「電子帳簿保存法」にも対応しており、経理業務のデジタル化を図れるようになります。
文書管理システムのデメリット（注意点）
メリットしかないように見えますが、注意したいポイントが３つあります。
- 会社規模が大きいと管理が複雑になる
- 事前にデータ管理のルール決めておかないとバラバラのデータが溜まってしまう
- リモートワーク中の社員が会社外で機密性の高い文書を閲覧できる状態になる
ペーパーレス化を図る場合には、会社全体で一括して管理したいところです。しかし、部署数や社員数が多いとデータの管理が複雑化します。さらに、データの管理方法が社員によって異なると、必要な情報を探しづらくなります。導入に合わせて事前に運用ルールの策定が必要になることも把握しておきましょう。
文書管理システム上でも、管理者やルールを設定できる機能が展開されています。自社の運用体制とシステムの機能に合わせて導入するツールを選定することで、ミスマッチの予防ができるでしょう。
まずは文書管理システムを探してみよう
「文書管理システム」は、ペーパーレス化に貢献してくれるツールです。紙の利用を抑えることで、書類管理スペースや印刷にかかるコストなどを削減できます。また、電子帳簿保存法にも対応しているので、経理の手間を軽減できるのも魅力です。
自社への導入を検討されているのであれば、どのようなツールがあるのか探してみましょう。ITreviewでは利用者のレビューや評価を見ることができます。ぜひご活用ください。
